Инструменты навязчивого контроля

Инструменты навязчивого контроля

Навязчивый контроль не хуже и не лучше ненавязчивого. Он применяется в двух случаях:

1. Когда сотрудник не может работать без контроля в силу слабого личностного развития или непрофессионализма. Таких сотрудников необходимо контролировать постоянно. Например, одного стажера придется контролировать в силу непрофессионализма, а другого стажера – из-за юного возраста и личной незрелости.

2. Когда цена ошибки выше, чем недовольство от навязчивого контроля. Например, выполняется важная работа, и генеральный директор может взять ее под личный контроль и постоянно проверять состояние дел. Также навязчивый контроль нужен во всех случаях, связанных с материальной ответственностью.

Отчет – самый распространенный универсальный инструмент контроля и анализа одновременно. Что первично, зависит от целей руководителя или компании.

В некоторых компаниях использование этого инструмента может занимать больше времени, чем сама работа. Такое происходит, когда руководитель вместо оптимизации и автоматизации отчетов просто использует отчет как единственный инструмент контроля и анализа. Соответственно, одного отчета становится мало, добавляются все новые отчеты, в зависимости от анализа, который необходимо сделать. Времени на их написание нужно все больше.

Если отчет является единственной формой контроля, то сотрудники могут стать профессиональными писателями отчетов, а не профессиональными работниками. Как говорится, «бумага стерпит», поэтому не стоит увлекаться отчетами для контроля. Сотрудник может обыкновенную задачу расписать на бумаге так, как будто вся фирма на нем, или отчитаться о работе, которая была сделана только частично или вообще без участия автора отчета.

Стыдно признаться, но я сам, в начале своего пути консультанта, целый год «водил за нос» руководителя департамента с помощью отчетов. Он до конца не понимал моей работы, и ему было вполне достаточно моих убедительных ответов и отчетов. Главное, сотрудник занят, значит, все в порядке. А процесс, к сожалению, не двигался.

Частая ошибка управленцев – следование принципу «у нас так принято». Все регулярно составляют давно неактуальный отчет, но никто от него не отказывается либо потому, что «все его делают», либо потому, что управленец «смотрящий» и менять ничего не хочет, а только поддерживает старое.

Стоит оставить один самый важный и актуальный отчет для анализа, а для контроля пользоваться другими инструментами, не отнимающими у сотрудника много времени. Составление отчета не должно занимать более 5 % рабочего времени.

Углубление вопроса – простой, но очень эффективный инструмент. Мы часто задаем вопрос с целью контроля, получаем на него ответ и полностью им удовлетворяемся. Как в детстве: «Ты уроки сделал?» – «Конечно, пап!»

Сотрудники часто лукавят, поэтому такая форма контроля неэффективна.

Суть инструмента в том, чтобы задать уточняющий вопрос (или вопросы). Если потратить несколько дополнительных секунд и углубить свой вопрос, то можно узнать много интересного по сравнению с первым ответом. Чаще всего мы попросту ленимся это делать, между тем отсутствие полной информации может привести к нехорошим последствиям. Если углубление вопроса выполнять во «взрослой позиции», то негатива у сотрудника быть не должно.

Например:

– Алексей, ты сделал отчет по нашим конкурентам?

– Да, конечно!

– Что получилось?

– Ну, цены у нас не очень!..

– Сколько конкурентов проверил и каким образом?..

Этот инструмент активно используется в собеседованиях, где также необходима полная информация от кандидата.

Чек-лист при постановке задач сотрудникам – очень неплохой инструмент контроля поставленных задач. Принцип заключается в том, что задачи сотрудникам дублируются в файле или на бумаге. Главное, самому выполнять это правило и потом, смотря в файл, контролировать выполнение. Если вести таблицу в MS Excel или как планировщик, то указанные там сроки выполнения задач могут напоминать о контроле. Посмотри на рисунок:

Этот инструмент контроля очень эффективен, так как руководитель ничего не забывает, а сотрудник всегда видит свои задачи. Если на «входе» договориться об ответственности за нарушение сроков, то проблем с выполнением задач будет еще меньше.

Также задачи и даты могут корректироваться, и сотрудники сразу видят это, если файл находится в общем доступе. Задачи часто бывают долгосрочными, и сам руководитель может о них забыть.

Электронные средства вроде Excel помогают в контроле, так как неэмоциональны и ничего не забывают.

Чек-лист контроля процессов – применяется в тех случаях, где нужен ежедневный и неизменный процессный контроль. Составляется план проверки и руководитель осуществляет контроль, следуя плану. Также можно составить ежедневный список того, что необходимо контролировать.

Как пример могу показать ежедневный чек-лист проверки розничного магазина (см. рисунок):

Звонок на работу утром или вечером – используется как инструмент навязчивого контроля для тех сотрудников, кому это необходимо, если руководитель физически находится не рядом. В ненавязчивом варианте звонок используется для обсуждения темы или задачи, а не для проверки.

Ошибки:

1. Навязчивый контроль в демократическом управлении.

2. Ненавязчивый контроль в директивном управлении.

3. Контроль на эмоциях.

4. Контроль без уважения.

5. Контроль «для галочки».

6. Контроль как демонстрация «силы менеджера».

7. Отсутствие выводов по итогам контроля.

Тезис раздела:

при правильных коммуникациях контроль не будет восприниматься негативно. Контроль, прежде всего, анализ себя как руководителя.