Вопрос 1. Надо ли сразу вкладываться в офис?

Вопрос 1. Надо ли сразу вкладываться в офис?

Можно поставить этот вопрос несколько по-другому: можно ли начать работать сначала без офиса и в каких случаях можно работать вообще без офиса? Давайте подумаем, зачем нужен офис в принципе, т. е. какие функции он выполняет.

Первая функция, которую выполняет офис, – это прием входящих звонков.

Работа в офисе может быть организована совершенно по-разному, но, как правило, входящие звонки попадают либо на секретаря, либо на менеджеров продаж и ни в коем случае не попадают сразу на руководство – директора, начальника отдела продаж. Это позволяет разгрузить руководство от разного рода посторонних звонков и звонков не по назначению. Ведь чем выше пост занимает человек, тем дороже стоит его время. Входящие звонки должны попадать на человека с соответствующими должностными обязанностями. Он должен принимать входящие звонки и либо решать вопрос самостоятельно, либо направлять его тому или иному ответственному лицу.

Начинающим предпринимателям поначалу как раз лучше обойтись без секретаря. В каких случаях вы будете получать входящие звонки? Во-первых, это будет происходить, только если вы вкладываетесь в рекламу своих услуг или товаров. В рекламном секторе и в бизнесе с минимальным стартовым капиталом, без больших денежных вложений (особо подчеркну это), необходимо делать упор на другие методы привлечения клиентов.

Как я уже отмечал ранее, платная реклама, во-первых, не гарантирует результата и, во-вторых, требует вложения значительных денег, которых у начинающего предпринимателя, как правило, просто нет. Входящими звонками могут быть звонки ваших уже состоявшихся клиентов по заключенным договорам. В этом случае для начала работы необходимо давать клиентам номер своего мобильного телефона и самому принимать эти звонки. Разрешать возникающие вопросы придется лично, поскольку, особенно в первые месяцы работы, вы, скорее всего, будете работать самостоятельно и, скорее всего, без найма менеджеров продаж. Впрочем, это не слишком трудоемко.

Вторая функция, которую выполняет офис, – это прием клиентов. В каких случаях надо принимать клиентов? По опыту моей работы, 99,9 % договоров удобнее и эффективнее заключать именно у клиента. Почему? Это вопрос очень существенный. Эффективность проведения переговоров и их результативность в разы увеличиваются, если вы находитесь у клиента, потому что можете провести «разведку» потребностей клиента, т. е. клиент у вас перед глазами. Вы можете судить о размере его компании и даже о том, какой рекламой он пользуется и как он находит своих покупателей.

Прием клиентов в своем офисе чаще всего требуется, когда вы рекламируете свои услуги и обслуживаете тех клиентов, которые к вам сами обращаются. Другими словами, вы работаете с первоначально заинтересованными в ваших услугах клиентами на так называемом теплом рынке. Клиенты будут сами вам звонить и стараться к вам приехать, чтобы выяснить все условия ваших услуг, посмотреть на вас и подписать договор. В этом случае эффективность заключения договоров в вашем офисе, естественно, будет выше – ведь вам будут звонить только клиенты, которые уже так или иначе заинтересовались вашими услугами, потому что у них уже есть какая-то проблема и потребность в ваших услугах. И вам остается только грамотно преподнести вашу услугу и, собственно, подписать договор и взять с клиента деньги. Но для этого ваш офис и ваш персонал должны внушать доверие и располагать к сотрудничеству с вами.

Поскольку здесь мы говорим о начале работы с минимальными вложениями и по возможности без офиса (особенно в первые месяцы предпринимательства), то эффективнее всего вести переговоры у потенциального клиента, а именно у лица, принимающего решение! Чтобы убить двух зайцев: собрать больше информации о клиенте и сэкономить на собственном офисе. Таким образом, мы избавляемся от необходимости вложений в аренду офиса на начальном этапе работы.

Третья функция офиса – он нужен для работы менеджеров продаж, если ваша организация работы предполагает наличие наемного персонала, который работает по определенному графику и именно в офисе. Замечу, что можно организовать работу так, чтобы менеджеры продаж работали по свободному графику и в домашних условиях, т. е. дома, с домашнего телефона. Тогда отпадает необходимость в содержании самого офиса.

Кроме того, в офисе помимо менеджеров по продажам может еще работать бухгалтер или целая бухгалтерия, а также руководство фирмой – это четвертая функция офиса. Но в нашем случае в первые месяцы работы, особенно если вы индивидуальный предприниматель и тем более если вы работаете по упрощенной системе налогообложения, можно вполне обойтись и без наемного бухгалтера. Ведь ваша налоговая отчетность в таком случае очень проста. Она сведется к минимуму, если вы, как я рекомендую, во время вашего первого производственного цикла будете работать в одиночку и обойдетесь без дополнительного персонала.

