5.10.1. Регламентация, основанная на результатах оптимизации

5.10.1. Регламентация, основанная на результатах оптимизации

Рассмотрим подход к регламентации процессов, основанный на их оптимизации.

Руководитель подразделения (возможно, он же является и владельцем процесса) получает от вышестоящего руководства цели и показатели для управления процессом. Они служат ему ориентиром при оптимизации процесса. Чтобы приступить к ней, руководитель создает команду по процессу. В нее входят сотрудники – участники рассматриваемого процесса, а также представители процессов-поставщиков и процессов-потребителей. Существуют различные способы организации командной работы.

Когда команда сформирована, руководитель ставит перед ней цели по оптимизации процесса. Команда выполняет его тщательный анализ. Этот этап может занять от двух недель до полутора месяцев. Чем сложнее и значимее процесс, тем больше времени потребуется. По ходу анализа выявляются проблемы, связанные с выполнением процесса, и устанавливаются их причины. Когда причины установлены, переходят к разработке мероприятий по улучшению. После согласования предложений по совершенствованию процесса и выделения необходимых ресурсов команда совместно с сотрудниками компании приступает к реализации мероприятий. При этом осуществляются изменения и выполняется многократное повторение процесса для закрепления у персонала навыков по новым/измененным методам работы.

После выполнения мероприятий команда проверяет, достигнуты ли цели по совершенствованию процесса. Если да, то может потребоваться закрепление наработок на практике, а эффективного метода работы – в регламенте. Тогда команда разрабатывает/корректирует регламент выполнения бизнес-процесса (возможно, комплект регламентирующих документов). После утверждения регламента его требования доводят до остальных сотрудников и обучают их новым методам работы.

Цели, границы, проблемы, процессы и масштабы соответствующих изменений могут быть разными. Поэтому состав и длительность работы команд существенно варьируются от случая к случаю.

Возможно, над оптимизацией процессов будут работать специальное подразделение (отдел развития, центр инноваций, служба качества, отдел по бизнес-процессам и т. п.) или привлеченный внешний консультант. Общее одно – регламентация осуществляется после оптимизации бизнес-процесса, когда сотрудники обучены и выполняют работу в соответствии с установленными требованиями.

При данном подходе оптимизация бизнес-процессов требует времени, ресурсов и приложения определенных усилий руководителями.