На что обращать внимание и когда

Ваша персональная система и поведение должны быть организованы таким образом, чтобы, когда это необходимо, вы могли видеть все варианты действий. Так требует обыкновенный здравый смысл. Однако очень немногие на практике доводят свой организационный процесс хотя бы до оптимального уровня.

Когда у вас есть телефон под рукой и немного свободного времени, стоит, по крайней мере бегло, просмотреть список звонков, которые нужно сделать, а затем либо выбрать наиболее важные из них, либо вообще перестать думать о звонках. Когда вы собираетесь на встречу с руководителем или партнером, уделите несколько минут тому, чтобы просмотреть все пункты предстоящей встречи и знать, что вы потратите свое время максимально продуктивно. Если вам нужно заехать в химчистку за одеждой, сначала просмотрите список остальных дел, которые можно выполнить по дороге.

Для обзора обычно достаточно всего нескольких секунд в день, если просматривать нужные списки в нужное время.

Меня часто спрашивают: «Сколько времени вы тратите на обзор своей системы?» Ответ прост: «Ровно столько, сколько мне нужно, чтобы спокойно заниматься своими делами». Фактически это несколько секунд дважды в день. Большинство людей не понимают, что мои списки – это в некотором роде мой офис. Для них ту работу, которую нужно сделать, олицетворяют самоклеящиеся листки и стопки документов на рабочем столе, а для меня это делают списки следующих действий и календарь. Если вы полностью собрали, обработали и организовали все свои материалы, то у вас будет уходить несколько секунд на обращение к вашей системе за ежедневными напоминаниями.