Глава 9 МОБИЛЬНЫЕ ОФИСЫ

Глава 9

МОБИЛЬНЫЕ ОФИСЫ

АНАЛИЗ

1. Что работает?

Примеры:

«Всякий раз, когда мне пора отправляться в поездку, я завожу папку, в которую кладу все, что связано с путешествием: путеводитель, авиабилеты, графики встреч, документы, которые мне понадобятся. Это предотвращает сборы в последнюю минуту и панику».

Юрист корпорации

«Я держу все имена и адреса в маленьком электронном органайзере. Он легкий, портативный и помогает мне оставаться в контакте с коллегами, клиентами и друзьями — даже если они забывают оставить свой номер на автоответчике!»

Продавец

2. Что не работает?

Примеры:

«Я живу в таком смертельном страхе, что отправлюсь в поездку без каких-нибудь важнейших документов, что начинаю собирать их за три дня, чтобы ничего не упустить. В итоге на моем столе постоянно возникает беспорядок».

Директор по кадровой политике

«Я путешествую каждую неделю и появляюсь дома только на один-два дня. Дома я всегда подавлен количеством почты, которую нужно рассортировать, и списком работ по хозяйству, которые должен выполнить. У меня никогда нет времени для семьи или социальной жизни».

Продюсер

«Это настоящая проблема — умудряться работать в таких маленьких, тесных помещениях (автомобили, аэропорты, самолеты, гостиничные номера). В них нет ни стола, ни шкафа. Я все время пытаюсь найти удобное место для работы и стремлюсь устраиваться настолько компактно, насколько возможно».

Консультант

3. Что для вас самое важное?

• Майку М., менеджеру крупной производственной компании, нужно было место для документов, связанных с поездками (план маршрута и билеты, паспорт, удостоверение личности, деньги, чеки, кредитные карточки, служебные удостоверения, конверты для чеков, отчеты по расходам); для всего, что необходимо для телефонных звонков и встреч (телефонная карточка, мобильный телефон и пейджер, важные телефонные номера, календарь); для расходных материалов (блокноты, бумага, карточки для заметок, конверты, марки, почтовые наклейки, карандаши, ручки, скрепки, Post-it, небольшой степлер).

• Саре Т., писателю и лектору, нужно было место для рабочих документов (файлы клиентов или проектов, материалы для чтения, документы и литература, собранные в пути, визитки), презентационных материалов (литература, вырезки, папки и справочники, доска для презентаций, маркеры, квитанции по накладным расходам).

• Сьюзен Л., менеджеру по продажам компании-производителя программного обеспечения, нужно было место для слайдового проектора, компьютера и проводов, диктофона, плейера и кассет, часов с будильником, одежды и обуви (деловой, вечерней и домашней; спортивного костюма и тапочек; ночной рубашки, нижнего белья, носков, колготок, купальника, туалетных принадлежностей, аптечки), запасов на случай непредвиденных обстоятельств (карманный фонарик и батарейки, переходное устройство, сигнальные ракеты, запасное колесо и домкрат, бутылка воды и еда на случай, если она застрянет в дороге, сменное нижнее белье, свитер).

4. Зачем быть организованным?

Примеры:

• «Уменьшить уровень напряжения и раздражения в командировках. Тогда я смогу лучше контролировать, что беру с собой. Я буду уверен, что взял с собой все необходимое и что все это со мной, когда доберусь до пункта назначения».

• «Сэкономить время на то, чтобы собрать и распаковать вещи. Сейчас я трачу на это слишком много времени».

• «Я хочу лучше работать в период после поездки. Сейчас в это время я работаю неэффективно, потому что забываю разобрать чемоданы и теряю свои заметки и напоминания по поводу звонков и писем».

• «Хотелось бы перестать чувствовать себя неловко из-за того, что я снова опоздал на самолет, пропустил встречу и не вовремя пришел на совещание. Все это происходит из-за того, что я не знаю, где и когда мне нужно быть и как туда добраться».

5. Что вам мешает?

Вот несколько распространенных причин беспорядка в мобильных офисах:

• Больше вещей, чем места для их хранения. Очевидно, самая распространенная причина беспорядка в поездках — это избыток вещей, когда вы берете с собой намного больше, чем помещается в чемоданы. В результате карманы и чемоданы оказываются набитыми битком.

