Что должно быть сделано в рамках организации совещания

Что должно быть сделано в рамках организации совещания

Чем тщательнее проведена подготовка, тем выше будет результативность совещания и тем меньше затраты времени на его проведение. Поэтому лучше всего составить план подготовки совещания. Для этого можно использовать следующий список вопросов:

? конечная цель совещания;

? ожидаемый результат;

? прогноз продолжительности совещания и как ее можно сократить;

? дата, время и место совещания;

? кто созывает совещание;

? список участников;

? распределение ролей среди участников;

? какую информацию нужно подготовить и разослать участникам, в том числе описание цели совещания и его повестка;

? какую подготовку должны провести сами участники;

? какое оборудование и/или материалы нужны для проведения (бумага, ручки, доска или флипчарт с фломастерами, проектор для презентаций, вода для участников и т. п.).

Кроме того, необходимо, чтобы до проведения совещания лидер собрал команду подготовки совещания (ведущего, организатора и секретаря) и четко поставил им задачу на проведение совещания.