Вопрос 122 Каковы цели и результаты установления коммуникаций?

Вопрос 122 Каковы цели и результаты установления коммуникаций?

Ответ

Целями установления коммуникаций являются:

1. Организация информационного обмена.

В случае устной коммуникации необходимо преодолеть или учесть барьеры непонимания: фонетический (невнятность речи, темп речи, непонимание языка), семантический (непонимание смысла, использование жаргона), стилистический (несоответствие содержания и стиля, формы изложения).

В случае письменной коммуникации речь идет о налаживании документационного оборота на принципах необходимости и достаточности, обеспечения легитимности информации (юридической силы).

В постоянном обороте находится следующая документация.

• Организационные документы: штатные расписания (перечень должностей и количество занятых на них сотрудников), правила внутреннего распорядка, трудовые договоры, служебные и докладные записки.

• Распорядительные документы: приказы, распоряжения.

• Плановые: производственные, ресурсные, финансовые планы, программы развития, стратегические планы, планы-графики.

• Бухгалтерские: балансовый отчет, отчет о прибылях и убытках, отчет об источниках средств и их использовании, план счетов.

• Отчетно-статистические: отчеты для налоговой службы и централизованного статистического учета.

• Расчетно-денежные: банковские, счета, платежные поручения.

• Финансовые: сметы затрат.

• По материально-техническому снабжению и сбыту: счета-фактуры, накладные, коносаменты.

• По внешней торговле: контракты, соглашения о конфиденциальности.

2. Установление взаимосвязей между людьми в организации.

Эта цель установления коммуникаций не менее важна, чем предыдущая, поскольку способствует правильному пониманию задач организации всеми ее сотрудниками и формированию благоприятного психологического климата. Технологически достигается с помощью как формальных, так и неформальных каналов. Критерий формальных коммуникаций – необходимость и достаточность. Неформальные коммуникации могут быть избыточными и выходить за рамки служебной тематики. Доступ к информации является признаком уважительного отношения организации к работникам и предполагает ответную реакцию в виде добросовестного выполнения обязанностей.

3. Формулирование общих взглядов на внутреннюю среду организации. Эффективные коммуникации способствуют этому процессу. Формируются чувство причастности и, как результат, корпоративная культура организации.

4. Организация совместной работы.

Совместная работа с необходимостью предполагает обмен информацией в той или иной форме. Прежде всего должны быть налажены элементарные процессы коммуникации: кто у кого какую информацию получает и кому какую информацию передает. Затем выстраиваются коммуникации для оценки совместной деятельности и ее результативности и, наконец, коммуникации с целью принятия коллективного решения.

В общем случае результаты коммуникационного процесса выражаются в следующем:

• изменения в знаниях и установках получателя информации. Эти изменения позволяют ему более эффективно (осознанно, активно, квалифицированно) выполнять свои обязанности и относиться к организации в целом и ее философии;