Контроль за соблюдением графика работ

Контроль за соблюдением графика работ

Часто предпочтительнее иметь свою информационную систему, чем пользоваться той, что есть в организации.

Какую информацию собирать

Для контроля за соблюдением графика работ важны:

• даты начала и окончания каждой работы;

• даты достижения заданных событий.

(Смотрите также главы 3 и 4, где подробно описана структурная схема работ и даны определения работы и события.)

Осторожнее с процентами! Обычно выражение прогресса выполнения работы в процентах бывает неконкретным, а то и вовсе некорректным. Как, скажем, понять, что изделие разработано на 30 %? Что конструкторам пришло в голову 30 % идей или они израсходовали бюджет на 30 %? Первым критерием должен быть расход бюджета, а вторым — рабочего времени. Все остальные учитываются только по возможности. Разумеется, существует много достаточно прогнозируемых работ.

Анализ выполнения графика

Оценку соблюдения графика проводите путем сравнения фактических дат начала и завершения работ или достижения определенных событий с запланированными. (Как отразить это на бумаге, представлено в различных формах на рис. 10.3,10.4 и 10.5.)

Так, в представленной на рис. 10.3 таблице сравниваются даты достижения ключевых событий. Она содержит следующие запланированные данные:

• идентификаторы и описания событий;

• имена ответственных лиц;

• предполагаемые даты достижения событий.

Фактические данные:

• фактические даты достижения событий;

• соответствующие комментарии.

На рис. 10.4 изображена сравнительная таблица сроков выполнения работ. Информация здесь та же, только добавлены пункты о датах начала работ.

Рис. 10.3. Сравнительная таблица дат достижения ключевых событий

Работа Ответственное лицо Дата начала / Запланированная Дата начала / Фактическая Дата завершения / Запланированная Дата завершения / Фактическая Комментарии 2.1.1 Разработка анкет Ф. Смит Фев. 4 Фев. 15 Фев. 28 Фев. 28 . 2.2.2 Проведение пилотного опроса Ф. Смит Апр. 20 Апр. 21 Апр. 30 Апр. 25 Критический путь 2.2.1 Печать инструкций Р. Харрис Май 6 Май 6 Май 15 . .

Рис. 10.4. Сравнительная таблица сроков выполнения работ

Работа Ответственное лицо Дата начала / Запланированная Дата начала / Фактическая Дата завершения / Запланированная Дата завершения / Фактическая Комментарии 2.1.1 Разработка анкет Ф. Смит Фев. 14 Фев. 15 Фев. 28 Фев. 28 . 2.2.2 Разработанная анкета утверждена Ф. Смит . . Фев. 28 Фев. 28 . 2.2.1 Проведение пилотного опроса Ф. Смит Апр. 20 Апр. 21 Апр. 30 Апр. 25 Критический путь

Рис. 10.5. Комбинированная сравнительная таблица сроков выполнения работ

Можно скомбинировать в одной таблице и то и другое, как показано на рис 10.5.

Теперь посмотрим, как это выглядит на диаграмме Гантта (см. рис. 10.6). Полосы закрашены пропорционально степени выполнения соответствующих им работ, а закрашенные треугольники обозначают свершившиеся события. Как видно из диаграммы, по состоянию на 30 июля этап разработки внешнего вида завершен, работы по технической разработке отстают, а по проведению испытаний опережают на один месяц.

Такое представление работ и событий весьма наглядно. С первого взгляда видно, что по задаче 2 все промежуточные события достигнуты. Таким образом можно представлять выполнение задачи любого уровня.

Сбор информации о выполнении графика

Разработайте единую форму учета и порядок сбора информации о выполнении работ. Я пользуюсь в основном комбинированной формой, как та, что представлена на рис. 10.5.

Рис. 10.6. Диаграмма Гантта

• Перед началом работ по выполнению определенной задачи я вручаю каждому исполнителю распечатку этой формы.

• Исполнители обязаны отмечать даты начала и окончания работ, а также могут написать комментарии в соответствующую колонку.

