Планирование первого этапа

Планирование первого этапа

При подготовке первого этапа, согласно правилу декомпозиции, каждая отдельно взятая подцель в дальнейшем рассматривается как новая цель – она конкретизируется и детализируется с учетом выделенных ресурсов и возможных ограничений.

На практике часто производится корректировка целей – иногда даже на каждом этапе – из-за изменений внешней и внутренней сред.

К обсуждению целей начиная с первого этапа необходимо обязательно привлекать сотрудников, которые будут работать на выставке. Кроме того, эти сотрудники должны принимать участие и в разработке планов, так как именно им придется их реализовывать. Это обеспечит их заинтересованность и мотивацию в дальнейшем. В противном случае подчиненные постараются всю ответственность переложить на руководителя.

В практической деятельности российских фирм важны по крайней мере три принципа:

– планы работы на выставке должны разрабатывать прежде всего те специалисты, которые затем будут претворять их в жизнь на выставке;

– уровень компетенции персонала в планировании должен соответствовать доступу к ресурсам фирмы;

– необходимо обеспечить гибкость и адаптивность планирования в соответствии с изменениями как во внешней, так и во внутренней среде фирмы.

Последний принцип особо важен для руководителей, поскольку план всегда был «законом». Он должен был выполняться без каких-либо изменений структуры фирмы и установленных сроков. Такая жесткая политика компании в условиях переменчивых рыночных отношений сегодня просто недопустима.

Определение рационального количества эшелонов

Приказом по компании назначаются руководитель проекта и руководитель стенда, иногда это может быть один и тот же специалист.

Руководитель (администратор) стенда прежде всего приступает к выбору стратегии достижения поставленных целей и определению организационной структуры. Поскольку руководитель отвечает за достижение заданных результатов по участию в выставке, то его первостепенной задачей являются выбор оптимального состава и количества сотрудников и распределение их по эшелонам.

Согласно теории и практике организации участия в выставке для эффективной работы рекомендуется использовать три эшелона персонала.

– Первый эшелон (зазывалы) – объединяет сотрудников, задачей которых является привлечение посетителей к стенду. Как правило, они работают на территории выставки за пределами стенда, павильона или даже самой выставки. Количество сотрудников фирмы, сложность и объем работ каждого сотрудника первого эшелона будут изменяться в зависимости от того, насколько оптимально расположен ваш стенд на выставке. Изучите направления движения посетителей по выставке для определения оптимального размещения персонала первого эшелона, определите зоны обслуживания и разработайте маршруты движения персонала первого эшелона. – Второй эшелон (технари, спецы) – включает персонал, хорошо владеющий техническими и организационными знаниями, задачей которого является работа с посетителями непосредственно на стенде.

– Третий эшелон (руководители) – включает персонал, который работает с полномочными представителями непосредственно на стенде и имеет право заключать договоры или подписывать протоколы о намерениях.

Однако с учетом личного опыта и опыта других компаний можно предложить и четвертый эшелон, а именно нулевой (глашатаи). Основная задача этих сотрудников – информирование общественности в различных публичных местах о вашем участии в предстоящей выставке. Следует сообщить всем возможным потенциальным посетителям, когда, где и как долго будет работать выставка, номер павильона, в котором вы будете экспонироваться, этаж и ваш номер выставочного стенда.

В зависимости от удачного или неудачного места расположения вашего стенда определяется необходимое количество сотрудников первого эшелона и формулируются задачи по привлечению клиентов на стенд.

Чем менее выгодно местоположение стенда, тем большее количество персонала нулевого и первого эшелонов должно будет работать на данном этапе выставки.

Но, главное, что более тщательно должна вестись предвыставочная подготовка персонала.

Если у вас не планируется штат первого эшелона, то необходимо заранее предусмотреть дополнительные затраты на рекламу. Необходимо, чтобы посетители выставки знали, что вы экспонируетесь и в каком павильоне размещается ваш стенд.

Если у вас не планируется штат третьего эшелона, то высшее руководство часть полномочий может возложить на администратора (руководителя) стенда.

В случае если на стенде будут работать только два или три специалиста, то особое внимание необходимо уделить четким и однозначным алгоритмам работы каждого с учетом складывающейся обстановки на выставке.

Иногда на стенде предполагается работа только одного специалиста, тогда вопросам планирования деятельности на выставке должно быть уделено еще большее внимание.

Мне приходилось и одному работать на выставках, особенно сложно в таких случаях приходилось на выезде в других городах. Если ситуация складывается так, то желательно находить себе помощников на месте. Например, при разгрузке, погрузке, перерыве на обед и т. п. вам будет необходима чья-то помощь. В этом случае предусмотрите дополнительные финансовые средства. Кроме того, как показывает большой практический опыт, всегда на месте приходится решать новые сиюминутные тактические задачи, поэтому на этом этапе желательно предусмотреть возможные штатные и нештатные ситуации и возможные пути их решения.

Подготовка, обучение и тренинги персонала

Практически во всех действующих современных фирмах периодически возникает вопрос: участвовать или не участвовать в очных или заочных выставках.

Если руководство принимает решение об участии, то необходимо решить много проблем и задач. Например, подобрать и подготовить персонал для участия в выставке. Возможно, ваше предприятие не новичок в вопросах выставочного дела, тогда задача существенно упрощается.

В этом случае до сотрудников доводятся цели участия, стратегия достижения поставленных целей и определяются задачи каждого эшелона. Затем перед сотрудниками ставятся индивидуальные цели и задачи.

Выставочная команда, как правило, формируется преимущественно из сотрудников фирмы. Однако при участии в выставке, проходящей в другом городе, иногда привлекаются местные жители.

Формирование команд должно начинаться с тщательного анализа стратегических целей участия в данной выставке. После разработки стратегии формулируются требования к количественному и качественному составу команды.

При работе на выставке чаще всего более успешен тот, у кого лучше команда. Вам нужны «правильные» специалисты в каждом эшелоне.

Обучение персонала может проводиться в течение года или непосредственно перед самой выставкой. В любом случае тренинги необходимо проводить по определенной системе, необходимо обратить особое внимание на следующие педагогические и психологические правила:

– обязательно сформулируйте цели и задачи, которые стоят перед всеми участниками процесса обучения;

– расскажите, что и в каком объеме слушатели должны знать к концу обучения;

– сообщите сроки, продолжительность и регулярность занятий;

– обучение будет эффективным, если у слушателей будет мотивация и желание обучаться, в противном случае успеха достигнуть трудно;

– расскажите, как, когда и кто будет контролировать усвоение теоретических знаний и практического материала. Для того чтобы каждый сотрудник получил и сохранил позитивный настрой на обучение, рекомендуется:

– аргументированно объяснить пользу обучения для результативного участия в выставке и персонально для сотрудника фирмы;

– интересно, наглядно и увлекательно представлять содержание обучения и учебный материал;

– возбуждать у слушателей заинтересованность и любопытство;

– активизировать сотрудничество между преподавателем и слушателями;

– занимательно и увлекательно строить процесс обучения.

Цель обучения – прежде всего в изменении философии, поведения, передаче знаний, навыков и умений от преподавателя к слушателям.