Как отвечать на письма, полученные вашей организацией

Как отвечать на письма, полученные вашей организацией

Отвечать на полученные деловые письма можно как в устной форме (по телефону), так и в письменной; выбор часто зависит от необходимости выразить согласие или несогласие и дать ответ как можно скорее, и тогда предпочтительнее ответить по телефону. Если требуется развернутый ответ с изложением каких-то фактов или статистических данных, письмо будет более уместным. Очевидно, что в настоящее время обмен письменными сообщениями между организациями происходит в основном по каналам электронной связи.

Для поддержания корреспонденции с адресатами на регулярном и уважительном уровне рекомендуется не забывать поблагодарить их за быстрый ответ, за желание сотрудничать и многое другое в зависимости от того, что содержится в переписке двух организаций. Соблюдение норм вежливости и благожелательности часто помогает в очень трудных ситуациях, однако вовсе не означает, что ради этого можно поступиться принципами и интересами своей организации.