Готовиться к подведению итогов нужно в течение всего проекта

Готовиться к подведению итогов нужно в течение всего проекта

Готовиться к обсуждению итогов нужно с самого начала проекта, на протяжении всех его стадий (см. определение и описание стадий проекта в главе 1).

Стадия замысла

• Определите всех распорядителей проекта, т. е. тех, для кого вы его делаете. (Определение аудитории проекта дано в главе 7.)

• Выясните, какую пользу эти люди предполагали извлечь, санкционируя проект.

• Если цель проекта — изменение существующей обстановки, зафиксируйте характеристики "до" в качестве меры оценки "после".

• Сверьтесь с данными сравнительного анализа затрат и результатов, если он был проведен (см. главу 1).

Стадия разработки плана

• Определите всех остальных распорядителей.

• Дайте четкое и детальное описание всех целей проекта, включая критерии и меры определения их достижения.

• Включите задачу "Подведение итогов проекта" в структурную схему работ, выделив для нее время и ресурсы (о структурной схеме работ см. в главе 3).

Стадия начала

• Сообщите коллективу о совещании по обсуждению итогов проекта после его завершения.

• Призывайте участников вести записи о возникающих вопросах, проблемах и достижениях в процессе выполнения проекта.

Стадия исполнения

• Сохраняйте записи о расходах материальных, финансовых и трудовых ресурсов, а также отчеты о проделанной работе в процессе выполнения проекта (как вести сопроводительную документацию — подробно в главе 10).

• Ведите журнал проекта, куда вносите описание обстановки, возникших затруднений, неожиданных событий, повлиявших на ход работ, опробованных новых методов и подходов.

Стадия завершения

• Если целью проекта было изменение существующей обстановки, определите произошедшие изменения.

• Получите окончательные отчеты о расходах, трудозатратах и выполнении графика работ за все время проекта.

• Проведите совещание по обсуждению итогов проекта.

• Составьте отчет этого совещания.