• У вещей нет своего места. Люди часто пакуют вещи в случайном порядке, каждый раз помещая их в разные отделения чемодана, машины или портфеля. Из-за такого подхода очень трудно быстро проверить, взяли ли вы с собой все необходимое.

• Неудобное место для хранения. Часто профессиональные путешественники приобретают и используют чемоданы или портфели, не подумав сначала о том, что в них нужно хранить. В результате у них оказывается множество предметов неподходящей вместимости, конфигурации и размера.

ПЛАНИРУЕМ

Создаем стратегию: определяем рабочие зоны

Тем, чье рабочее место — чемодан, нужно устанавливать зоны более компактно, чем всем остальным, потому что они всегда пребывают в движении. Находясь в самолете, в поезде или в автомобиле, на полпути к пункту назначения, невозможно вернуться за какой-либо нужной вещью. Давайте рассмотрим некоторые типичные рабочие зоны, оборудование и модули хранения для мобильных офисов и то, как все это можно хранить во время авиаперелетов и путешествий в поезде и автомобиле.

ПУТЕШЕСТВИЕ В САМОЛЕТЕ ИЛИ В ПОЕЗДЕ

ПУТЕШЕСТВИЕ В АВТОМОБИЛЕ

Идеи для расширения пространства

Для профессиональных путешественников лучший способ расширить пространство состоит в том, чтобы научиться путешествовать налегке.

СОВЕТЫ ДЛЯ ПУТЕШЕСТВУЮЩИХ НАЛЕГКЕ

• Если у вас есть ноутбук, храните как можно больше важной информации на дискете или жестком диске, ограничив количество распечатанных копий только самым необходимым (контракты, рекламные материалы).

• Вместо того чтобы везти с собой тяжелые презентационные материалы, отправьте их по почте прямо в гостиницу или в место своего назначения.

• Берите с собой заранее напечатанные ярлыки и конверты, чтобы отсылать обработанные документы по почте обратно в офис. Пользуйтесь диктофоном, чтобы наговаривать ответы на письма и отправляйте кассеты по почте своему ассистенту для дальнейшей обработки.

• Ограничьте свой передвижной гардероб одеждой одного-двух основных цветов (например, черным и белым). Тогда все вещи будут подходить друг к другу, облегчая сборы. Для разнообразия периодически добавляйте парочку цветных деталей или аксессуаров.

• Берите в поездку небольшое количество любимых туалетных принадлежностей, оставляя большие бутылки и банки дома, если только ваша поездка будет не слишком долгой.

• Перед тем как взять с собой фен, утюг или пароварку, позвоните в гостиницу и спросите, предлагаются ли там такие удобства.

• Кладите в бумажник только самое необходимое: водительские права, одну кредитную карточку, телефонную карточку, АТМ-карточку[6] и паспорт со всеми вашими текущими номерами счетов. Кроме всего прочего, это еще и безопаснее!

• Составьте список всех вещей, которые нужно взять с собой. Если вы много путешествуете, продумайте несколько версий таких списков для разных типов поездок (одни сутки или три-семь дней, в страну с жарким или холодным климатом и т. д.).

Оценка времени

Ниже приведено среднее время, необходимое для организации мобильного офиса:

ДЕЙСТВУЕМ!

1. Сортировка

По сравнению с почти любой другой ситуацией организации пространства, мобильные офисы вынуждают нас быть более избирательными при сортировке и группировании вещей. Ведь в самолете, в поезде или в автомобиле невозможно путешествовать караваном. Ниже приведен список возможных способов сортировки, который может пробудить у вас собственные ассоциации.

Способы сортировки документов

По счетам клиентов.

По хронологии событий в течение поездки.

По географии.

Или документы можно разделить следующим образом:

Работа, связанная с поездкой.

Работа, не связанная с поездкой.

Литература.

Файлы проектов или клиентов.

Работа в самолете.

Работа на встречах.

Способы сортировки литературы

По категории продукции.

По размеру.

В алфавитном порядке.

По типам клиентов.

Способы сортировки одежды

По ситуациям.

По комплектам.

Повседневная, рабочая или спортивная.

Чистая или грязная.

Верхняя одежда, белье или аксессуары.

