КОММУНИКАЦИИ С ЧЛЕНАМИ КЛУБА. ВНУТРИКЛУБНЫЕ ДОКУМЕНТЫ И НОСИТЕЛИ ИНФОРМАЦИИ

Этот документ может быть доступен и потенциальным членам клуба, поскольку предоставляет ответы на большинство «часто задаваемых» вопросов. Концептуально он состоит из следующих разделов:

1) полное название, цели и миссия клубного сообщества;

2) структура управления: исполнительный аппарат, совет директоров, клубные комитеты;

3) при некоммерческой форме собственности – подробная информация, касающаяся процедур голосования на общих собраниях членов клуба;

4) собрания членов клуба (ежегодные, клубных комитетов, внеочередные);

5) правила пользования инфраструктурой и этикет (регламент использования клубного дома, спортивного комплекса, бассейна, теннисных кортов, библиотеки и др.).

Поскольку данный документ является наиболее важным для деятельности клубного сообщества, целесообразно рассмотреть его создание более подробно, и мы это сделаем на примере. Курсивом в рассматриваемом документе отмечены возможные изменения и (или) дополнения.

«Документ о членстве» петербургского гольф-клуба «Дюны»

I. Общие положения

Добро пожаловать в гольф-клуб «Дюны»! Мы надеемся, что предоставляемые нами услуги доставят Вам и Вашим гостям большое удовольствие. Просим Вас внимательно прочитать данный «Документ о членстве», с тем чтобы понять наши условия и правила. Гольф-клуб «Дюны» является первым в Санкт-Петербурге гольф-клубом, который предлагает своим членам полную инфраструктуру гольфа, условия для игры и тренировок. Он расположен в живописной местности на берегу Финского залива в 38 км севернее центра Санкт-Петербурга. Гольф-клуб «Дюны» является закрытым. Пользоваться его возможностями имеют право только члены клуба и их гости.

Зачастую клубы предоставляют потенциальным членам более подробную информацию.

Для формирования положительного образа клубного сообщества у кандидатов данный раздел особенно важен, если клуб имеет историю, традиции.

В лучших традициях частных клубов членство в нашем загородном клубе возможно только по рекомендации. Генеральный менеджер будет предоставлять поддержку тем лицам, которые недавно переехали в регион, где расположен клуб, с тем чтобы получить согласие двух членов клуба рекомендовать кандидата. Наш клуб является общественным объединением и был основан в 19___ г. Целью его формирования являлось создание гольф-поля для ограниченного количества людей. Со дня основания клуб предоставляет услуги по игре в гольф, теннис, плаванию, ресторанное обслуживание, а также проведение иных светских мероприятий для членов клуба и их гостей. Количество членов составляет 655 человек, существует 4 категории членства: «полное семейное», «с правом игры в теннис», «светское» и «светское корпоративное».

Наш клуб был и всегда будет респектабельным, семейно-ориентированным клубом, представляющим своим членам услуги в приятной, дружеской клубной атмосфере. Услуги, предоставляемые клубом, должны быть востребованы, однако без создания дискомфорта для членов клуба.[13]

Владелец клуба. Владельцем клуба является Закрытое акционерное общество «Гольф-клуб “Дюны”».

II. Управление клубом

Клуб находится под управлением администрации, назначаемой владельцем. Члены клуба избирают комитет по членству и гольф-комитет, которые вырабатывают рекомендации для владельца и администрации по развитию и совершенствованию работы клуба.

Обязательства клуба. Владелец и администрация клуба обязуются постоянно повышать качество предоставляемых услуг, развивать возможности клуба, действовать в интересах всех членов клуба, вне зависимости от категории членства, гражданства, языка.

Доходы и ответственность клуба. Юридические или физические лица, указанные в сертификате членства, не являются инвесторами клуба и не несут ответственность по долгам или убыткам любого происхождения.

