2.1. Место прогнозирования и планирования в системе управления организацией

2.1. Место прогнозирования и планирования в системе управления организацией

На начальных стадиях формированиях рыночных отношений в России руководство предприятий не было готово самостоятельно осуществлять прогнозирование и планирование деятельности на краткосрочную и долгосрочную перспективу.

Такое положение определялось отсутствием опыта планирования и общей нестабильностью, непредсказуемостью рыночной конъюнктуры. Первоначально заимствовался опыт зарубежных фирм. Потом постепенно накапливался собственный опыт, и вырабатывался подход к прогнозированию и планированию, особенно на крупных предприятиях. Позитивную роль сыграла и стабилизация экономических отношений в стране. Немаловажным фактором, стимулирующим обращение к практике прогнозирования и планирования, являлась необходимость соответствовать требованиям и уровню зарубежных партнеров по бизнесу.

Стратегическое планирование является более сложным, чем оперативное. Поэтому первоначально российские предприятия стали формировать бизнес-планы, которые к настоящему времени стали обязательным и полноценно освоенным элементом управленческой деятельности на предприятии. В результате проводимой методической работы были сформированы типовые планы, отвечающие мировым стандартам. Они принимались за основу при формировании конкретных бизнес-планов на предприятиях.

По мере приобретения опыта планирования стали более широко практиковаться разработки среднесрочных планов, а позже и долгосрочных (стратегических) планов. Для разработки стратегических планов необходим предварительно составленный прогноз. Таким образом сложилась практика прогнозирования деятельности предприятий.

Пока отсутствуют единые правила и порядок формирования планов и прогнозов, что в определенной мере оправдано большим разнообразием содержания и условий деятельности предприятий.

Исходным моментом в управлении предприятием является определение стратегии его развития, которая должна быть ориентирована на миссию организации. Как указано в книге «Концепция контроллинга»: «Миссия объясняет, какую роль компания хотела бы играть и какие задачи в связи с этим она собирается выполнять. В миссии содержится указание на основную цель существования компании – кто мы? почему мы существуем? кому мы приносим пользу? – из которой выводятся цели последующих уровней. Кроме того, миссия информирует об основополагающих ценностях компании и может быть дополнена базовыми принципами поведения».[31]

Стратегия предприятия понимается как описание целей и путей их достижения, которые разрабатываются в рамках стратегического планирования. Стратегическое планирование определяет исходные предпосылки для оперативного планирования. Эти предпосылки должны систематически выверяться таким инструментом, как стратегический контроль. Стратегическое планирование устанавливает ориентиры для будущей деятельности предприятия, включая продолжение уже сложившихся направлений развития и определение новых ключевых направлений бизнеса. На основе стратегического разрабатываются краткосрочные планы и планы отдельных подразделений предприятия.

Процесс планирования включает ряд последовательных процедур. Первоначально формируются реальные задачи предприятия, устанавливаются соответствующие этим задачам целевые количественные показатели, оцениваются имеющиеся ресурсы, необходимые для реализации плана. Далее подтверждается реальность поставленных задач, происходит уточнение плановых показателей, определяются конкретные методы и способы реализации плана.

Осуществление этих процедур дает наилучший результат при условии использования контроллинга, который уже обрел большую популярность в зарубежных странах и постепенно получает признание в российском бизнесе. Контроллинг представляет собой совокупность видов деятельности по координации управления и обеспечения руководства предприятия информацией для принятия оптимальных решений и достижения целей предприятия.

Контроллинг является профессиональной системой оказания помощи руководству предприятия и характеризуется обращением к будущему. Контроллинг позволяет анализировать, прогнозировать и корректировать деятельность организации по достижению плановых целей с учетом интересов деловых партнеров и конечных потребителей.

