Глава 6 Приложение

Глава 6

Приложение

Резервное копирование (BackUp) данных MS Outlook 2007

Для того чтобы не потерять данные во время сбоев системы Windows, при проникновении вирусов или из-за физической потери данных («полетел» жесткий диск), рекомендуется проводить еженедельное резервное копирование. Чтобы отладить этот процесс, выполните ряд действий.

Создайте на рабочем столе ярлык на папку, где MS Outlook 2007 хранит файл личных папок. pst, для этого:

выберите пункты меню Файл ? Управление файлами данных…;

в появившемся меню нажмите кнопку Открыть папку…;

скопируйте файлы outlook.pst и архив. pst на CD-RW или DVD-RW или другой носитель;

выполняйте описанные выше действия еженедельно. Таким образом, у вас будет копия всех ваших данных, защищенная от возможных потерь информации.

Чтобы восстановить утраченные данные, выполните следующие шаги.

Установите программу MS Outlook 2007.

Выберите пункты меню Файл ? Управление файлами данных…

В появившемся меню нажмите кнопку Открыть папку…

Закройте программу MS Outlook 2007 (иначе она не позволит вам заменить файлы. pst).

Скопируйте ваши резервные файлы в открытую папку, заменив имеющиеся там файлы.

Запустите MS Outlook 2007 – и все ваши данные восстановлены!

Сохранение элементов MS Outlook 2007 в виде файлов

Вы можете сохранить любые элементы MS Outlook 2007 как файлы, чтобы работать с ними и в других приложениях. MS Outlook 2007 сохраняет элементы в нескольких форматах. Приведенный ниже пример касается сообщений, но вы можете применять те же приемы и к элементам других типов.

Для сохранения сообщения как файла выполните следующие действия.

Откройте папку с письмами и выделите сообщение, которое собираетесь сохранить как файл.

Воспользуйтесь командой Файл ? Сохранить как, чтобы отобразить диалоговое окно Сохранение элемента, показанное на рисунке.

Если хотите сохранить файл в папке, отличной от предлагаемой MS Outlook 2007, предварительно выберите ее.

Определите, в каком формате из трех предлагаемых хотите сохранить сообщение. После этого нажмите кнопку Сохранить.

ПРИМЕЧАНИЕ

Альтернативный способ сохранить элемент MS Outlook 2007 в качестве файла – перетащить его значок в папку в окне программы Проводник. Созданные файлы получают расширение. msg.

Что такое сжатие и архивация

Необходимость применения сжатия и архивации данных MS Outlook 2007 обусловлена двумя причинами:

во избежание появления слишком больших файлов на жестком диске компьютера. Именно для этого предназначено сжатие;

для восстановления данных в случае неожиданного сбоя в работе дисковой системы или же для перемещения этих данных на другой диск. Именно для этого предназначена архивация.

Вы можете использовать любой из приведенных приемов для уменьшения дискового пространства, занимаемого элементами MS Outlook 2007:

удаление ненужных элементов MS Outlook 2007;

сжатие папок для уменьшения занимаемого места;

архивация элементов путем их перемещения с жесткого диска на другие носители.

Архивация подразумевает копирование всех необходимых элементов MS Outlook 2007 на другой носитель.

Удаление элементов MS Outlook 2007

Вы можете удалить элемент MS Outlook 2007 следующими способами:

щелчком по кнопке Удалить стандартной панели инструментов;

с помощью команды Правка ? Удалить;

нажатием комбинации клавиш Ctrl+D;

нажатием клавиши Delete;

перетаскиванием на значок Удаленные панели MS Outlook 2007;

перетаскиванием в папку «Удаленные» в списке папок MS Outlook 2007;

щелкнув правой кнопкой мыши и выбрав команду Удалить контекстного меню.

Вы также можете использовать эти методы для удаления папок MS Outlook 2007, кроме стандартных папок этой программы «Входящие», «Исходящие» и т. д. При удалении папки MS Outlook 2007 перемещает ее (а также ее содержимое, включая файлы и вложенные файлы) в папку «Удаленные», что приводит к появлению в последней новой вложенной папки.

Удаление элементов из папки «Удаленные»

Для полного удаления элементов с жесткого диска вы должны удалить их из папки «Удаленные». Вы можете удалить как все элементы сразу, так и только некоторые из них. Можете удалять вручную или настроить автоматическое удаление подобных элементов, указав время, спустя которое они будут стираться.

Для удаления всех элементов папки «Удаленные» выполните следующее.

В папке «Удаленные» щелкните правой кнопкой мыши по значку Удаленные панели MS Outlook 2007, чтобы отобразить контекстное меню.

Выберите из него команду Очистить папку «Удаленные». MS Outlook 2007 отобразит предупреждение о том, что восстановлению удаленные сообщения не подлежат.

Щелкните по кнопке Да для подтверждения. Поздравляем вас, папка «Удаленные» стала занимать меньше места. Теперь нужно выполнить алгоритм сжатия, приводимый в следующей главе, чтобы вы наглядно увидели уменьшение занимаемого дискового пространства.

