Объединение систем учета и контроля

Объединение систем учета и контроля

Разработайте систему процедур сбора и обработки информации по выполнению работ проекта и полученным результатам. Придерживайтесь такого порядка.

1. Перед началом выполнения каждой существенной задачи проекта уточните с исполнителями ее условия, намеченные цели, перечень работ и сроки выполнения.

В случае разногласий выясните причину и придите к единому мнению. При необходимости внесите изменения в план.

2. Требуйте от исполнителей вести учет:

• дат начала и завершения каждой работы, а также достижения запланированных событий;

• отработанного времени;

• внесенных предложений и поданных заказов на поставку.

3. Периодически или после завершения работ но конкретному заданию исполнители должны предоставить вам или соответствующим лицам из служб учета организации сведения:

• о достигнутых результатах;

• о количестве отработанных в проекте часов;

• о внесенных предложениях и поданных заказах на поставку.

4. Перед завершением задания необходима такая последовательность действий.

• Проведите оценку и приемку результатов выполненных работ.

• Внесите данные по расходам трудовых, материальных и финансовых ресурсов в соответствующие системы учета.

• Составьте отчет о выполненных работах и полученных результатах; сравните с запланированными данными.

• Если есть отклонения, определите причины.

• Разработайте действия по устранению отклонений от плановых показателей или примите решение о необходимости корректировки плана.

• Если требуется изменить план, получите необходимые разрешения.

• Осуществите намеченные действия по устранению отклонений от плана.

• Составьте отчет о достижениях, затруднениях и мерах по их устранению.

5. Перед началом выполнения следующей задачи проекта повторите описанную последовательность действий.

Руководство к действию (директива) — это текущая версия вашего плана проекта, по которому вы ведете работы и с которым сверяете полученные результаты. Как и план, его при необходимости следует корректировать.

Если возникла такая необходимость:

• обсудите ее с основными лицами аудитории проекта и получите разрешение на изменение плана;

• доведите до всех основных лиц аудитории проекта, чем вы будете руководствоваться в дальнейшем;

• сохраните исходную и все последующие версии плана для итоговой оценки результатов проекта.

Изменение плана — это крайняя мера, когда все другие возможности вернуть проект "в колею" исчерпаны.

Контроль за выполнением работ проекта позволяет обнаружить симптомы проблемы, но не ее причину. Однако вы теперь знаете, что эту причину надо искать, а затем думать, как устранить.

Для этого недостаточно отследить лишь процесс соблюдения графика работ или финансовых расходов. Только интегральный анализ всех трех статей учета поможет определить суть скрытых затруднений.

Допустим, один из участников отработал в проекте только половину запланированного времени. Если все его работы выполнены, то причина, наверное, не в нем. Хотя после проверки соответствующих расходов или качества его работы это может выглядеть иначе.