Офис и рабочее место менеджера

Офис и рабочее место менеджера

На имидж менеджера большое внимание оказывает не только он сам, но и его окружение – люди и вещи. Особая роль в профессиональной части имиджа отводится офису и рабочему месту менеджера.

Офис и рабочее место влияют на создание профессионального образа менеджера в глазах партнеров, потребителей, конкурентов. Это может быть впечатление успешного и надежного профессионала, делового и эффективного руководителя. Но офис может позволить увидеть фирму проблемной, а рабочее место покажет менеджера неорганизованным и бестолковым.

Положительный имидж руководителей и фирмы в целом (через предъявление офиса и рабочих мест менеджеров) проявляется в следующих элементах:

– современный офис, добротно обставленный, расположенный в престижном месте, безошибочно демонстрирует успешность фирмы и ее менеджеров;

– офис, безупречно оформленный с точки зрения эстетики и дизайна, производит впечатление высокой культуры, хорошего тона, образованности, утонченности руководства;

– функциональное (удобно организованное) и эстетичное рабочее место, порядок на столе и в бумагах говорят о менеджере как о человеке надежном, пунктуальном, организованном и ответственном.

Подобно тому, как привлекательный внешний вид, правильная речь, умение держаться соответствуют представлениям об образе успешного менеджера, так и правильно оборудованный и хорошо оформленный интерьер рабочего офиса способствует формированию положительного имиджа своего хозяина. Поэтому надо стремиться к тому, чтобы место, где менеджеры принимают клиентов и партнеров, производило наилучшее впечатление. Интерьер и атмосфера офиса должны повышать статус менеджера, а не снижать его.

Уровень офиса – это отражение эффективности фирмы. А состояние рабочего места свидетельствует о деловой культуре и профессионализме менеджера. Примитивный уровень менеджера, неряшливое рабочее место наносят непоправимый урон имиджу менеджера и, следовательно, его профессиональному успеху. Были разработаны ряд рекомендаций, которые позволяют не допустить нанесения ущерба имиджу менеджера ошибками в организации и использовании рабочего места. Ниже рассмотрены основные из них:

1. Воспринимайте свое рабочее место и офис как свой дом, как сферу профессиональной жизни. Продумайте все мелочи с точки зрения хорошего тона и профессионального удобства. Все предметы должны быть подобраны так, чтобы подчеркнуть ваш имидж в смысле индивидуальности и профессионализма. Не желательны на работе вещи случайные, принесенные для того, чтобы избавить дом от надоевших безделушек.

2. Взгляните на свой офис глазами партнера или клиента. Подумайте, как бы вы восприняли его хозяина, приятно ли было бы вам иметь с ним дело.

3. Следите, чтобы в офисе всегда было чисто и приятно. Захламленный стол свидетельствует о беспорядке не только в делах, но и в голове хозяина, т.к. современные офисно-канцелярские принадлежности вполне позволяют организовать работу с документами удобно и эстетично (неряшливость в бумагах говорит о деловой ненадежности партнера).

При оборудовании офиса целесообразно создать три зоны:

– зону работы;

– зону совещаний;

– зону общения.

1. Зона работы.

Оборудуется с учетом параметров рабочего стола, удобной конструкции кресла, правильного освещения площади рабочего стола, рационального расположения компьютера и телефонов, наличия оргтехнического оборудования. Расположение всех предметов должно быть удобным для работы, создавать личный уют и вызывать общее положительное эстетическое восприятие.

2. Зона совещаний.

Оборудуется с учетом потребностей фирмы в совещаниях и переговорах. Необходимо иметь «коллегиальный» стол и удобные стулья к нему, бумагу, ручки, техническую аппаратуру, воду и стаканы и т.д.

Для эстетического украшения «комнаты переговоров» не следует использовать громоздкие предметы искусства – уместны 2-З картины и несколько комнатных растений.

3. Зона общения.

В ней желательно иметь несколько удобных кресел, журнальный и обеденный столы, холодильник, прохладительные напитки, кофе и чай. Зону общения можно использовать для кофе-пауз и в качестве обеденного помещения.

Своим оформлением эта зона (комната) должна располагать к неофициальному дружескому общению. Располагать ее следует в стороне от двух вышеназванных рабочих зон.

При оборудовании офиса следует учитывать интерпретацию мебели и интерьера в невербальном общении. Так, массивное кожаное кресло с высокой спинкой подчеркивает власть и авторитет руководителя. Это же впечатление производит и более высокое (например, за счет длины ножек), чем у стульев для посетителей, расположение кресла хозяина кабинета.

Оформление офиса должно отражать индивидуальность фирмы, культуру и вкусы ее менеджеров. Существуют некоторые рекомендации к оформлению офиса:

– стены офиса лучше окрасить в бежевый, кремовый, теплые тона;

– в офисе уместны картины; не рекомендуются сюжетные полотна (особенно сцены битв, охоты), натюрморты, яркие кричащие абстрактные картины. А вот нейтральные, не отвлекающие на себя слишком много внимания картины очень «оживят» офис;

– украшают офис и комнатные растения и цветы, при условии что они ухожены и пересажены в хорошие кашпо нейтральных цветов. Для них должны быть отведены отдельные места. А вот держать цветы на рабочих столах не рекомендуется.

Для имиджа менеджера важно, как он принимает в офисе посетителей. Существует несколько вариантов встречи и приема посетителей: официальный, полуофициальный и дружеский .

Официальный прием . Менеджер принимает посетителя, сидя за своим столом. Он отвечает на приветствие и приглашает гостя сесть перед своим столом на место для посетителей. Характер и продолжительность общения определяет менеджер.

Полуофициальный прием . При прибытии посетителя встает из-за стола, выходит навстречу, здоровается и приглашает сесть в рабочей зоне. Однако сам не возвращается в свое кресло, а садится напротив. Такой прием предполагает хоть и деловую, но более неформальную форму общения. Менеджер тем самым выказывает уважение посетителю и предлагает общение на равных.

Дружеский прием . Менеджер встречает посетителя в центре кабинета либо заранее выйдя из-за своего рабочего стола. Общение происходит в креслах за журнальным столиком в кабинете либо в зоне общения. Такая форма взаимодействия демонстрирует дружбу и доверие.

В ходе делового общения в офисе имеет определенное значение и то, как менеджер и посетитель располагаются за стандартным прямоугольным столом. Специалисты выделяют четыре варианта расположения собеседников за столом в офисе (см. п. 2.1.4. Рисунок поведения менеджера).