Бизнес-аудит

Бизнес-аудит

Всякий раз, когда в текущем процессе появляются отклонения, надо задать следующие вопросы:

«Это случилось потому, что у нас не было стандарта?

Это случилось потому, что мы не следовали стандарту?

Это случилось потому, что стандарт не был адекватным?»

Масааки Имаи, «Гемба кайдзен: путь к снижению затрат и повышению качества»

Идея, что время от времени необходимо переосмысливать бизнес-процессы, чтобы делать их более эффективными и исключать нерациональные элементы, актуальна сегодня как никогда прежде.

Билл Гейтс

Чтобы построенная модель фирмы не теряла свою эффективность, необходимо периодически проводить бизнес-аудит: проверку соответствия бизнес-процессов потребностям бизнеса, внутренним нормативным документам, которые их регулируют, и действующему законодательству.

В крупных фирмах создают специальные подразделения, ответственные за разработку, внедрение и мониторинг эффективности бизнес-процессов.

Если такого подразделения или сотрудника нет, то бизнес-аудит проводят не реже одного раза в год при помощи консалтинговой компании или приглашенного специалиста.

Корректировку организационной структуры следует осуществлять в рабочем порядке после каждого изменения названий должностей, подразделений или введения новых должностей.

Как проверить актуальность бизнес-процессов?

Нужно пройти по всей цепочке операций, провести интервью с каждым из участников и определить:

1. В точности ли соответствуют осуществляемые операции тем, которые изложены в описании бизнес-процесса?

2. Какие проблемы возникают при осуществлении операций?

3. Удовлетворяют ли документы, которые оформляются в процессе?

4. Не утратили ли актуальность некоторые операции или документы?

5. Не появились ли новые операции или бизнес-процессы, ранее не регламентированные?

6. Соответствует ли бизнес-процесс законодательству и правилам ведения бухгалтерского учета?

В результате такого обследования могут появиться корректировки внутренних нормативных документов и техническое задание на доработку автоматизированной системы (напомним, что автоматизированная система должна соответствовать бизнес-процессам, а не наоборот). При проведении бизнес-аудита осуществляют мониторинг загруженности сотрудников. Делают это при помощи Регламента работы сотрудника: проверяют участие сотрудника в операциях и время, затрачиваемое им на каждую операцию. По итогам получают обновленный РРС и резюме о степени загруженности сотрудника.

На основании анализа бизнес-процессов и РРС оформляют предложения о внесении изменений в структуру: необходимости приема дополнительных сотрудников или сокращения должностей, или совмещения функций и т. п.

После утверждения изменений в бизнес-процессах и функциях сотрудников оформляют новые описания рабочего места (ОРМ) и должностные инструкции.

Аудит, проведенный консалтинговой фирмой, выявит все риски, которые не замечают владельцы бизнеса и руководители фирмы.

Фирма, состоящая из нескольких юридических лиц. Собственник бизнеса не хочет быть учредителем ни в одной из них, поэтому зарегистрированными собственниками являются простые сотрудники фирмы – это нечто вроде почетной обязанности. Называется «числиться учредителем». Если сотрудник увольняется, то фирму переоформляют на другого работника, которого удается уговорить.

Наш вопрос о безопасности такой системы даже не понимают:

– А если этот человек продаст вашу фирму каким-нибудь бандитам?

– ?!! Да что вы, такого не может быть…

– Почему? Обидится на что-нибудь и продаст за несколько миллионов, он же собственник по документам.

– Да зачем? Кому это надо?

– Элементарно: вы неправильно оформляете отгрузки между своими фирмами (нет подписей, печатей, доверенностей, некоторые документы вообще не оформлены на бумаге), при этом платежи происходят регулярно. Новый собственник фирмы запросит обороты по расчетному счету в банке, наймет хорошего юриста и совершенно законно выставит вашей другой фирме иск за последние три года за непоставленную продукцию. Это десятки или сотни миллионов рублей.

