Что обязательно нужно сделать перед автоматизацией бизнес-процессов

Что обязательно нужно сделать перед автоматизацией бизнес-процессов

Шаг 1. Оптимизация текущих процессов. Выявление слабых звеньев.

Шаг 2. Описание функций каждого сотрудника. Плюс инструкции на сложные функции.

Шаг 3. Введение ключевых показателей эффективности для каждого бизнес-процесса (KPI = Key Point Indicator). Вы должны внедрить эти критерии и постоянно их замерять, сопоставляя с контрольными показателями по конкретным задачам. Для службы доставки это может быть минимальное количество заказов в день, время выполнения одного заказа, отсутствие негативных отзывов клиентов в течение какого-то времени и т. д.

Шаг 4. Выявление и делегирование всей текучки от руководителя. Для этого выполните следующее задание. За 7 минут быстро выписываете все дела, которыми занимались на прошлой неделе и которые связаны с бизнесом. Фиксируйте все вплоть до телефонных звонков партнерам и клиентам, выписывания документов, встреч и т. д. Через 7 минут выделите дела и задачи, которые легко делегировать (или можно написать инструкцию и делегировать процесс по ней). Далее назначьте ответственных за выполнение этих задач и внесите в график ближайшей планерки их поручение. Обозначьте для себя точки, по которым вы будете контролировать процессы. Так вы сбережете до 60 % своего личного времени, направив его на более важные задачи развития бизнеса, а не на работу в нем.

Шаг 5. Разработка системы найма. Внедрить систему найма персонала необходимо прежде, чем описывать бизнес-процессы, так как решать вопросы по найму удаленно будет гораздо сложнее, чем наладить процесс заранее. Учтите, что сюда входит не только наем, но и система адаптации персонала (обучение под руководством куратора). Вы можете внедрить систему найма на основе пошаговой инструкции по найму, приведенной в этой главе.

Шаг 6. Система контроля и отчетности. Знаю по собственному опыту, что какие бы технологии вы ни внедряли, сколько бы денег и времени на это ни потратили, без системы контроля отчетности ничего работать не будет. Нужно сделать так, чтобы вы могли контролировать выполнение ключевых процессов, назначив ответственных. Как руководитель вы должны дать понять, что регламентированные процессы – единственно верные и возможные правила работы. Отчетность должна отражать два момента – контроль за процессом и контроль за результатом работы. Что делалось и какой измеримый результат. Как описать систему контроля и отчетности, я рассказал в главе 5.

Шаг 7. Прописать должностные инструкции «как есть». Этот раздел подробно описан в главе 4, поэтому я остановлюсь лишь на том, какие пункты здесь необходимы: название должности, подчиненность (обязательно!); список бизнес-процессов, в которых участвует сотрудник; пошаговый план выполнения задачи в каждом бизнес-процессе. Еще можно прописать систему мотивации, прикрепить приказ о расчете зарплаты, систему премирования/депремирования и добавить формы контроля сотрудников.

Шаг 8. Составление книги продаж. Без нее автоматизировать процессы сложно, если вообще возможно. В книге продаж процесс продаж описывается с разных сторон. Как ее составить, подробно рассказано в главе 6. Можно сказать, что это взаимодополняющие вещи: если вы не опишете технологию продаж, автоматизация будет идти тяжело. В книге продаж вашей компании прописывается вся информация, касающаяся продаж, – о вашей компании и клиентах, как вы продаете и какой продукт, каким образом приходят клиенты, как работают менеджеры, скрипты продаж и как ими пользоваться.