Подготовка документов

Подготовка документов

Как отмечалось в главе 1, необходимо с самого начала выбрать цели участия в выставке и продумать механизмы измерения степени их достижения. Для этого нужно будет организовать сбор статистических данных по:

– посетителям;

– реальным покупателям, – потенциальным покупателям;

– потенциальным потребителям;

– поставщикам товаров, материалов полуфабрикатов, сырья и т. п.;

– дилерам;

– посредникам;

– контрагентам;

– конкурентам.

Заранее, еще до начала выставки необходимо подготовить некоторые документы, которые потребуются либо во время работы на выставке, либо сразу же после ее закрытия. Как правило, минимальный набор должен включать комплект документов для работы непосредственно на выставке и комплект документов для послевыставочной деятельности.

Комплект документов для работы непосредственно на выставке:

– анкеты посетителей;

– отзывы реальных потребителей;

– анкеты потенциальных покупателей;

– анкеты потенциальных поставщиков;

– анкеты потенциальных дилеров;

– заявки-заказы на существующую продукцию;

– заявки-заказы на разрабатываемую продукцию.

Например, для того чтобы превратить контакты с потенциальными и реальными клиентами в заключенные контракты и договоры, необходимо заранее подготовить бланки писем, которые желательно разослать всем посетителям как можно быстрее. В бланках этих писем надо высказать благодарность за проявленный интерес к вашей фирме и ее товарам, а в приложениях предусмотреть прайс-листы, буклеты и другую рекламную продукцию.

Эффективность результатов участия в выставке в значительной степени будет зависеть от вашей активности при работе с клиентами в послевыставочный период. Поэтому прежде всего это должны быть продолжение контактов с посетителями по телефону, переписка по факсу и электронной почте.

Другой комплект документов, который тоже должен быть разработан заранее, – это анкеты для опросов руководителей администраций и представителей СМИ.