5.5.3. Одноуровневый регламент выполнения процесса

5.5.3. Одноуровневый регламент выполнения процесса

Рассмотрим так называемый одноуровневый регламент выполнения процесса. Объект регламентации для этого документа:

Процесс 1:

1. операция 1.1;

2. операция 1.2;

3. …

n. операция 1.n.

Уровень, на котором рассматривается процесс 1, – относительный, а не абсолютный, то есть одноуровневый регламент может содержать описание процессных групп в рамках одной категории, процессов в рамках процессной группы, операции в рамках процесса (этот вариант используется чаще всего).

Для каждой операции нужно указать исполнителя, текстовое описание, входы/выходы, требования к срокам и другую необходимую информацию (в одной или нескольких таблицах). Нужно включить в документ графическую схему, отображающую все указанные операции. Полученный документ можно называть «Регламент процесса на одном уровне (одноуровневый регламент)» или «Инструкция по выполнению процесса».

Шаблон одноуровневого регламента представлен в приложении 2.

Предложенный шаблон одноуровневого регламента весьма прост, но имеет некоторые особенности.

В частности, в разделе 5 есть информация о целях и показателях, которые должны использоваться для управления процессом. Отмечу, что плановые и фактические значения показателей в регламенте не указываются. Они должны включаться в соответствующие плановые и отчетные документы по процессу.

В разделе 6 содержится информация о так называемых методах контроля. Строго говоря, контроль исполнения требований регламента предполагает выполнение некоторых процессов. Но для упрощения системы и сокращения числа регламентирующих документов в данном случае процессы контроля детально (в виде схем, подробных инструкций) не прописываются. Дается их краткое описание (в таблице). Такое решение, как, впрочем, и любое другое имеет свои преимущества и недостатки. К преимуществам, с моей точки зрения, можно отнести то, что владелец процесса, его руководитель, внутренний аудитор имеют информацию о том, где и как нужно проверять исполнение требований регламента. Информация о методах контроля представлена именно в том документе, который и нужно проверять.

Методы контроля следует привязывать к наиболее важным этапам процесса. Возможны методы контроля, предполагающие анализ результатов выполнения процесса в целом и т. п.

Еще раз подчеркну, что, описывая процесс и разрабатывая его регламент, мы определяем:

• цели и показатели контроля результативности и эффективности процесса;

• методы контроля исполнения требований.

При необходимости шаблон регламента процесса можно дополнить нужными разделами.