То, что нужно повесить, сложить или не нужно ни складывать, ни вешать.

Способы сортировки туалетных принадлежностей

По категориям (средства для ухода за зубами, за волосами, для ванны и душа; косметика; парфюмерия).

По размеру и весу.

Самые необходимые (в несессере) или обыкновенные (в чемодане).

Хрупкие или прочные.

Способы сортировки оборудования

По категориям:

Компьютер.

Связь.

Презентации.

Способы сортировки документов, связанных с поездкой

По категориям:

Файлы.

Билеты и путеводители.

Кредитные карточки.

Паспорта.

Деньги.

Способы группировки расходных материалов

По категориям:

Для записей.

Для компьютера.

ИЗБЕГАЙТЕ РАСПРОСТРАНЕННЫХ ЛОВУШЕК

Приведите в порядок свой домашний офис. Секрет того, как быть организованным человеком в дороге, отчасти основан на том, чтобы домашний офис тоже был организованным. Запланируйте генеральную уборку в домашнем офисе сразу же после того, как закончите с мобильным, чтобы одна система поддерживала другую.

Сначала займитесь тем, что видите. У многих профессиональных путешественников есть внушительные коллекции сумок и чемоданов, доверху забитых вещами, которые они так и не распаковали после предыдущих поездок. Запланируйте разобрать весь этот багаж после разбора основных чемоданов и автомобиля: давно забытый багаж будет проще рассортировать, если у вас уже существует представление о вашей системе организации.

2. «Чистка»

Для профессионалов мобильных офисов она заключается в том, чтобы избавиться от лишних предметов, которые не используются и накопились в автомобиле, портфелях и чемоданах. Кроме того, на этой стадии нужно принять решение о том, чего вы не будете брать в поездки. Ведь вы хотите путешествовать налегке и с комфортом.

«ЧЕРНЫЙ» СПИСОК ДЖУЛИИ: ВЫБРОСИТЬ НЕ ЗАДУМЫВАЯСЬ

• Литература и отчеты по продажам — если они старые, мятые или испачканные.

• Расходные материалы, образцы и презентационные материалы — если вы их так никогда и не использовали.

• Устаревшая литература — если она осталась непрочитанной, как минимум, в течение шести месяцев.

• Документы, оставшиеся с предыдущих встреч, — если вы никогда их не открывали или отложили в сторону сразу после встречи.

• Туалетные принадлежности — если вы некоторое время не пользовались ими, то, возможно, уже не воспользуетесь никогда.

СОВЕТЫ ПОСВЯЩЕННОГО

Продуктивно используйте время в поездке

Профессиональные путешественники часто говорят, что работают лучше всего именно в пути, вдали от постоянных помех: телефонных звонков, клиентов и коллег. Выберите на основе собственных привычек, вашего стиля работы и реакции на окружение в путешествии, какую работу вам лучше всего удается делать в пути. Майк М. брал с собой в самолет не слишком важную работу, потому что его постоянно отвлекали стюардессы и объявления. Шерри Дж. совершенно не обращает внимания на эти внешние помехи и берет с собой в самолет самую сложную работу; то, что она находится далеко от телефона, позволяет ей сконцентрироваться, и, планируя сроки сдачи проекта, она учитывает время полета.

Другие идеи для работы в поездке:

• Между пересадками, пока ожидаете у терминала, приведите в порядок портфель (или кошелек). Одна моя клиентка между полетами располагается рядом с большой урной и выбрасывает в нее все использованные блокноты, смятые салфетки, сломанные ручки и прочитанные журналы и отчеты. Когда она добирается до пункта назначения и открывает портфель, тот оказывается в полном порядке.

• Возьмите с собой специальную литературу, чтобы ознакомиться с последними новостями и событиями в вашем бизнесе или отрасти.

• Находясь за рулем, можно совершенствовать многие навыки, слушая аудиозаписи семинаров и учебных курсов, касающихся вашей профессии. Держите под рукой диктофон, чтобы наговаривать свои замечания по время прослушивания таких аудиоматериалов. Затем отправьте эту кассету своему ассистенту для расшифровки, чтобы, вернувшись в офис, вы могли действовать на их основе.

