Регламентация взаимоотношений с работниками – подотчётными лицами

Регламентация взаимоотношений с работниками – подотчётными лицами

Авансовые отчеты привлекают налоговых чиновников именно тем, что при их проверке у многих организаций обнаруживаются те или иные ошибки и упущения: то отсутствует чек, то НДС не выделен, то расходы являются непроизводственными. Учитывая эти обстоятельства, должным образом должна быть организована не только работа с подотчетными лицами, но и установлен соответствующий спрос и контроль за бухгалтером, поскольку только последние, по существу, и ответственны за имеющие место и выявленные налоговыми чиновниками нарушения – в основе всего лежит отсутствие с их стороны требовательности к подотчетным лицам, а порой и подмена служебных отношений приятельскими.

Распоряжением руководителя организации (приказом) должен быть установлен перечень работников, имеющих право получать в кассе организации наличные деньги под отчет. Целесообразно в качестве приложения к такому распорядительному документу оформить порядок составления авансовых отчетов и их представления в бухгалтерию. В распоряжении должны быть изложены основные условия выдачи денег под отчет, в частности, о том, что деньги выдаются в подотчет только после сдачи авансового отчета за предыдущие суммы. Кроме того, в этом же документе должен быть зафиксирован запрет передачи работниками друг другу полученных в подотчет денежных сумм. В этих же целях очень полезно разработать, размножить и раздать работникам под роспись памятку с изложением в ней порядка получения подотчетных сумм, их расходования, составления авансового отчета с указанием прилагаемых к нему документов применительно к видам хозяйственных операций и обязательных реквизитов этих документов. Целесообразно при этом предусмотреть возможность составление авансовых отчетов на компьютере. Можно также заготовить бланки авансовых отчетов и раздать их работникам под расписку. При прочих равных условиях такими действиями можно добиться того, что работники вынуждены будут серьезно относиться к документам.

В памятке следует указать, что магазины розничной торговли выдают не только товарные чеки, но и обычные накладные и счета-фактуры. Одновременно следует непременно указать, что во избежание потерь для организации на налоговых вычетах по НДС, «подотчетник» должен иметь при себе обычную доверенность по форме № М-2. В этой же памятке должно быть записано, что поскольку применение товарных чеков приводит к излишней уплате организацией налогов, то бухгалтерия организации товарные чеки принимает как оправдательный документ лишь в исключительных случаях, которые должны быть подробно изложены в прилагаемой в авансовому отчету служебной записке. В этой связи в памятке в качестве обязательного должна содержать требование о том, что приобретение товаров подтверждается накладной и счётом-фактурой с выделенным в них НДС. В памятке должно быть конкретно указано, что обобщенные группы приобретенных товарно-материальных ценностей (канцтовары, хозтовары, запчасти и др.) должны быть в обязательном порядке расшифрованы, а если первичный документ (товарный чек или накладная) не содержит исчерпывающего перечня, то он должен быть составлен подотчетным лицом на отдельном листе и приложен к авансовому отчёту.

При отсутствии чека кассового аппарата бухгалтер не должен принимать ни товарных чеков, ни накладных, ни квитанций к приходно-кассовым ордерам. Заменой может служить лишь слип, подтверждающий расчет пластиковой картой. В документе следует указать, что все нарушения бухгалтером установленного порядка – за его счет.

Вместо того, чтобы дискутировать на предмет является или нет кассовый чек оправдательным документам, для организации в данном случае проще и выгоднее придерживаться требований налоговых чиновников, сколь бы абсурдными они ни казались.

Для того, чтобы заранее предварить возможные вопросы со стороны налоговых чиновников не лишним будет разработать на основе показателей прошлых периодов (с учётом динамики, разумеется) и утвердить смету (сметный расчет) расходов по обеспечению хозяйственных нужд – т. е. расходы на канцтовары, хозтовары и т. п. Такой документ в случае необходимости в дальйнейшем может сыграть свою роль и на стадии разногласий с налоговым органом по результатам выездной налоговой проверки, и в суде.

Кстати, в указанной выше памятке обязательно должен быть записан размер лимита расчета наличными денежными средствами и одновременно сказано о том, что в случае его превышения возможно привлечение к административной ответственности в виде штрафа руководителя организации и бухгалтера (ст.15.1 КоАП РФ). Определенные сложности могут возникнуть при работе нескольких подотчетных лиц с одним и тем же продавцом товара. В этом случае бухгалтерия должна быть готова к расшифровке оплаты по отдельным договорам. Можно, правда, применять сокращенные записи по счетам бухгалтерского учёта типа «Дебет счёта «Материалы» – Кредит счёта «Подотчётные лица» – бухгалтерская программа в этом случае не выдаст необходимой аналитики. Такое упрощение не наказуемо поскольку согласно последнему абзацу инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учёта в случае возникновения фактов хозяйственной деятельности, не предусмотренных в типовой схеме, организация может дополнить её...