Рефлексия, или отчет о встрече

Рефлексия, или отчет о встрече

Один бизнесмен жаловался мне сам на себя, вернее, на свой недостаток: он недоговаривает концы фраз, считая, что и так все ясно. «Народ ждет продолжения, а мне-то кажется, что я уже все сказал», – сетовал он. Во избежание недомолвок и недопонимания он подводит итоги переговоров и фиксирует сказанное на бумаге – у многих это называется «отчетом о встрече».

В отчете кратко излагается тема встречи, суть высказываний всех ее участников и ее результат.

Когда и мы в нашем агентстве ввели такую форму итогового документа, то убедились, что это удобно по многим параметрам. Страхует от неточностей в высказываниях и, соответственно, во взаимопонимании; дисциплинирует заказчика и гарантирует финансовую безопасность. Обычно отчет составляет принимающая сторона, затем рассылает участникам, и они вносят коррективы в свои высказывания, после чего документ подписывается и служит основанием для дальнейшей работы над проектом.

Кстати, когда мы стали практиковать отчеты, то обнаружили, что это очень нравится принимающим нас менеджерам: во-первых, у них тоже (для отчетности) остается в руках документ (есть, что показать начальству), а во-вторых, внеся свою правку, они уверены в том, что верно расставили акценты. И, как я уже говорила, это дисциплинирует обе стороны и приучает отвечать за свои слова.

Для того, кто составляет отчет, это еще и возможность проанализировать ход беседы, увидеть детали, которые оказались неучтенными и, с согласия обеих сторон, вписать их при корректирования отчета. Наверное, я читателя не удивлю, если скажу, что мужчины-менеджеры терпеть не могут писать отчеты о встрече, но любят править, особенно снабжая комментариями «лично для автора».

Я использовала еще и внутренний отчет (как бы для себя) в том случае, если проходила только ознакомительная беседа. Довольно часто через полгода и даже год усилия оправдывались, так как фирма все-таки обращалась к нам за услугой, а мне не нужно было тратить время, чтобы собрать о ней информацию. У меня все это лежало в архиве. Я восстанавливала документ, освежала в памяти своей и топ-менеджера, который ехал со мной на переговоры, информацию о фирме, и нам удавалось за счет уже имеющихся сведений первую беседу провести более предметно.