– …………………

– Ну, хорошо. Пусть не продаст. Но с человеком может все что угодно случиться, он может внезапно умереть, например, в результате автоаварии. Тогда вам придется иметь дело с его наследниками, которым после его смерти перейдет ваша фирма и которые не связаны с вами никакими добрыми отношениями. Вы на ровном месте получите массу проблем. Самое интересное, что при дальнейшем разговоре выясняется, что у собственника бизнеса нет никаких конкретных причин для объяснения своего нежелания быть собственником официально.

Бизнес-аудит, проведенный консалтинговой фирмой, может выявить системные ошибки, заложенные самими руководителями фирмы в бизнес-процессы.

Изучаем процесс отгрузки в крупной производственной фирме.

– У нас все очень строго: при отсрочке платежа, пока покупатель не оплатит поставку, мы ему накладную не отдаем.

– Простите?.. А товар когда отдаете?

– Товар отдаем сразу, но накладную они получат только после оплаты.

– То есть у вас не остается никаких доказательств передачи товара покупателю? Как следствие, не возникает дебиторская задолженность в учете… А как вы контролируете долги?

– Ну, у нас в оперативном учете числится отгрузка…

Это реальное предприятие, не плод нашей фантазии. Продают элитную мебель стоимостью до миллиона рублей и фактически каждый раз рискуют просто подарить очередной, отгруженный без документов, комплект.

Можно только догадываться о размере ущерба в этой фирме – ведь неоплаченные отгрузки даже в судебном порядке нельзя доказать по причине отсутствия оформленных документов. Не говоря о возможностях махинаций для сотрудников: удалили отгрузку из оперучета, и никаких следов не осталось.

Невероятно, но такая система была сознательно, из лучших побуждений, внедрена финансовым директором этой фирмы.

Думаете, редкий случай? Вовсе нет. Мы еще с таким сталкивались:

–  Мы оформляем накладную только на сумму оплаты заказа.

– А заказ тоже отдаете по частям?

– Нет, весь комплект отдаем сразу, но накладную оформляем только в размере предоплаты.

– Как же вы определяете, какие позиции внести в накладную? Ведь их стоимость может в точности не совпасть с суммой предоплаты?

– Мы подбиваем, включаем позиции, подходящие по сумме…

– Значит, ваш клиент физически получает заказ полностью, но часть позиций в накладной не указана… А если он следующий платеж по этому заказу сделает не на остаток, а тоже частично?

– Ну, на эту сумму и оформим следующую накладную.

– Скажите, зачем вы это делаете?

– Чтобы не запутаться.

– !..

Хочется поставить много «ржущих» смайликов. Каждый раз в таких ситуациях мы не могли поверить, что эти «перлы» на самом деле, всерьез происходят. Пытались искать скрытый смысл: может, они думают, что таким образом НДС оптимизируют? Но нет – фирмы на «упрощенке», никаких причин, кроме безграмотности постановщиков бизнес-процессов, не просматривается.

Вообще, надо сказать, что собственники и руководители фирм часто не имеют представления, как именно в их фирме осуществляются самые простые операции. Почему-то они априори уверены, что все делается правильно и разумно.

Бизнес-аудит помогает это проверить. Либо выявляет нерациональные, неправильные операции, чтобы переделать «кривой» бизнес-процесс уже в нормальный, эффективный.

Особого внимания заслуживает тема описания процессов. Бизнес-процесс должен быть описан максимально просто и подробно, не упуская даже малейших деталей.

Когда процессы описывают сами сотрудники фирмы, они часто не включают мелкие операции, которые, как им кажется, «и так очевидны».

Показательным является случай, когда сын-подросток, в ситуации «один дома», в первый раз варил пельмени. Он делал все точно по инструкции, но остался голодным.

– На упаковке было указано: «Бросить пельмени в кипящую подсоленную воду. После всплытия варить 12 минут».

– Ну?.. И что не так?

– Они не всплыли!

– Ясное дело – надо было помешать, чтобы не прилипли.

– Об этом не было написано…

Когда бизнес-процесс описывает консалтинговая фирма, то делает это, ориентируясь на сотрудника-новичка, человека, впервые выполняющего операцию, который должен точно по описанию выполнить все действия и получить нужный результат.