• Начиная с конца первого рабочего дня и до завершения поставленной задачи, исполнителям предписано присылать мне копии своих отчетов.

Это дает такие преимущества.

• И им и мне удобно работать с такой компактной формой.

• Своевременное поступление информации повышает вероятность успешного выполнения поставленной задачи.

• Установленная периодичность отчетности позволяет исполнителям работать спокойно, не ожидая внезапных проверок.

• Исполнителям легче соблюдать график, периодически сверяясь с ним.

Основная задача процесса контроля работ — их успешное выполнение, а не сбор информации.

Раздача таких форм отчетности перед началом работ служит также средством проверки того, как исполнители уяснили свои обязанности. Я прошу ознакомиться и высказаться, все ли соответствует их представлениям о предстоящих работах. Если выявляются несоответствия, тут же обсуждаем все вопросы.

При выборе периодичности наблюдений за выполнением работ учтите следующие факторы.

• Находятся ли работы на критическом пути? (Определение критического пути дано в главе 4.) От своевременности выполнения таких работ зависят сроки завершения всего проекта, поэтому они требуют особого внимания и частого контроля.

• Не находятся ли работы на пути, непосредственно примыкающем к критическому? Если они имеют незначительный резерв времени (см. главу 4), им тоже следует уделять повышенное внимание.

• Имеет ли данная задача значительные риски? Если вы опасаетесь неожиданных затруднений при выполнении задачи, то ее тоже нужно контролировать чаще.

• Не возникали ли затруднения, связанные с задачей, раньше? Если эта или подобные задачи уже вызывали проблемы, то здесь тоже требуется повышенный контроль.

Контролировать выполнение работ нужно не реже одного раза в месяц. В противном случае возможно:

• расхолаживание и снижение чувства ответственности у исполнителей;

• перерастание небольших, своевременно не решенных проблем в большие.

Как повысить точность информации о выполнении работ

Чтобы повысить достоверность и точность сведений, поступайте следующим образом.

• Объясняйте исполнителям, для чего вы собираете эти сведения. Осознание назначения порученной работы повышает мотивацию при ее выполнении.

• Знакомьте исполнителей с результатами анализа собранных данных. Когда работник видит результат своего труда, это тоже повышает мотивацию.

• Ставьте в пример тех, кто своевременно и точно отчитывается о проделанной работе. Таким образом вы поощрите этих работников и побудите других поступать так же.

• Четко определяйте события и работы. Чтобы вам было понятно, по каким работам соблюдается график, а по каким наметилось отставание.

• Не собирайте данных больше, чем сможете проанализировать; анализируйте все, что собрали. Собирайте только те сведения, которые будете использовать.

Средства обработки информации сопровождения проекта

Вероятнее всего, вам понадобится собственная информационно-управляющая система проекта. Предпочтете ли вы традиционный способ или примените компьютер, зависит от сложности и масштабов проекта, удобства и личных предпочтений, а также от ваших возможностей.

Неавтоматизированное управление проектом имеет свои недостатки.

• Для больших объемов информации требуется слишком много бумаги и, соответственно, места для ее хранения.

• Ручная обработка данных занимает больше времени и повышает вероятность ошибок.

• Ручная подготовка отчетов более трудоемкая.

Возможно, на компьютерах вашей организации уже установлено нужное вам программное обеспечение (ПО), такое как:

• пакет программ по управлению базами данных, например Microsoft Access;

• электронные таблицы, такие как Microsoft Excel;

• текстовый редактор, например Microsoft Word;

• ПО управления проектами, например Microsoft Project.

Такое ПО предлагают и многие другие производители. Но, по моим наблюдениям, около 80 % организаций, с которыми приходилось сотрудничать, выбрали программные продукты компании Microsoft в качестве основных для своего делопроизводства. Полагаю, вы о них хотя бы слышали, поэтому я и привел их в виде примеров.

(Подробно о достоинствах применения вычислительной техники для управления проектами — в главе 16.)