4.8. Формирование регламентирующих документов на основе описания процессов

4.8. Формирование регламентирующих документов на основе описания процессов

После того как процессы описаны в среде моделирования (говоря шире – создана объектная модель организации), можно и нужно использовать эту информацию для регламентации деятельности.

В этом параграфе приведен пример использования среды моделирования Business Studio для формирования регламентирующих документов. Рассматриваются процессы управления транспортным отделом одной из российских компаний (методика определения процессов управления представлена в главе 6). С технической точки зрения точно так же можно описывать любые процессы и другие объекты регламентации (подразделения, должности).

На рис. 4.8.1 показана структура процессов управления транспортным отделом (ТО) крупной торговой компании, разработанная в рамках проекта, в котором я в свое время принимал участие.

_{Рис. 4.8.1. Структура процессов управления транспортным отделом}

Представлен процесс управления транспортным отделом (ТО) торговой компании «Оптима» (г. Ижевск). Описание процессов выполнено в среде моделирования Business Studio. На рисунке слева видно дерево процессов, в котором процессы управления структурированы по соответствующим контурам.

Для описания объекта модели «Управление ТО» и контуров управления использована нотация «Процесс». Это наиболее простая нотация в Business Studio, но в рамках предложенной задачи ее использование вполне адекватно.

Для описания процессов внутри контуров управления использована нотация «Процедура». На рис. 4.8.1 показана кросс-функциональная схема процесса «Корректировка потребности в автотранспорте на месяц/квартал». В рамках данной модели все процессы управления описаны в виде подобных схем.

Для каждого процесса управления и для каждой операции процесса были заполнены текстовые атрибуты:

• содержание деятельности;

• начало процесса;

• результат процесса.

Этих атрибутов на первых порах вполне достаточно, но можно использовать и другие (в том числе создавать новые, необходимые бизнес-аналитику).

Для выгрузки описания процессов управления из Business Studio был разработан специальный отчет, который включает информацию о процессах на трех уровнях:

1. описание контура управления;

2. описание процесса в контуре управления;

3. описание операций процесса (в табличной форме) и схему процесса.

На рис. 4.8.2 показана работа мастера отчетов среды моделирования Business Studio. При помощи системы так называемых привязок была сформирована необходимая структура отчета. Затем создали и отредактировали шаблон отчета – регламент процесса управления на трех уровнях. После этого готовый отчет был сохранен в папке пользовательских отчетов среды моделирования Business Studio и запущен на выполнение для объекта «Управление ТО» (рис. 4.8.3).

_{Рис. 4.8.2. Мастер отчетов Business Studio. Разработка регламента управления на трех уровнях}

_{Рис. 4.8.3. Запуск отчета для объекта «Управление ТО»}

Отчет, запущенный для объекта модели «Управление ТО», сгенерировал документ в MS Word и вывел всю информацию о контурах и процессах управления в нужном формате. Автоматически было получено содержание документа (рис. 4.8.4).

_{Рис. 4.8.4. Содержание регламента процесса управления, полученное автоматически в результате запуска отчета в среде моделирования Business Studio}

_{Рис. 4.8.5. Вывод информации о процессе управления в табличной и графической форме}

На рис. 4.8.5 показан формат вывода информации для каждого процесса управления. Он включает в себя таблицу и графическую схему процесса, размещенную на листе формата А4. Видно, что описание операций процесса выводится в виде таблицы, содержащей следующие столбцы:

• номер операции;

• наименование операции;

• исполнитель;

• инициирующие события;

• входящие документы;

• описание операции;

• завершающие события;

• исходящие документы.

Графическая схема процесса представлена в кросс-функциональном виде. Объем регламента процесса управления составил для процесса «Управления ТО» около 70 страниц в MS Word, что совсем немного для такого значительного количества процессов.

Отмечу, что среда моделирования Business Studio позволяет формировать и выгружать практически любые отчеты, нужные для регламентации деятельности организации, в том числе:

• регламенты выполнения процессов;

• положения о подразделениях;

• должностные инструкции (на должности и роли).

Данный текст является ознакомительным фрагментом.