Проведение собрания

Проведение собрания

Многие хорошие книги по менеджменту подробно рассказывают о собраниях. Если при проведении собраний вы будете руководствоваться правилами делового этикета, вы завоюете похвалы, а работа собрания будет плодотворной.

Согласуйте повестку дня. Независимо от того, насколько неформальна ваша повестка дня, первым ее пунктом должно быть согласование обсуждаемых тем со всеми участниками. Спросите у собравшихся, не нужно ли добавить в повестку дня или удалить из нее какие-то пункты. Согласие с повесткой означает, что все участники будут ее придерживаться. По ходу развития собрания могут производиться корректировки, но участники собрания должны согласовывать любые изменения в повестке дня.

Придерживайтесь темы. Имея четкую повестку дня, вы, будучи председателем собрания, сможете заставить всех придерживаться обсуждаемой темы. Вы сможете сказать: «Мы отклоняемся от темы. Я предлагаю записать этот вопрос на полях. Это хорошая тема для обсуждения и я не хочу, чтобы мы о ней забыли. Но давайте отложим ее обсуждение в сторону на некоторое время и вернемся к ней, если у нас останется время в конце собрания. Если времени не останется, этот вопрос будет занесен в повестку дня на следующей неделе».

Поля — это список вопросов, которые становятся важными, но которые не упомянуты в текущей повестке дня. Цель записи на полях — не забыть об этих вопросах. Вы можете удовлетворить участников собрания, добавив интересующие их темы в список на полях, потому что они знают, что к волнующему их вопросу обязательно вернутся, если в конце собрания останется время, пли же он должен появиться в следующей повестке дня.

Использование полей — это также хороший способ корректировать поведение людей, которые склонны к многоречивости и к доминированию на собраниях со своими личными пунктами повестки дня. Например, вы можете сказать такому говоруну: «Педро, вы не могли бы составить краткое резюме фактов по этому вопросу для нашего следующего собрания? Таким образом мы будем лучше информированы и подготовлены к его обсуждению». Затем запишите тему на полях.

Рассаживание. Не садитесь прямо напротив того, которого вы считаете оппонентом. Подсознательно человек воспринимает это как вызов. Расположитесь сбоку, чтобы представлять для оппонента более нейтральную фигуру.

Не забывайте о цене времени. Когда вы какое-то время находитесь на собрании, проделайте такое упражнение. Подсчитайте количество участников, оцените почасовой заработок каждого из людей и сложите полученные цифры. Если собрание займет два часа, удвойте цену. Прибавьте время на подготовку председательствующего на собрании, получив таким образом примерную стоимость собрания. Осознание того, как много времени и денег тратится на собрании, может ошеломить.

Например, если собрание из десяти участников длится час, и каждый человек зарабатывает примерно $20 в час, это одночасовое собрание обходится организации по меньшей мере в $200. А большая часть собраний обходятся дороже этого.

Действительно ли собрания необходимы? Всегда задавайте себе вопрос:

1. Действительно ли нам нужно собрание?

2. Приглашаю ли я только тех людей, которым необходимо присутствовать на собрании?

3. Могу ли я более эффективно провести собрание?

4. Можно ли решить некоторые из пунктов повестки дня по электронной почте, служебными записками или по телефону, вместо того, чтобы устраивать собрание?