• Возьмите с собой папку или большой конверт с запасными письменными принадлежностями (бумага, карточки для заметок, конверты, марки, открытки) и займитесь старыми письмами и выражениями благодарности в самолете или поезде. Отправьте написанные письма по прибытии.

• Записывайте все свои дела и телефонные сообщения в календарь/органайзер. Берите в поездку тот же календарь/органайзер, который используете дома, чтобы вам не приходилось повторно записывать или переносить информацию.

3. Найти всему свое место

Ценность создания постоянного, подходящего места для всех вещей в сумках или в автомобиле для профессиональных путешественников нельзя недооценивать. Это позволит:

• Намного ускорить сборку и разборку багажа.

• Делать быструю визуальную проверку взятых с собой вещей и мгновенно находить то, что нужно, в любое время в течение поездки.

• Усилить чувство контроля и уверенности в поездке.

• Путешествовать в безопасности. Если в поездке вы суетитесь и выглядите неорганизованным, то легко можете стать объектом преступления. Например, в моем портфеле есть узкий карман, в котором я всегда храню билеты и путеводитель, а паспорт мне удобно хранить в небольшом отделении в бумажнике. Проходя через терминал в аэропорту, я могу легко и быстро достать билет и паспорт, без суеты и волнения.

Чтобы спланировать, какие вещи и где будете хранить, используйте следующие рекомендации. Естественно, окончательное решение нужно принимать на основе своих привычек, ассоциаций, физических потребностей и чувства комфорта.

ПУТЕШЕСТВИЕ В САМОЛЕТЕ ИЛИ ПОЕЗДЕ

• Карман пиджака или кошелек — вещи, которые должны быть самыми доступными и находиться в безопасности (например, деньги, паспорт, визитки, ключи, пейджер, путеводитель).

• Портфель — вещи, связанные с работой, которые должны быть под рукой в течение всей поездки (например, ноутбук, документы, календарь, литература, руководства и карты, расходные материалы для записей).

• Дополнительная ручная кладь — связанные с работой или личные вещи, которые не помещаются в портфель и которыми вы не хотите рисковать, сдав их в багаж, потому что он может потеряться или застрять в пути (например, презентационные материалы или торговые предложения, книги, обувь, бутылка с водой, еда, подушка для путешествия, принадлежности на случай непредвиденный обстоятельств, например, зубная щетка, одеколон, сменное нижнее белье или чулки). Однажды один мой клиент направлялся к покупателю с важным перспективным торговым предложением. По пути он остановился, чтобы заправить машину. Опуская шланг, он облил бензином брюки и ботинки. После двадцатиминутной пробежки по морозу в надежде, что бензин выветрится, он вошел в офис клиента, молясь о том, чтобы запах наконец рассеялся. Секретарь с любопытством понюхала воздух и спросила, не чувствует ли он запаха зажигалки. Если бы у него была с собой запасная одежда и обувь в автомобиле!

• Основной багаж (который вы сдаете или берете с собой) — вещи, без которых можно обойтись или которые легко заменить, если они потеряются (например, одежда, обувь, нижнее белье, носки, верхняя одежда, туалетные принадлежности, складной несессер, сумка для грязной одежды).

• Косметика и туалетные принадлежности — небольшие предметы для личной гигиены (например, одеколон, пена для бритья, косметика, дезодорант, шампунь, мыло, аптечка). Отведите определенные отделения в сумках для туалетных принадлежностей или косметики каждой категории, вместо того чтобы сваливать все в одну кучу. Пусть эти сумки всегда будут собранными, чтобы не приходилось складывать вещи в спешке. Купите запасные экземпляры обычных туалетных принадлежностей и косметики и храните в багаже вместе с их списком. Не забудьте указать в списке «скоропортящиеся продукты», которые нужно положить в последний момент (например, лекарства, витамины, лак для ногтей). Если вы много путешествуете, храните два комплекта туалетных принадлежностей: один с небольшим их количеством для коротких поездок; другой — с туалетными принадлежностями обычного объема для длинных поездок.

ПУТЕШЕСТВИЕ НА АВТОМОБИЛЕ

Чтобы превратить автомобиль в эффективный мобильный офис, Джордж Фирипидус, президент компании Mobile Outfitter, предлагает рассматривать салон автомобиля как рабочий стол, а багажник — как место для хранения файлов и расходных материалов.