Сертификаты членства не являются свидетельством на получение прав или процентов с собственности или доходов клуба. Члены клуба не получают прибыли или комиссионных от членства.

Годовой взнос оплачивается начиная со следующего после вступления в члены клуба года. Он должен быть уплачен до 31 марта каждого года.

Указанные размеры членских взносов действительны до момента, когда будут проданы первые 150 игровых прав. После этого владелец и администрация могут пересмотреть размеры членских взносов.

Сертификат членства. Сертификат членства является документом, подтверждающим владение определенным видом членства и гарантирующим привилегии, определяемые приобретенным видом членства. Сертификат подписывается уполномоченными владельца и администрации. Он выдается только после 100 % оплаты вступительного взноса и является собственностью его держателя. Он может быть передан или продан в соответствии с порядком, установленным данным документом.

Пользователи членства. Владелец сертификата имеет право 1 раз в год называть пользователей своего членства в количестве, соответствующем категории его членства. Каждый из названных пользователей получает членскую карточку и может пользоваться всеми привилегиями члена клуба.

Членские карточки. Членские карточки клуба действительны только в течение 1 календарного года. Они являются именными и должны предъявляться по первому требованию.

Членские карточки клуба соответствуют принятым во всем мире стандартам и являются одновременно разрешением на игру с указанием текущего гандикапа.

Нарушения в оплате годового взноса и недействительный статус члена клуба. Годовой взнос должен быть уплачен до 31 марта каждого года. Член клуба, не оплативший годовой членский взнос, получает недействительный статус членства в клубе и лишается игрового права. При этом будет начисляться пеня – 10 % от суммы долга ежемесячно.

Для возвращения действительного статуса членства в клубе держатель сертификата должен подать заявку на рассмотрение комитету по членству. Членство в клубе восстанавливается после оплаты соответствующих взносов в зависимости от категории членства с учетом пени.

«Спящий» статус члена клуба. В случае если владелец сертификата членства в течение длительного периода времени не будет иметь возможности пользоваться привилегиями члена клуба, он может обратиться в администрацию с просьбой о предоставлении ему «спящего» статуса члена клуба.

Если этот статус будет ему предоставлен, то он будет освобожден от уплаты ежегодного взноса. Для возвращения действительного статуса членства в клубе держатель сертификата должен сообщить об этом администрации. Членство в клубе восстанавливается после оплаты соответствующего ежегодного взноса.

Внутренние правила клуба. Члены клуба несут ответственность за соблюдение регламента, гольф-этикета и правил гольфа.

Член клуба несет ответственность за поведение своих гостей на территории клуба и полную и своевременную оплату ими услуг. Любой ущерб, нанесенный собственности клуба этим членом или его гостями, должен быть возмещен за счет этого члена клуба.

Парковка автомашин должна осуществляться только на специально оборудованных стоянках.

Клуб не несет ответственности за личные вещи членов клуба, их гостей или других лиц, посетивших клуб.

Корреспонденция. Вся корреспонденция между клу бом и членом клуба направляется на имя держателя сертификата или на первое имя, указанное в по именном списке пользователей, назначенных держателем сертификата.

Условия вступления в члены клуба

Процедура вступления в члены клуба.

Для вступления в члены клуба необходимо заполнить и подписать заявочную форму прилагаемую к проспекту, и направить ее в клуб.

При наличии в клубе политики вступления только по рекомендации перед заполнением заявочной анкеты кандидат в члены клуба обязан пройти ряд процедур. Логично, что в этом случае данная процедура описывается и в данном положении о членстве.