Пятой функцией офиса является проведение общих собраний, встреч с персоналом, «разбор полетов» менеджеров продаж, т. е. собственно работа с людьми, работа с персоналом, управление компанией.

Понятно, что все это делать, например, в домашних условиях не всегда можно, но, как я уже сказал, если первые месяцы работы вы работаете в одиночку, то необходимость в этой функции также отпадает. Если же в первое время штат ваших наемных сотрудников небольшой (1–3 менеджера по продажам), то вполне возможно встречаться и разговаривать, например, в кафе или даже у кого-то дома, выделив для этого буквально 2–3 часа в неделю. В конце концов, собирая людей у себя на квартире, вы можете договориться со своими близкими и родственниками, чтобы вам никто не мешал, чтобы можно было сесть, разобрать все нюансы работы и решить все вопросы.

Шестая функция офиса – обучение персонала. Чтобы ваш персонал добивался нужных вам результатов, чтобы эффективность работы тех же самых менеджеров продаж повышалась, время от времени необходимо устраивать обучение, контролировать их навыки и знания. Но и это можно реализовать в домашних условиях, если условия вам позволяют, либо арендовать на час-два любое пригодное для этого помещение. И это окажется гораздо выгоднее, чем платить за аренду офиса.

Седьмой функцией офиса является, как я уже говорил, отчетность персонала. Отчеты также можно проводить один раз в неделю на той же самой квартире.

Восьмой функцией является проведение собеседований при приеме на работу. Когда вы набираете, скажем, менеджеров продаж, особенно опытных, то далеко не каждый соискатель захочет проходить собеседование, например, в кафе. Возможно, он в принципе не захочет работать в только начинающей свою деятельность фирме.

Насчет только что созданной фирмы у соискателей могут быть свои опасения. Они могут опасаться, что их «кинут», т. е. используют в первые две недели или месяц, а потом не заплатят. Что в глазах соискателя указывает на надежность той ли иной компании? Естественно, ее солидность, о которой неискушенные люди судят, в частности, по офису и его наличию. Для более опытного соискателя, знающего себе цену, может быть важно, сколько времени компания на рынке и каковы отзывы работников, которые на эту компанию работают, что об этой компании слышно, как она себя зарекомендовала и т. п.

Ясно, что, когда вы только начинаете предпринимательскую деятельность, у вас нет ни имени, ни имиджа, ни стажа работы на рынке, ни отзывов людей, которые у вас уже работали или работают. У вас также нет ни солидного офиса, ни каких-то супер-пупер «шоколадных» условий, разнообразных льгот и многого из того, что может дать сотруднику солидная компания, у которой есть деньги на все это.

В этом случае выходом для вас и вашим коньком будет наем, скажем так, необученного и малоопытного персонала, для которого устройство в другие, более известные и раскрученные компании невозможно. Ведь эти компании сразу предъявляют к профессиональным навыкам новых сотрудников повышенные требования. Для таких непритязательных соискателей (в частности, студентов!), с небольшим опытом работы или полным его отсутствием, вполне подойдет и проведение собеседований в каких-нибудь публичных местах. Для встречи с ними подойдут кафе, различные деловые центры, библиотеки, т. е. места, где можно с человеком просто сесть и спокойно поговорить. В каких-то случаях вполне можно пригласить человека и к себе домой.

Мне приходилось проводить собеседования и в офисах других компаний, в которые был свободный доступ. Например, это могут быть офисы сетевых компаний, таких как «Маджерик», «Амвей», «Орифлейм», куда есть возможность свободного прохода, без выписывания пропусков. Они, как правило, специально предусматривают залы с офисной мебелью для проведения презентаций и встреч с соискателями. Там можно сесть за свободный стол и спокойно поговорить вдвоем или даже впятером, попить чаю или кофе.

Таким образом, в первые месяцы работы можно вполне обойтись и без офиса, даже при необходимости проводить собеседования с соискателями.

Девятой функцией офиса является хранение документов и материалов фирмы. Где же еще хранить различные уставные и регистрационные документы, отчетность фирмы, архивы всей документации, договоров, бланков заказов, выписанных счетов по годам – в общем, всей-всей бухгалтерской отчетности? В случае найма персонала придется хранить еще и разные их залоговые документы, заявления, трудовые книжки и прочее. В нашем случае все это можно хранить и у себя дома.

