Управление ходом работ

Управление ходом работ

Управление проектом — это комплекс мероприятий, направленных на обеспечение выполнения поставленных задач и достижение намеченных результатов. Перечислим их.

• Еще раз пройдитесь по плану. Перед началом каждого этапа уточните с каждым участником его задачи и обязанности на следующий этап.

• Оцените сделанное. Соберите и проанализируйте с другими участниками данные о проделанных работах, сроках выполнения, трудоемкости, затратах и сравните с запланированными.

• Примите корректирующие меры. При необходимости примите меры к устранению отклонений от графика работ или, если требуют обстоятельства, измените план.

• Информируйте людей о ходе реализации проекта. Ставьте в известность соответствующих лиц аудитории проекта о достижениях, затруднениях и ближайших планах.

Даже если вы ежедневно контролируете выполнение работ проекта, все равно нужно определить меры оценки прогресса проекта в целом. Исходные данные для этого:

• достижения — запланированные результаты;

• график работ — даты начала и окончания работ проекта;

• ресурсы — трудовые, материальные, финансовые, фонды, оборудование, информационное и организационное обеспечение.

Рис. 10.1 иллюстрирует циклический характер управления проектом. Перед началом выполнения каждой существенной задачи уточните с ее исполнителями:

• перечень запланированных работ;

• намеченные сроки их выполнения;

• планируемые трудозатраты.

Хорошо, если исполнитель подтверждает, что его обязательства остались в силе, в противном случае приходится вносить изменения в планы.

Рис. 10.1. Контроль за выполнением работ проекта

Может быть, уточняя с исполнителем его обязательства, вы испытываете некоторые моральные неудобства из-за того, что:

• работник подумает, что вы ему не доверяете. Если он взял обязательства, то как теперь от них отказаться?

• возрастает вероятность того, что работник сообщит о невозможности выполнить обещанное. Затронув этот вопрос, вы побудите его сказать, что данная задача ему не по силам.

На деле такие предположения, как правило, неверны. Во-первых, тех, кому не доверяете, вы в свой проект не берете, а поинтересоваться, не возникли ли какие-либо новые обстоятельства, следует. А во-вторых, вероятность отказа от принятых обязательств на деле не возрастает. Просто вы узнаете об отказе до начала этапа, а не после, и сможете своевременно принять меры.

В ходе выполнения работ своего этапа участники ведут учет:

• произведенной продукции и пройденных испытаний;

• дат достижения ключевых событий (вех);

• дат начала и окончания работ;

• расхода материальных ресурсов по каждой работе;

• расхода финансовых ресурсов по каждой работе.

В конце этапа соберите эти данные и сверьте с запланированными. Если они совпадают, можете сообщить о результатах соответствующим лицам из аудитории проекта и приступать к следующему этапу. В противном случае выясните причину. Первым делом рассмотрите возможность вернуть проект "в колею". Если это невозможно по объективным причинам, поговорите с ответственными лицами аудитории проекта об изменении плана и установлении более реальных результатов, графиков работ и бюджета.