Обмен информацией на совещаниях

Обмен информацией на совещаниях

Слово совещание вызывает у многих чувство тоски и досады. Некоторые даже считают, что в век компьютеризации в промышленно развитом обществе такая форма делового общения лишена всякой информативности. В адрес совещаний звучит много нареканий.

• Нет нормального предварительного оповещения.

• Не приглашают нужных людей.

• Не начинаются вовремя.

• Нет нормального распорядка.

• И никто его не придерживается.

• Никакого толку от совещаний.

• Обсуждаются одни и те же вопросы.

• Сколько мы тут ни совещайся, решение все равно примут без нас.

• Не сообщили заранее о предмете обсуждения.

• Мои вопросы заняли всего 5 % времени, а все остальное время пришлось просто сидеть.

• И следующее совещание будет не лучше.

При правильном планировании и организации совещания могут стать весьма полезными. Они нужны, чтобы прозвучали разные мнения и взгляды; их задача — коллективное и вдумчивое обсуждение, анализ и решение проблем. Участники также смогут больше узнать о профессиональной подготовке, опыте и стилях друг друга.

В непростом деле организации совещаний придерживайтесь следующих рекомендаций.

Подготовка совещания

• Определите цель совещания,

• Подумайте, кого приглашать и зачем. Если нужно, чтобы прозвучала новая информация, — решите, кто ею обладает. Если нужно принять решение — выясните, у кого достаточные полномочия и авторитет, чтобы его поддержали.

• Оповестите о совещании так, чтобы все знали.

• Напишите повестку для совещания с указанием тем и времени для обсуждения.

• Предварительно распространите копии повестки дня и справочных материалов, чтобы участники могли подготовиться.

• Не проводите совещание больше двух часов. Незачем принуждать людей присутствовать, если не можете заставить их думать о теме обсуждения. Сложные или многочисленные вопросы лучше разделить на несколько заседаний.

Проведение совещания

• Начинайте вовремя, даже если не все присутствуют. Подождете кого-то одного — в следующий раз будете ждать всех!

• Назначьте следящего за регламентом, который при необходимости напомнит, что время обсуждения по вопросу исчерпано.

• Ведите протокол: кто выступал, сколько, на какую тему, какие поступили предложения и приняты решения.

• Ведите учет, как решения собрания воплощаются в жизнь, чтобы оценить эффективность их обсуждения.

• Если для принятия какого-либо решения недостаточно информации или отсутствуют необходимые лица, данный вопрос следует снять с обсуждения.

• Заканчивайте совещание своевременно.

Обеспечьте:

• ведение совещания согласно установленному порядку;

• наблюдение за важностью обсуждаемых тем;

• деловой характер выступлений и обсуждений.