Сжатие файла личных папок (.pst)

После того как вы удалили элементы из папки «Удаленные», MS Outlook 2007 не высвобождает пространство на диске, которое они занимали. Для этого вам придется сжать файл личных папок.

Для того чтобы увидеть, сколько пространства освободилось после сжатия файла личных папок, определите размер этого файла до и после сжатия.

Для определения размера файла личных папок выполните ряд действий.

Установите курсор на корневой папке и правой кнопкой мыши вызовите контекстное меню.

Выберите команду Свойства для личной папки. Вместо названия «личная папка» может быть любое иное, какое вы задали ранее. В нашем примере имя личной корневой папки «Time-M». Появится вот такое меню:

Щелкните по кнопке Размер папки…, чтобы получить информацию, сколько места занимает файл. pst.

Закройте окно Размер папки и нажмите кнопку Дополнительно… Откроется окно Личные папки, которое позволит вам сжать ваш файл личных папок.

Нажмите кнопку Сжать, и через некоторое время (зависит от размера вашего файла) сжатие будет произведено.

Вернитесь в меню определения размера папок и обратите внимание, насколько меньше стал ее размер.

Однократное сжатие не всегда приводит к максимальному. Для лучшего результата выполните сжатие 2–3 раза, если это не займет много времени.

Устранение неполадок

Несмотря на то что MS Outlook 2007 хорошо справляется с такой задачей, как поддержание файла личных папок в хорошей форме, возникновение проблем возможно. Из практики автора: иногда требовалась проверка файла специальной программой. Если вы столкнулись с проблемой доступа к личным данным, хранимым в MS Outlook 2007, воспользуйтесь инструментом Восстановление папки «Входящие».

Файл данной программы называется SCANPST.exe и автоматически устанавливается на компьютер при установке Windows. Мы рекомендуем при первой установке MS Outlook 2007 найти этот файл и скопировать его в папку хранения ваших личных данных, рядом с файлом. pst.

Чтобы воспользоваться инструментом Восстановление папки «Входящие», выполните ряд действий.

Закройте программу MS Outlook 2007.

Выполните команду Найти файл: выберите в Windows Пуск ? Найти ? Файлы и Папку.

В соответствующем текстовом поле введите SCANPST.exe, после чего щелкните по кнопке Найти. Windows произведет поиск файла на жестком диске и отобразит путь к нему.

Создайте на найденный файл ярлык в папку хранения файла. pst. В следующий раз вы сможете сразу запускать его из папки, не проводя дополнительный поиск.

Дважды щелкните по значку файла SCANPST.exe, чтобы запустить программу.

Нажмите на кнопку Обзор…, укажите файл. pst, требующий проверки. Воспользуйтесь командой Начать, чтобы проверить файл и при необходимости исправить обнаруженные в нем ошибки.

После того как программа завершит проверку файла, она отобразит окно с результатами проверки и проведенных действий. Щелкните по кнопке OK, чтобы закрыть это окно.

Выбрав вариант создания журнала, вы сможете найти его по имени outlook.log. Для отображения содержимого этого файла можно использовать программу Блокнот, другой текстовый редактор. Файл журнала создается только при обнаружении ошибок в проверяемом файле личных папок.

Копирование и перемещение элементов MS Outlook 2007

Элементы MS Outlook 2007 могут быть скопированы или перемещены из одной папки в другую. Однако каждая из папок может содержать объекты лишь одного типа, при копировании из одной папки в другую такого же типа объект не претерпевает изменений, в то время как при копировании или перемещении в папку другого типа MS Outlook 2007 преобразует тип объекта в соответствии с содержимым новой папки. Например, если скопировать или переместить элемент из папки «Календарь» в папку «Задачи», он станет элементом Задача.

При копировании элемента MS Outlook 2007 создает новый элемент в другой папке, оставляя исходный на прежнем месте. При перемещении элемента MS Outlook 2007 перемещает его в другую папку, удаляя с прежнего места расположения.

Методы копирования и перемещения, описываемые в данном разделе, используются главным образом при работе с отдельными объектами. Для одновременного перемещения нескольких объектов удобнее пользоваться средством MS Outlook 2007 Организовать.

Как правило, чаще всего перемещения требуют полученные сообщения электронной почты (см. начало раздела, пункт «Создание структуры папок»). Кроме того, если перетащить письмо в папку «Контакты», вы получите создание нового контакта с уже заполненными полями имя и e-mail. Аналогично происходит взаимодействие между элементами: Контакты, E-mail, Календарь.

Меню и панели инструментов

ПРИМЕЧАНИЕ

С помощью клавиатуры можно выбрать команду из любого меню, находящегося в строке меню. Для этого выберите строку меню, нажав клавишу Alt.

Затем нажмите клавишу, соответствующую букве, подчеркнутой в названии меню с нужным разделом команд.

После отображения меню нажмите клавишу с буквой, подчеркнутой в названии команды, которую требуется выполнить.

Работа с полями ввода в диалоговых окнах

Сводная таблица «горячих» клавиш для MS Outlook 2007

Поле ввода – это свободное место, куда можно ввести (с клавиатуры или с помощью вставки) какую-либо запись, например имя пользователя или путь, к примеру C: ДокументыМой документ. doc.