• Переднее сидение для пассажира — предметы, которые обычно лежат на рабочем столе и к которым нужно иметь быстрый, постоянный и свободный доступ (например, ноутбук, диктофон, календарь или органайзер, файлы клиентов).

• Бардачок — права на машину и вещи/документы для ее обслуживания (например, регистрационная карта, страховка, отчеты о техобслуживании, фотокамера и бланки отчетов о несчастных случаях, карманный фонарь).

• Отделение в двери — узкие, плоские предметы, которые нужно держать под рукой (например, карты, конверты, блокноты и ручки).

• Углубление между передним сидением водителя и пассажира — не слишком громоздкие, связанные с работой или личные вещи, которые должны быть под рукой (например, музыкальные и образовательные аудиокассеты, мобильный телефон, наушники или салфетки). Не кладите тяжелые вещи на заднее сидение, если они понадобятся вам, когда вы за рулем. Если вы начнете поворачиваться, чтобы найти их, то можете повредить спину или создать аварию.

• Заднее сидение — хрупкие или мнущиеся предметы, которые можно повредить в багажнике (например, презентационные материалы, одежда на вешалках).

• Багажник — вещи, которые не понадобятся вам, пока вы ведете машину (например, громоздкие папки, образцы и справочники, литература, рекламные материалы, одежда).

СОВЕТЫ ПОСВЯЩЕННОГО

Как только доберетесь до гостиничного номера, уделите пятнадцать минут тому, чтобы распаковать и положить на свое место все, что привезли с собой. Таким образом, ваш гостиничный номер тоже будет в порядке. Вот как это сделать:

• Установите рабочие зоны в гостиничном номере. Вот некоторые предложения: зона одевания, зона гигиены, зона работы, зона расходных материалов, зона багажа, зона еды.

• Сделайте привычкой всегда класть ключ от комнаты в одно и то же отделение сумки или портфеля. Так вы всегда сможете его найти. Например, я обычно кладу ключ от номера в тот же карман сумочки, что и ключи от дома — туда, где их логично и естественно искать.

4. Разложить по местам

МОИ ЛЮБИМЫЕ СИСТЕМЫ ХРАНЕНИЯ ДЛЯ ПРОФЕССИОНАЛЬНЫХ ПУТЕШЕСТВЕННИКОВ

• Портфель с расширяемыми отделениями — прекрасная вещь, если вы ожидаете, что, когда приедете домой, у вас в портфеле будет больше бумаг, чем вы брали с собой.

• Портативный чехол для компакт-дисков и дискет — кожаный или пластиковый конверт для хранения и защиты информации в пути.

• Расширяемая папка — идеальна для организации документов в хронологическом порядке или по встречам в дороге.

• Персональные цифровые ассистенты (PDA) — легкая и компактная альтернатива большим органайзерам, которые могут быть непрактичными в дороге. Позволяют электронным способом управлять встречами, делами, хранить телефонные номера. PDA, подобные Palm Pilot Professional позволяют получать электронную почту. Однако чтобы использовать PDA, вам должно быть удобно пользоваться цифровыми устройствами.

• Заранее подготовленные конверты для счетов — простой способ учитывать расходы в пути. Это также поможет составить отчет по расходам, как только вы вернетесь домой (прекрасные конверты для этих целей выпускает компания Day Runners).

• Портативные ящики для папок — прекрасны для хранения файлов, образцов и книг в багажнике автомобиля. Чтобы ящики в багажнике не скользили, наклейте на их дно полосы с двухсторонним клейким покрытием.

• Автостол — превращает переднее сидение автомобиля в удобную рабочую поверхность для документов, ноутбука и расходных материалов (выпускаются компанией Newell).

• Органайзеры для багажников — остроумный способ хранить различные материалы в багажнике автомобиля. Особенно хороши для продавцов.

• Пластиковые файлы для документов — идеальны для того, чтобы документы, которые хранятся в портфеле, не рвались, не мялись и не пачкались; они очень прочные.

• Крепления для мобильного телефона — прекрасны для повышения безопасности, освобождают руки, когда вы за рулем.

• Навесные лампочки для ноутбука и защитный компьютерный экран — выборочно освещают клавиатуру в самолетах, чтобы вы не мешали другим пассажирам, которые спят рядом с вами.

