Следование плану

Следование плану

Давайте наведем порядок в вашей компании:

? Запишите всех, кто у вас работает.

? Для каждого участника пропишите роли: кто и чем должен заниматься. Например, работа с потенциальными клиентами, работа с существующими клиентами и т. д.

? Посмотрите на каждую роль и пропишите для нее функции. Для примера возьмем менеджера по работе с клиентами. Функции – это повторяющиеся действия, которые он выполняет. Мы их записываем: прием входящих звонков, оформление заказов, выставление счетов.

? Найдите дыры. Например, есть функции, за которые никто не отвечает или, наоборот, отвечают сразу несколько человек, но получается бестолково. Ищите пробелы в функциональной модели.

? Пропишите «входы» в компанию. Это может быть звонок клиента, письмо, сообщение на сайте, требование из налоговой инспекции – любое событие, которое активизирует движение в компании.

? Запишите все функции, которые выполняете лично как владелец. Чтобы ничего не забыть, вспомните, что вы делали на прошлой неделе. Все дела делим на три группы.

Первая – текучка. Обычно она сжирает очень много времени. Вторая группа – управление и контроль. Третья – бизнес-стратегия. Теперь ваша главная задача – снять с себя максимум текучки. Иногда это стоит сделать даже в ущерб качеству.

? Когда вы немного себя освободили, пропишите бизнес-процессы. Функции превращаются в бизнес-процессы, имеющие начало и конец – вход и выход. Например, поступает заявка от клиента, и мы относим ее к «обработке входящего звонка», за который отвечает конкретный человек. На выходе это готовая заявка. Заказ передается на производство, параллельно ведется бухгалтерия, оформляются документы. Затем это переходит в логистику, за которую отвечает служба доставки. Дальше идет бизнес-процесс «доставка» или послепродажный процесс, в котором спустя неделю нужно позвонить клиенту.

? Контроль и отчетность. Контролируйте, что происходит внутри «черного ящика». Введите параметры, на основе которых будете следить за эффективностью, а также систему отчетности.

И после этого начинается свобода.

Сделайте вышеназванные шаги хотя бы для одной позиции. После этого у вас изменится мышление, каждому новому сотруднику вы будете мысленно отводить какие-то роли и функции.