Работа на территории выставки и за ее пределами
Работа на территории выставки и за ее пределами
Важнейшей задачей сотрудников, работающих как на стенде, так и на территории всей выставки, является обеспечение эффективного привлечения на стенд посетителей. Эта задача, как вы уже знаете, возложена на первый и нулевой эшелоны.
Следует отметить, что, как правило, по результатам первого дня или даже нескольких часов возможна корректировка первоначального сценария работы первого эшелона, поэтому при планировании работ и, конечно, во время работы этому направлению уделяется особое внимание. Иногда во время проведения выставки или даже после первого дня приходится радикально изменять сценарий работы всех эшелонов из-за изменения внешних условий и внутренних обстоятельств.
Работа на выставке
Опыт проведения большого числа выставок показал, что фирме целесообразно иметь определенную стратегию и набор тактических приемов во время работы выставки.
На первом этапе вы выбрали оптимальный состав персонала по количеству и с учетом квалификации каждого сотрудника, распределили сотрудников по эшелонам и перед каждым уточнили цели и задачи.
В предыдущей главе для эффективной работы на выставке мы рекомендовали три эшелона: нулевой эшелон (информаторы), первый эшелон (зазывалы), второй эшелон (технари, спецы) и третий эшелон (руководители).
Секрет успеха!
Победа часто достигается не числом, а умением!
Если у вас по каким-то причинам отсутствуют нулевой и первый эшелоны, то необходимо предусмотреть увеличение затрат на рекламу, чтобы посетители тем не менее нашли вас на выставке.
Работа за пределами стенда
Основная задача первого эшелона – с одной стороны, привлечение максимального количества посетителей на стенд, а с другой – оптимизация усилий только для определенного контингента. Если удастся привлечь нужных специалистов (покупателей, потребителей, посредников, инвесторов и т. п.), то значительно будет упрощена и облегчена работа второго и третьего эшелонов.
Как правило, первый эшелон работает на территории выставки за пределами стенда, павильона или даже территории выставки. Количество сотрудников фирмы, сложность и объем работ каждого сотрудника первого эшелона могут изменяться в зависимости от того, насколько оптимально расположен ваш стенд на выставке и какие приемы привлечения используют ваши соседи справа, слева и по диагонали.
Секрет успеха!
Узнайте, где, как, в каких СМИ и какие способы по привлечению посетителей на стенд используют ваши соседи. Повторите или дополните свою рекламу с учетом значимости соседей. Обсудите с ними возможность совместного привлечения посетителей на ваши стенды. Превратите конкуренцию за посетителей в сотрудничество!
Для определения оптимального размещения персонала первого эшелона и его перемещения изучите направления движения посетителей по всей выставке. Затем уточните оптимальное количество персонала первого эшелона, определите зоны обслуживания, места размещения сотрудников и маршруты движения персонала первого эшелона. Возможно, вам придется скорректировать свои действия из-за изменений, происходящих в павильоне и на выставке.
Одной из задач первого эшелона является сбор информации о выставке и ее участниках для изучения специалистами отдела маркетинга.
Информация о фирмах, товарах, оформлении стендов, конкретных действиях конкурентов на выставке может позволить вам уточнить или даже изменить маркетинговую стратегию компании. Обход выставки, ознакомление со стендами, переговоры с экспонентами помогают мотивации и повышению квалификации ваших сотрудников.
Секрет успеха!
Технологи второго эшелона ОАО «Севкабель» в период отдыха изучали технологию фирм-конкурентов. Это позволило улучшить некоторые технологические процессы при изготовлении новой кабельной продукции.
Особое внимание надо уделить печатной продукции устроителей выставки и конкурирующих фирм, которую всегда можно получить на соответствующих стендах. На стендах устроителей обычно имеются:
– каталог выставки;
– данные о предыдущих выставках;
– результаты исследований, проведенных организаторами выставки;
– специализированные выпуски;
– специальные журналы;
– тезисы и рукописи докладов;
– проспекты и рекламные материалы конкурентов;
– брошюры, посвященные особым мероприятиям;
– информация о предстоящих выставках.
На стендах конкурентов:
– рекламные проспекты и буклеты о фирме;
– рекламные материалы о товарах и услугах;
– результаты исследований, проведенных фирмой или сторонними организациями;
– специализированные выпуски;
– специальные журналы;
– тезисы и рукописи докладов;
– брошюры, посвященные особым мероприятиям;
– информация о клиентах фирмы;
– отзывы потребителей продукции.
