6. Пагубный мониторинг и бесполезная отчетность

Мониторинг и отчетность – обязательные элементы ведения дел в организации. Просто небходимо «держать руку на пульсе», когда речь идет о…

– показателях работы;

– ходе осуществления проектов и выполнении заданий;

– соблюдении норм, правил, протоколов, политик, законов;

– усовершенствовании рабочих процессов;

– приоритетных направлениях работы;

– выполнении графиков и соблюдении сроков сдачи.

Суть эффективного мониторинга заключается в решении проблем на стадии возникновения.

Отчетность – это регулярное предоставление информации о выполненных работах и их соответствии заранее установленным показателям. Как правило, для отчетов, будь то письменные материалы или устный доклад, должны быть установлены конкретные сроки. В условиях микроменеджмента люди вынуждены писать отчеты, заведомо зная, что их никто не читает.

По результатам проведенного исследования, 53 % менеджеров и 52 % рядовых работников отметили, что им приходилось по требованию микроменеджера заниматься ненужным мониторингом и пустой отчетностью, а 25 % представителей обеих групп делали это по просьбе сотрудников и коллег.

Традиционно мониторинг является служебной обязанностью менеджеров, а отчетность – это требование, которое выполняется на всех уровнях организации. В современной компании у нас у всех есть обязанности проводить мониторинг и отчитываться по системе «360 градусов». В бизнесе, основанном на сотрудничестве, становится все важнее информировать сотрудников, партнеров и клиентов о ходе выполнения работ и достигнутых результатах.

Однако неправильное использование мониторинга и отчетности может довольно быстро превратиться в руках микроменеджера в грозные орудия, помогающие им создавать для окружающих совершенно невыносимые условия работы.

Некоторое время назад в моду вошел особый стиль управления, который можно описать фразой: «Если что, я здесь неподалеку». Он выработался в процессе поиска эффективного, неформального, дружественного способа мониторинга выполнения работ. В ответ микроменеджеры изобрели свое детище: «Я дышу тебе в затылок». Эти два стиля отличаются друг от друга так же, как бабочка – от червяка.

Мониторинг и отчетность в понимании микроменеджеров должны выполнять три приоритетные задачи.

Докажите мне, что вы работали, а не валяли дурака.

Докажите мне, что вы делали только то, что я считаю

важным.

Докажите мне, что вы делали это именно так, как я требовал.

Злоупотребление мониторингом и отчетностью еще больше вынуждает микроменеджера всегда быть в пределах досягаемости. Им движет желание держать все в своих руках и быть в курсе всего. Можно выделить ряд ключевых факторов пагубного мониторинга и бесполезной отчетности.