1.3. Управление учётной деятельностью

1.3. Управление учётной деятельностью

«Основы отчётной информации для менеджеров» (5В). Опубликованная финансовая отчётность – самый показательный продукт системы бухгалтерского учёта компании, с которым более всего ознакомлены и общество, и индивидуальные пользователи. Однако это лишь часть всей информации, генерируемой в компании. Более важная с точки зрения учёта информация и самые сокровенные учётные данные формируются сотрудниками компании для внутреннего пользования. В первую очередь для руководства компании, иногда для акционеров. Отчёты, формируемые для менеджеров компании, могут представлять собой итоговые расчёты по конкретным аспектам деятельности компании за какой-то период в прошлом, прогноз различных показателей в будущем или комбинацию двух вариантов.

Подготовка подобной информации составляет предмет управленческого учёта, который в западной трактовке включает в себя 4 основных элемента: бюджетное планирование (budgetary planning), ценообразование (cost finding), анализ прибылей и издержек (and profit analysis), отчёты по текущей деятельности (performance reporting)).

Основным компонентом системы внутреннего учёта является система формирования бюджетов (budgetary plans) и планов производства (performance standards). Для создания системы производственных планов и программ служит система измерения фактических результатов и выявления различий между выполнением производственных программ и планируемыми показателями (system for measuring actual results and reporting differences between actual performance and the plans).

Планирование предполагает составление и последующее выполнение реальных планов. Полученные результаты сравниваются с результатами прогнозов, что отражается в специально разработанной форме отчётности. Менеджмент компании, таким образом, может оперативно реагировать на отклонения от плана, внося в него соответствующие корректировки либо пересмотрев план, если исходные условия текущей деятельности компании подверглись существенным изменениям.

Планы могут рассматриваться как некие стратегические основы будущего компании; как графики выпуска продукции в рамках осуществления специальных программ повышения производительности; как способ временной разбивки деятельности. Большинство производственных планов периодические, то есть, рассчитаны и отражают деятельность компании в определенном временном промежутке (неделя, месяц, квартал, полугодие, год). Периодические планы составляются на основе ряда проектируемых финансовых расчётов или бюджетов.

Принято выделять две формы бюджетной отчётности (budget statements): план прибылей (бюджет доходов и расходов) (profit plan) и прогноз движения наличности (cash forecast) (бюджет движения денежных средств). План прибылей – это отчёт о прибылях, рассчитанный на период, на который составляется бюджет. Он обобщает в виде финансовых показателей данные по планируемым усилиям, по стимулированию продаж (показатель расходы на продажи – selling expense) и результат прилагаемых усилий (показатели: коммерческий доход – sales revenue и дополнительные затраты на продажи – accompanying cost of goods sold). Отдельные планы прибылей обычно готовятся по каждому из наиболее важных сегментов рынка, на которых работает компания. Данные, лежащие в основе плана прибылей, составляются коммерческим департаментом компании, на котором лежит ответственность за составление бюджетов продаж и издержек.

Многие компании составляют также альтернативные бюджеты с целью оперирования ожидаемыми объемами в течение бюджетного периода. Набор альтернативных бюджетов известен как гибкий бюджет. Практика составления гибких бюджетов широко применяется на производственных предприятиях. Она позволяет облегчить оценку издержек производства (cost performance) при различных уровнях объема продаж.

Вторым основным элементом годового бюджета (annual budgetary plan) является прогноз движения наличности (cash forecast) или бюджет движения денежных средств (cash budget), в котором суммируются ожидаемые движения наличности по всем операциям компании. В него включаются ожидаемые наличные платежи, поступления наличности, количество наличных денег на руках. Предварительные прогнозы движения наличности используются при решении вопросов о наличии доступных денежных средств на выплату дивидендов, покупку или строительство зданий, оборудования, а также для ряда других программ, которые не требуют немедленной оплаты.

Цель отчётов по текущей деятельности – подготовка оперативных данных для менеджмента компании с целью последующего принятия стратегических решений по вопросам текущей и будущей операционной, инвестиционной и финансовой политики компании.

После утверждения бюджета перед специалистами по управленческому учёту (бухгалтерами, аналитиками и экономистами) ставится задача: подготовить информацию о результатах деятельности компании в отчётный период и представить её в доступной для управленческого анализа форме. Основной интерес для менеджмента в полученной информации представляют оценки: достигли ли их действия ожидаемых результатов? Если нет, то почему? Насколько успешно подчинённые справлялись с порученными им заданиями? Какие проблемы и возможности возникли с момента подготовки бюджета? Оттого информацию нужно представлять в пригодной для сравнения форме, соотносить фактические результаты с намеченными менеджментом и рассматриваемыми менеджерами как удовлетворительные. Критерии сравнения устанавливаются в бюджете для каждого случая.

Огромное количество информации содержится в периодических финансовых отчётах. На уровне высшего руководства и руководства подразделений наиболее важен отчёт о прибылях и убытках, представляемый в доступной для анализа форме. Он показывает прибыль, планируемую к получению в отчётном периоде, фактически достигнутые за данный период результаты и процент выполнения намеченных плановых показателей. Удачная форма представления отчётных данных позволяет выявить даже причины отклонения фактических доходов от запланированных.

Важно понимать, что управленческая информация, позволяющая измерять экономические показатели операционных структур, действующих децентрализованно (цехи, отделы, подразделения), готовится лишь в том случае, если предполагается, что выгоды для менеджмента от её получения выше расходов на подготовку отчёта.

Система отчётов по текущей деятельности – хороший механизм повышения эффективности использования ресурсов, мониторинга и измерения производительности, а также своеобразный индикатор качества управления. Система основывается на всех компонентах и источниках управленческого учёта и отражает принятую практику управления компанией. В рамках созданной системы учёта и отчётности формируются сводные документы, накопившие информацию о полученных доходах, понесённых расходах, имеющихся активах и обязательствах, а также связанных с ними количественных показателях, финансовых, физических, человеческих ресурсах, рынках, бюджетно-финансовой схеме управления компанией и законодательном регулировании. При оптимально построенной и эффективно функционирующей системе отчётов по текущей деятельности менеджмент компании может оперативно осуществлять контроль и управление текущей и планируемой деятельностью компании.

Данный текст является ознакомительным фрагментом.