Работа на стенде
Совершенно очевидно, что главенствующая роль принадлежит второму эшелону. Первый и третий эшелоны у некоторых фирм могут отсутствовать, но второй присутствует на выставках всегда. Однако если работают все три эшелона, то это не умаляет достоинств и значимости каждого из них.
Основной задачей второго эшелона, как отмечалось в предыдущей главе, является работа с посетителями непосредственно на стенде.
Главная задача руководителя стенда – постоянно дирижировать работой персонала на стенде.
Одна из основных задач руководителя – оперативное управление различными видами ресурсов. Например, он должен всегда иметь на стенде количество сотрудников, достаточное для того, чтобы уделить внимание всем посетителям без существенной временной задержки. Желательно, чтобы в определенном конечном интервале времени имелся хотя бы один свободный сотрудник. Рассчитать точное количество сотрудников, которые бы обеспечивали такое соотношение, нереально – хотя бы потому, что процесс прихода и пребывания отдельного посетителя на стенде является случайным.
В какие-то моменты времени поток посетителей возрастает, а затем спадает. Иногда количество клиентов, приходящих на стенд, резко увеличивается и сохраняется довольно долго, поэтому перед руководителем встает задача управления количеством сотрудников на стенде и перераспределения персонала между эшелонами при значительных изменениях числа посетителей.
Секрет успеха!
1. Если количество посетителей возросло незначительно и у вас есть свободные сотрудники третьего эшелона, то подключите их ко второму эшелону.
2. Если количество посетителей возросло значительно и у вас нет свободных сотрудников третьего эшелона, то подключите персонал первого эшелона.
3. Если количество посетителей продолжает возрастать и у вас есть резерв, то срочно привлекайте его.
Своевременная адаптация организационной структуры (регулирование персонала) при изменении потока посетителей позволяет повысить степень удовлетворенности ваших клиентов за счет качественного обслуживания. Данная тактика позволяет повысить эффективность вашего участия в выставке за счет исключения возможных вариантов, связанных с упущенной выгодой.
Сосчитайте изменения количества посетителей в различное время дня, и вы сможете с определенной вероятностью прогнозировать посещение стенда в разные часы в последующие дни. Количество посетителей в выходные и праздники может в несколько раз превысить среднюю величину посещений вашего стенда. Исходя из этого прогнозируйте не только работу персонала, но и количество раздаточного материала.
Предусмотрите штатные или нештатные ситуации, разработайте план работы с учетом того, кто, что, когда и в какой последовательности будет действовать. Помимо обслуживания самого стенда, то есть непосредственной работы, сотрудники могут также заниматься изучением рынка (конкурентов, посредников, поставщиков и т. п.). В этом случае руководитель стенда должен скоординировать такую работу сотрудников второго эшелона с действиями первого эшелона.
Третий эшелон, имеющий полный перечень полномочий для подписания документов, пока могут позволить себе немногие российские фирмы. Это преж де всего связано с тем, что в очень редких случаях, особенно при участии в промышленных выставках, подписываются договоры. Другой причиной является то, что очень дорого стоит время руководителя фирмы или его заместителей для простого пребывания на выставке. Однако ситуацию можно исправить, если администратор стенда согласует с руководителями фирмы возможное время присутствия в какие-то опре деленные дни, часы или конкретное время, которое устроит как клиента, так и руководителя, для проведения переговоров.
Как показывает практика, всегда дополнительно приходится решать новые сиюминутные тактические задачи.
Следует помнить, что хорошо организованный выставочный стенд и хорошо управляемая руководителем выставочная команда гарантируют, что:
– выставочный стенд в любое время дня будет чистым, аккуратным и прибранным;
– рекламная продукция и сувениры всегда будут в наличии;
– почетные гости всегда будут в центре внимания и будут пользоваться уважением;
– теплый прием и угощение гарантируются всем заинтересованным клиентам;
– все технические средства, экспонаты и оборудование стенда всегда будут бесперебойно функционировать;
– план работы на каждый день будет точно выполняться;
– правила работы сотрудников каждого эшелона будут безукоризненно соблюдаться;
– атмосфера на выставочном стенде и за его пределами будет дружелюбной и спокойной;
– руководитель или его заместитель всегда будут точно знать, где в данный момент времени находится любой сотрудник;
– все переговоры с посетителями стенда всегда будут письменно зафиксированы и впоследствии обработаны для дальнейшей результативной деятельности;
– после завершения выставки все статистические материалы, собранные сотрудниками, будут обработаны, проанализированы и по ним будут сделаны определенные выводы и даны рекомендации.
Данный текст является ознакомительным фрагментом.