16.3. Разработка плана действий

16.3. Разработка плана действий

Планирование – все. План – ничто.

Дуайт Эйзенхауэр

На этом этапе определяется, как будет реализовано принятое решение. Все детали плана участники процесса принятия решения должны согласовать. Для этого необходимо наметить путь, перечислить все, что необходимо сделать, распределить ответственность, а также выполнить тестирование в малом масштабе.

План описывает последовательность действий, ведущих к достижению целей. Если проблема сложна, необходимо разработать подробный план.

Запланированные действия нужно задать полно и точно, в противном случае ожидаемых результатов достичь не удастся. Для этого необходимо обозначить конечную и промежуточные цели, определить адекватные им действия и их последовательность. Важно определить в измеримых величинах, что явится успешным результатом каждого из действий, и включить эти детали в план.

Действия могут совершаться последовательно или параллельно. Разумно использовать диаграмму (график) для представления последовательности действий и их вклада в достижение конечной цели. Это помогает показать согласование различных действий и выявить области возможных конфликтов. Действия должны быть подогнаны друг к другу максимально плотно для предотвращения потерь ресурсов, при этом необходимо предусмотреть некоторый запас времени для наложения их друг на друга.

Планирование создает основу для контроля и управления. Одним из элементов планирования выступает процесс определения опорных (реперных) точек реализации решения, которые помогают не сбиться с выбранного направления по достижению поставленной цели. Кроме того, опорные точки позволяют выделить стадии работ, что, в свою очередь, помогает определению их содержания.

Подразделение реализации на стадии позволяет разделить крупную задачу на более мелкие. Решение мелких задач находится быстрее и легче, а реализация решений протекает под лучшим контролем.

Но для сложных решений линейная структура стадийных планов не подходит, поэтому вводится сетевое планирование.

Преимущество сетевых планов заключается еще и в том, что в них:

• упорядочиваются логически сами работы и отдельные действия;

• для каждой отдельно взятой задачи можно определить и контролировать результаты и затраты ресурсов;

• могут быть выделены планы сроков и издержек;

• заложена основа для промежуточного контроля;

• иерархическое построение задач позволяет рационально распределить обязанности и роли участников процесса реализации решения.

Структурный план разделяет всю работу на отдельные элементы и обозначает связи между ними. Упрощенный пример структурного плана представлен на рисунке 16.4.

Процессуальный план представляет собой дальнейшую разработку и детализацию структурного плана. Для этого элементарные действия структурного плана следует выстроить в логической и временной последовательности. В результате становится ясно: кто, когда и что конкретно должен делать и как отдельные действия зависят друг от друга.

В качестве примера в табл. 16.1 представлена гистограмма процесса написания книги на заданную тему работниками кафедры университета.

Таблица 16.1

Гистограмма процесса по проекту: «Написание книги «Стратегическое развитие вуза»

На практике в случае реализации сложного решения процессуальный план выполняется в виде сетевого. В остальных случаях его можно представить в виде столбиковой диаграммы (гистограммы).

Важный этап в планировании заключается в определении срока реализации решения. График работ лучше всего выстроить в виде таблицы, где отмечается дата начала и окончания работ по решению элементарных задач. Другой вариант отражения сроков выполнения работ может быть представлен гистограммой.

Должно быть определено не только количество необходимых ресурсов, но и их сочетание, а также поставщики и условия поставки этих ресурсов.

При расчете ресурсов важно не допустить их недооценки. Нехватка ресурсов может сорвать реализацию полностью. Иногда приходится адаптировать план действий к ожидаемому наличию ресурсов.

При выработке и оценке своего решения вы рассмотрели зоны риска и возможные побочные эффекты. Вы изменили его, пытаясь минимизировать негативные последствия.

Определение ресурсов, требуемых для выполнения работ, целесообразно выполнить с учетом следующих замечаний:

• данные, полученные на ранних стадиях реализации решения, требуют уточнения по мере приближения к этапу расчета потребных ресурсов;

• метод определения размера ресурсов не может быть единственным, а должен позволять проводить встречную проверку;

• используемая для расчетов информация всегда не полна и не может быть абсолютно точной;

• необходимо учитывать временные издержки на подготовку и проведение рабочих заседаний по работе над реализацией решения;

• планировать необходимо с запасом (например, между окончанием одной работы и началом другой оставлять в запасе один-два дня);

• примерно 5 % потребных ресурсов могут быть списаны на непредвиденный простой в силу многофакторности внешней среды и изменений внутренней среды самой организации;

• в ходе работы расчеты будут периодически корректироваться.

Планирование издержек в управлении процессом реализации решения проявляется в составлении сметы, которая позволяет:

• включить издержки в бюджет организации в целом;

• оценить альтернативные варианты реализации решений;

• дать представление об эффективности процесса реализации;

• оценить динамику самого процесса;

• сформировать сценарные варианты реализации решения.

Нужно определить вероятность наступления негативных событий, связанных с реализацией намеченного плана, и разработать контрмеры. Хотя, как свидетельствуют законы Мерфи, если что-то плохое может произойти, оно непременно произойдет.[75]

Следует выяснить все, что может пойти неправильно, проанализировать детали и оценить последствия:

• если это произойдет, то каковы будут последствия?

• насколько последствия серьезны?

• какова их относительная серьезность?

• какова вероятность того, что это произойдет (низкая, средняя или высокая)?

Необходимо определить, каким образом можно выявить проблемы на самом раннем этапе их проявления, например, путем обнаружения неожиданных колебаний в прогнозируемых событиях. Для прогнозируемых проблем надо разработать контрмеры по устранению причин либо меры по минимизации их последствий.

Следует включить в план наиболее значимые контрмеры для эффективной борьбы с причинами возникновения возможных проблем.

Для реализации решений, протяженных во времени, необходимо указать, как будет осуществляться мониторинг и управление реализацией принятого решения. Необходимо не только реализовывать план, но и принимать надлежащие меры в случае существенных отклонений от него. Для этого необходимо выделить действия, которые требуют контроля и мониторинга, и определить этапы, на которых следует измерять ход реализации решения. Поэтому следует точно указать, достижение каких результатов ожидается на основных этапах плана, а также как и кем будут измеряться полученные результаты.

Полезно заложить меры для мониторинга решения после его реализации, для того чтобы обнаружить любые непредвиденные негативные последствия, которые могут возникнуть в долгосрочной перспективе.

В завершение нужно провести инвентаризацию плана, чтобы убедиться в следующем:

• перечисленные в нем действия позволят достичь как промежуточных, так и конечных целей;

• график реализации решения реален и приспособлен к неожиданным отклонениям;

• оценка ресурсов точна;

• сам план управления реализацией решения позволит следовать намеченному курсу.

Данный текст является ознакомительным фрагментом.