Направив заявочную форму в клуб, каждый заявитель тем самым:

обязуется сделать вступительный взнос (после утверждения кандидатуры комитетом по член ству) в соответствии с видом членства, указанным им в заявочной форме;

признает, что его заявка будет удовлетворена при условии, что кандидатуры указанных в заявочной форме лиц будут одобрены комитетом по членству, администрацией и владельцем клуба и не будет предъявлено никаких законных возражений со стороны действительных членов клуба;

признает, что услуги и привилегии, предоставляемые членам клуба, являются действительными только при полной и своевременной оплате ежегодного взноса;

гарантирует, что лицо, подписывающее заявочную форму, обладает необходимыми для этого полномочиями;

соглашается, что, прочитав настоящий «Документ о членстве», он полностью ознакомился с информацией, содержащейся и упомянутой в нем;

признает и подтверждает, что ни клуб, ни кто-либо из его руководителей, персонала или агентов не предоставляли ему другой информации, которая бы отличалась от изложенной здесь, и клуб не несет никакой ответственности за любую информацию, отличающуюся от изложенной в данном документе.

Комитет по членству имеет право отклонить кандидатуру без объяснения причин. Заявочная форма в течение 7 дней будет выставлена на информационном щите клуба. В течение данного срока дей ствительные члены клуба могут высказать свои возражения против данной кандидатуры комитету по членству.

После одобрения кандидатуры комитетом по член ству администрация клуба принимает решение о приеме кандидата в члены клуба.

Как уже упоминалось, в клубе может быть и более 20 комитетов, каждый из которых должен быть упомянут в положении о членстве.

После 100 % оплаты вступительного взноса новый член клуба получает сертификат членства, а пользователи – членские карточки. Имена новичков вносятся в реестр членов клуба.

Далее в Положении о членстве прописываются привилегии, присущие той или иной категории членства. В качестве примера приведем полностью одну из категорий.

Условия корпоративного членства. Владельцами корпоративного членства могут быть только юридические лица. Корпоративное членство дает право его владельцу назначить 5 пользователей, каждый из которых, после одобрения комитетом по членству, получает членскую карточку. Корпоративное член ство предоставляет 5 лицам, указанным владельцем корпоративного членства в качестве пользователей, при предъявлении членских карточек:

право бесплатной неограниченной игры на гольф-поле клуба;

право на бесплатный въезд и парковку автомашины на территории клуба;

право привезти с собой в клуб, включая игру на поле, двух оплачиваемых гостей;

право бесплатной неограниченной игры на поле для мини-гольфа.

Если владелец корпоративного членства пожелает передать свой сертификат другому юридическому лицу, то он должен направить в адрес администрации клуба письменное уведомление. Утверждение нового владельца происходит в соответствии с процедурой, установленной в настоящем документе. При передаче сертификата новому лицу клуб взимает в свою пользу комиссионный сбор.

Клуб гарантирует, что в случае передачи его в распоряжение другого владельца все корпоративные члены останутся в клубе в соответствии с действующим законодательством.

Все вышеуказанные условия являются самостоятельными и отличными друг от друга, и если в какое-то время одно или несколько из них являются или становятся недействительными или неосуществимыми, правомерность и осуществимость других условий не подлежит никаким изменениям.

III. Регламент пользования игровым полем клуба

Однако перед описанием регламента пользования гольф-полем или иными услугами, предоставляемыми клубом, необходимо привести краткое описание данных услуг (для яхт-клуба это описание технических возможностей причала) – теннисных кортов и соответствующих услуг по игре, плаванию в бассейне, описание клубного дома, а также иных услуг (ресторанное обслуживание, организация частных мероприятий).

Регламент пользования гольф-полем может быть представлен следующим образом.

Цель настоящего регламента – обеспечить соблюдение интересов членов клуба и предоставить наилучшие условия для игры в гольф и надлежащее содержание поля. Игра на поле проходит исключительно по правилам гольфа Королевского старинного гольф-клуба St. Andrews и местным правилам. Все играющие должны соблюдать гольф-этикет.

Каждый член клуба должен соблюдать правила гольфа и настоящий регламент. О всех нарушениях необходимо сообщать администрации и гольф-комитету, которые, в случае серьезных либо частых нарушений, могут наложить ограничение на пользование некоторыми привилегиями клуба.