• Кожаный рукав и складная сумка — прекрасное дополнение к портфелю. Их можно брать на встречи, чтобы не приходилось таскать с собой набитый портфель.

• Протектор для бампера — пластиковый лист, который крепится к бамперу автомобиля. Прекрасная идея для того чтобы не испачкаться, загружая и выгружая вещи из багажника.

• Индивидуальный рюкзак для ноутбука — равномерно распределяет вес, предотвращая напряжение в спине.

• Сумка для туалетных принадлежностей с множеством карманов — просто повесьте ее на крючок на двери ванной в гостиничном номере, и вам больше не потребуется все время распаковывать и класть обратно эти предметы. (Обратите внимание: на изделиях для профессиональных путешественников специализируется компания The Mobile Office Catalog.)

МАРКИРОВКА

Прикрепите помеченные ярлыки с указанием содержимого сумок к застежкам-молниям или поместите записку на каждый карман чемодана, чтобы не забыть, что внутри.

5. Поддерживать порядок

Теперь, когда ваш мобильный офис прекрасно организован, пришло время научиться поддерживать его в таком состоянии:

• Каждый день. Как и в офисах другого типа, для уборки и подготовки к следующему дню важно отводить пятнадцать минут в конце каждого дня. В дороге это в два раза важнее, потому что, скорее всего, вам придется иметь дело с огромным количеством документов, телефонных сообщений, информационных запросов и электронных писем, накопленных в течение поездки. Поэтому для сортировки и «чистки» отводите каждый день тридцать минут.

• Постоянно. Проверяйте голосовую почту и по возможности отвечайте на сообщения в пути. Используйте электронную почту, чтобы не терять связи и продолжать работать над проектами даже в отъезде. Позаботьтесь о том, чтобы ваш ассистент сортировал всю вашу почту. В этом случае, когда вы вернетесь, ее количество будет не таким пугающим. Будьте реалистичны относительно своей потребности «во времени на адаптацию после поездки» и отведите как минимум один-два часа на то, чтобы собраться с мыслями. Но если вы много путешествуете, пусть ваш ассистент отправляет вам почту и документы. Так вы будете оставаться в курсе дел. Если в дороге вы обнаружили, что в списке вещей, которые собирались взять с собой, упустили что-либо нужное или включили в него что-либо лишнее, исправьте список сразу же. Не ждите, пока начнете собираться в следующую поездку. Тогда будет почти невозможно вспомнить, какие изменения вы хотели сделать. По возвращении домой немедленно разберите чемоданы, портфели и сумки. Пополните все расходные материалы, которые исчерпались за время путешествия. Это позволит вам продолжать работать не прерываясь, и уменьшит время на подготовку к следующей поездке.

• С регулярными интервалами. Возьмите беспорядок под жесткий контроль, каждый месяц делая уборку в портфеле и автомобиле (и в багажнике, и в салоне), выбрасывая всю устаревшую литературу, использованные расходные материалы, туалетные принадлежности и ненужные бумаги.

СОВЕТЫ ПОСВЯЩЕННОГО

Как оставаться организованным на собраниях

Вы всегда возвращаетесь с собраний с тоннами заметок и идей, которые никогда не читаете и не используете? Собрания — магниты для накопления ненужных бумаг, если только вы с самого начала не определяете, с какой целью их посещаете. Помните о своих приоритетах и посещайте только те семинары и собрания, которые помогут достичь ваших целей, собираетесь ли вы там установить новые контакты, встретить людей с общими интересами или получить знания по определенным вопросам. Когда люди дают вам свои визитки, записывайте на их обороте заметки, которые потом помогут вам вспомнить этих людей (например, «высокий рыжий парень с заразительным смехом»).

Также записывайте действие, которое хотите предпринять в отношении этого человека (например, позвонить, отправить письмо с благодарностью, отослать литературу), и положите эти визитки в портфель, в специальное отделение. Используйте время в полете, чтобы на листе бумаги подытожить «горячие» идеи, которые вынесли с собрания или из семинара и которые предполагаете использовать, когда вернетесь. Сразу же по возвращении поместите их в файл «Золотые мысли» (см. Главу 7-ю).