Возможность делать бизнес без офиса вообще трудно переоценить, особенно на первых порах предпринимательства, когда у вас нет еще опыта и денег. И не дай бог занимать большие деньги для начала бизнеса. О рисках предпринимательства мы поговорим позднее.

Естественно, если то или иное направление предпринимательства не принесет вам желаемый результат, то вы, во всяком случае, накопите бесценный опыт, потратите свое время и какие-то деньги.

В рекламном секторе, как вы уже понимаете, работа состоит в заключении договоров на размещение рекламы на том или ином носителе. Поскольку речь идет о заключении договоров на рекламные услуги и мы говорим об активных продажах, то 99 % договоров вы будете заключать на чужой территории, т. е. в офисах, магазинах, салонах своих клиентов.

Это будет удобно вашим потенциальным клиентам, потому что гораздо труднее заставить человека приехать на встречу на свою территорию, особенно когда клиент в начале переговоров не видит в этом особой необходимости. И это тоже является преимуществом.

Поделюсь своим опытом: проектом «Полезные телефоны» мы занимались в Москве без офиса фактически два года (с 2003 по 2005-й). Когда нужно было всем собраться, мы делали это у кого-то на квартире (менеджера, куратора или вообще директора). Когда нужно было получить какие-то документы у куратора, мы приезжали к нему домой и за чашечкой чая встречались, получали все необходимое, общались. На аренду офиса деньги вообще не тратились.

Когда же реально нужен офис? Я считаю, что офис нужен, когда у вас, во-первых, уже большой штат наемных работников, как минимум четыре уже нанятых менеджера продаж. Во-вторых, если вы берете людей на работу официально, т. е. вам необходимо хранить трудовые книжки и другую ценную документацию. В-третьих, когда у вас появились клиенты, которым неудобно проводить переговоры и подписывать договоры на своей территории. Это могут быть такие серьезные клиенты, как, скажем, банки (мне, к примеру, приходилось как-то заключать договор по проекту «Полезные телефоны» в районе Соколиная Гора с «Московским Коммерческим банком»; они потребовали у меня для проверки уставную документацию и прочие бумаги).

Вообще, если клиент проявляет повышенную осторожность и если вы не вызываете доверия по каким-либо причинам, то он может пожелать встретиться именно у вас в офисе. Так или иначе, о большей благонадежности клиента свидетельствует скорее наличие офиса, чем его отсутствие. Поэтому если отсутствие офиса очень сильно мешает заключению сделок, то придется его открыть. Впрочем, вопроса доверия и как его вызвать мы еще коснемся.

Когда можно позволить себе вложиться в офис?

Когда вы заключили как минимум один, два, три договора, когда у вас уже появилась прибыль, т. е. если у вас дело уже пошло и есть основания сделать вывод, что ваши услуги продаются на рынке. Когда вы поймете, что эти услуги востребованы, когда у вас появятся первые деньги, то вам придется вложиться не только в аренду офиса, но и, возможно, в его ремонт, подведение всех необходимых коммуникаций (телефон, Интернет). Понадобится приобрести необходимое для работы – оборудование, офисный инвентарь, столы, стулья, компьютеры, принтеры, телефоны. Возможно, потребуются офисные перегородки, особенно если в небольшом помещении будут работать несколько человек, обзванивая клиентов (чтобы менеджеры не мешали друг другу).

Какой должна быть минимальная площадь офиса?

В любом городе можно найти помещения разных площадей – от 10 квадратных метров и более. Я бы не советовал сразу вкладываться в большой офис – начните с минимально необходимого, хотя бы на первые полгода-год. Ориентируйтесь на то, что у вас в первые месяцы в офисе будет работать не более четырех человек, а в течение полугода штат ваш расширится максимум до десяти сотрудников. При этом имейте в виду, что менеджеры по продажам не будут все одновременно сидеть в офисе на телефоне. Работу можно и нужно организовать так, чтобы половина сотрудников проводила переговоры «в поле».

На весь офис вам поначалу потребуется лишь один принтер, причем сгодится и «бывший в употреблении», который обойдется всего в пару тысяч рублей и вполне будет пригоден для распечатки документов. Что касается компьютеров и мониторов, то их можно также купить на рынке, причем, подчеркну, самые дешевые. Для совершения звонков, распечатки документов и составления отчетности не требуется каких-то суперкомпьютеров: обыкновенный б/у Pentium III и любой, пусть 14-дюймовый, монитор за тысячу рублей. Этого будет достаточно на первое время. В дальнейшем, имея деньги, вы всегда сможете заменить оборудование на самое красивое и самое современное.

Данный текст является ознакомительным фрагментом.