Благодарственное письмо

Люди часто бывают к нам добры и совершают хорошие поступки, делая что-то полезное для нас или нашей компании. И если мы хотим сохранить и развить с ними отношения, добавить в них позитива, укрепить наш имидж, нам надо научиться благодарить людей за то, что они для нас делают. Именно людей, потому что, даже если что-то доброе нам сделала организация, все равно за этим стоят конкретные люди, принявшие определенные решения И все отношения в рамках связей с общественностью всегда завязаны на конкретных людей.

Эффективным инструментом построения таких отношений является благодарственное письмо.

Люди всегда очень живо реагируют на благодарность. Людям нравится, когда им говорят спасибо, потому что это происходит редко. Так уж получается, что мы не любим благодарить или не придаем важности этого момента особого значения.

А еще люди очень любят, когда их благодарят искренне и нестандартно. Так же как и поздравления, стандартные благодарности, написанные под копирку по шаблону, скачанному в Интернете, не только не радуют, но, наоборот, злят.

Кого и за что мы можем благодарить?

Клиентов:

• за то что они стали нашими клиентами;

• сделали покупку;

• оперативно оплатили заказ.

Журналистов:

• за принятый к публикации пресс-релиз;

• хорошо написанную статью о нашей компании;

• хорошо сделанное интервью с нашим боссом;

• внимание к нашей компании и объективный подход.

Общественную организацию, с которой работаем:

• за поддержку нашей акции;

• включение нас в пресс-релиз, который они распространяли.

Подрядчиков:

• за хорошо сделанную работу;

• вовремя сделанную работу;

• техническую поддержку;

• консультационную помощь и т. д.

Думаю, что общее направление мысли понятно и дополнить этот список вы сможете самостоятельно.

Теперь поговорим о том, как писать сами письма.

Начинаем, как всегда, с заголовка.

Текст без заголовка не имеет права на существование. Потому что такой текст прочитает в десятки раз меньше людей, чем текст с заголовком. И еще потому, что текст без заголовка – это неуважение к читателю. Читатель хочет знать, о чем текст, и знать об этом сразу, а не копаться в первых абзацах, чтобы это выяснить.

Кроме того, совершенно неправильно ставить шаблонные заголовки, как у всех И повторять ошибки, которые допускают все. Поэтому, если вы назовете свое благодарственное письмо «Благодарственное письмо», это также будет ошибкой. Ну это просто скучно и неинтересно. Хочется зевать.

Официозные благодарственные письма выглядят неживыми. Если вы пишете благодарность, потому что так положено по протоколу, пусть так и будет. Но если мы говорим о построении отношений – а это и есть задача пиарщика, – то надо цеплять и вызывать эмоции уже в самом названии текста.

Подумайте над тем, как сломать стереотипный подход. Попробуйте такие варианты:

«Спасибо!

Евгений, я пишу Вам это письмо, чтобы сказать Вам огромное спасибо за то, что Вы сделали для нашей компании…»

или

«Евгении, вы супер!

Мы прочитали материал, который Вы опубликовали в своем блоге, о ситуации с… и хотим сказать Вам, что Вы супер! Спасибо Вам за взвешенный и объективный подход к проблеме и…»

или

«Валентин, примите нашу благодарность!

Вы были нашим клиентом в течение последних пяти лет, и мы хотим искренне поблагодарить Вас за это.»

Следующий важный момент, на который вы должны обратить внимание: ваше благодарственное письмо должно содержать важные личные детали. Для того чтобы у читателя не было ощущения, что вы делаете массовую рассылку по шаблону.

Не просто скажите, что вы благодарны, не просто укажите, за что – за сотрудничество или хорошую работу, но и обязательно сошлитесь на какой-то конкретный момент совместной работы, на характерную черту вашего адресата – любую подробность, которая скажет читателю, что вы действительно обращаетесь лично к нему и обращение это индивидуально.

«Евгений, мы особенно ценим хлесткий и эмоциональный стиль Вашего блога, а также Вашу уникальную манеру начинать посты с прямых обращений к читателю…»

Старайтесь писать благодарственные письма простым и живым языком, каким вы общаетесь с друзьями и хорошими знакомыми. Кондовые министерские формулировки и угрюмый чиновничий язык убивают весь эмоциональный эффект от такой благодарности.

Сравните:

«Уважаемый Сергей! Разрешите от лица нашего коллектива выразить Вам благодарность за оказанную помощь и своевременную поставку заказанной нами продукции…»

«Сергей, Вы реально нас выручили тем, что оперативно привезли груз. Мы все безумно Вам благодарны и очень хотим, чтобы Вы знали, как мы рады, что у нас есть такой поставщик…»

Не бойтесь говорить от души и простыми словами. Они трогают сердце адресата и ведут вас прямиком к поставленной цели.

И дайте человеку в конце еще что-нибудь – перекиньте мостик в будущее, напишите, что «мы с удовольствием будем и дальше с вами работать, мы очень рассчитываем на вашу поддержку, мы готовы сами вас поддержать» и т. д. Раз мы пишем письмо для построения отношений, надо об этом сообщить и в самом письме: мы хотим с вами дальше дружить и общаться, покупать у вас или пользоваться вашей помощью.

Конечно, степень неформальности в общении в рамках благодарственного письма надо регулировать в зависимости от того, кто является получателем, так как не все, что допустимо в общении с молодым журналистом, будет нормально воспринято пожилым директором завода. Но и с директором не надо быть сухарем и занудой. Будьте уверены: скучных и однообразных благодарственных писем на его столе предостаточно. Но обратит внимание он только на яркое и интересное. Не будьте как все – эту мантру я повторяю на протяжении всей книги.