Поэтому появляются такие, казалось бы, примитивные операции: «Поставить печать на накладную». Если же процесс описывает сотрудник фирмы, то он может просто опустить некоторые очевидные, по его мнению, моменты.

Производители тех пельменей должны были указать подробно: «… помешивать, не допуская прилипания ко дну». Тогда описание процесса было бы исчерпывающим и исключало негативный результат.

Поделитесь на страничке

Следующая глава >

Похожие главы из других книг

50. Маркетинговый аудит

Из книги Маркетинг автора Логинова Елена Юрьевна

50. Маркетинговый аудит Аудит маркетинга – это полная, постоянная, независимая и периодически проводимая проверка маркетинговой среды, целей, планов, стратегий и отдельных форм маркетинговой деятельности организации или ее структурных подразделений. Представляет


4. Маркетинговый аудит

Из книги Маркетинг: конспект лекций автора Логинова Елена Юрьевна

4. Маркетинговый аудит Аудит маркетинга – это полная, постоянная, независимая и периодически проводимая проверка маркетинговой среды, целей, планов, стратегий и отдельных форм маркетинговой деятельности организации или ее структурных подразделений. Представляет собой


Аудит

Из книги Медиапланирование на 100 автора Назайкин Александр

Аудит Российские http://www.mediakomitet.ruСайт Некоммерческого партнерства «Медиа Комитет», созданного в 2001 году с целью развития стандартов качества системы измерения телерадиоаудитории, системы фиксации и мониторинга эфира, проведения профессиональной экспертизы систем


54. Аудит персонала

Из книги Управление персоналом автора Доскова Людмила

54. Аудит персонала Аудит персонала – это система консультационной поддержки, аналитической оценки и независимой экспертизы кадрового потенциала организации, которая наряду с финансово-хозяйственным аудитом позволяет выявить соответствие кадрового потенциала


6.2. Выставочный аудит

Из книги Выставочный менеджмент: стратегии управления и маркетинговые коммуникации автора Филоненко Игорь

6.2. Выставочный аудит Выставочный аудит — относительно новое понятие для отечественного выставочного бизнеса, тем не менее эта процедура уже является неотъемлемой частью успеха любого выставочного мероприятия.Основной целью выставочного аудита является определение


5.9.4. Внутренний аудит

Из книги Бизнес-процессы. Моделирование, внедрение, управление автора Репин Владимир Владимирович

5.9.4. Внутренний аудит Один из традиционных способов контроля исполнения стандартов по процессам – внутренний аудит. Как правило, для его проведения создается специализированное подразделение, в состав которого входят квалифицированные специалисты.Деятельность


1. PR и консалтинг & аудит

Из книги СуперКонсалтинг: PR и маркетинг в сфере аудита и консалтинга автора Масленников Роман Михайлович


Бизнес-аудит информационных технологий

Из книги Management по-русски. Технология эффективного управления в малом бизнесе автора Данилов Владимир Наркисович

Бизнес-аудит информационных технологий Аудит состояния информационных технологий однозначно должны проводить специализированные консалтинговые фирмы. Информационные технологии развиваются ошеломляющими темпами, за которыми отдельной фирме уследить трудно.Кроме


Глава 10 Аудит сайта

Из книги Продвижение порталов и интернет-магазинов автора Гроховский Леонид О.


С чего начинать аудит

Из книги Как продавать продукты трудного выбора автора Репьев Александр Павлович

С чего начинать аудит Многое зависит от того, работает ли маркетолог на фирме или же он является приглашенным консультантом. В первом случае он отталкивается от уже имеющихся наработок, во втором он начинает с нуля. Мы рассмотрим второй случай.Если фирма сама


Что дает аудит

Из книги Практика управления человеческими ресурсами автора Армстронг Майкл

Что дает аудит Правильно проведенный аудит должен решать несколько практических задач. Как я уже говорил вначале, стратегической задачей аудита является повышение прибыли компании. Он также решает ряд тактических задач. Вот некоторые из них.Продающая информация.


АУДИТ ТАЛАНТОВ

Из книги HR в борьбе за конкурентное преимущество автора Брокбэнк Уэйн