Каждое конкретное предприятие является элементом общей хозяйственной системы страны. Поэтому разрабатываемые и реализуемые предприятиями планы в конечном счете определяют состояние экономики страны. Чем более планы предприятий отвечают одновременно интересам предпринимателей и интересам общества в целом, тем более успешными являются бизнес-процессы и экономический рост страны в целом. Индикативное государственное планирование экономики является более реальным, если оно максимально согласуется с целями предприятий, которые воплощены в их стратегических планах.

Коммерческие отношения диктуют предприятию необходимость использования планирования как механизма управления, способствующего выбору эффективных путей его деятельности. По своей сути процесс планирования является фактором, направленным на достижение рыночного равновесия. Внутрихозяйственное планирование имеет ряд принципиально общих черт, независимо от конкретного вида предприятия. Планирование ориентировано на формирование алгоритмов оптимизации деятельности на предстоящие периоды. Это достигается при условии наличия строгого теоретического смысла и математического выражения конкретных целей предприятия.

План предприятия представляет формируемый с учетом прогнозных данных документ, призванный обеспечивать на будущие периоды финансовую устойчивость предприятия и повышение потенциала предприятия за счет обновления технологии, производственных мощностей, продукции.

Содержание плана должно быть ориентировано на соблюдение баланса выделяемых ресурсов. Так, например, необходимы равновесие и сбалансированность таких параметров, как номенклатура обновляемой продукции, смена технологий, инновации, объем инвестиционных затрат. Не должны нарушаться разумные пропорции между собственными средствами и долговыми обязательствами. Таким образом, для успешного выполнения задач предприятия необходимо осуществлять эффективное планирование всех видов его деятельности. Сущность планирования можно определить как создание модели желаемого будущего и определение эффективных путей его достижения.

В системе управления предприятием план является рабочим инструментом для достижения субъектом предпринимательства своих целей. План является не самоцелью, а средством достижения цели. Арсенал средств достижения цели, представленных в плане, может включать экономические, психологические, коммерческие, организационные, кадровые, технологические и иные действия. Эти средства могут меняться, что требует систематического уточнения их в соответствии с изменившимися условиями ведения бизнеса.

Качественный план, особенно стратегический, должен формироваться на основе конъюнктурного прогноза. При разработке прогноза учитываются наряду с факторами внутренней среды предприятия объективные закономерности внешней среды, механизмы рынка, оцениваются коммерческие риски и др.

Структура плана должна в полной мере согласовываться с организационной структурой предприятия. Это позволяет «расписать» план по исполнителям, по срокам исполнения и по источникам ресурсов – материальных, трудовых, финансовых и интеллектуальных. Реальность плана определяется учетом имеющихся ресурсных ограничений, сбалансированностью разделов плана по исполнителям, по времени, по ресурсам, оценкой вероятности коммерческих и иных рисков и др.

План как документ, содержащий комплексную модель будущей деятельности предприятия, должен обладать следующими свойствами:

? он представляет собой числовую модель будущего развития;

? в соответствии с планом предполагается ответственность за осуществление будущего;

? в плане учитываются условия внешней среды хозяйствования, в том числе конъюнктура рынка;

? рассматриваются возможности внутренней среды хозяйствования, в том числе имеющиеся ресурсы;

? план должен быть реальным, т. е. выполнимым;

? он отражает представление о рациональном соотношении внешней и внутренней среды хозяйствования;

? план устанавливает порядок поведения исполнителей при достижении целей предприятия;

? он является мотивированной схемой действий на будущее;

? положения плана являются первопричиной мотивации персонала и оценки его работы;

? в нем предусмотрены резервы на случай форс-мажорных обстоятельств;

? в плане определены меры ответственности для исполнителей;

? в нем отражаются интересы всех структурных подразделений предприятия;

? план является стабильным по времени и одновременно допускает возможности корректировок и адаптации к новым условиям работы.

Процесс планирования является органичной частью управленческой деятельности и служит средством экономического обоснования рационального поведения субъекта хозяйствования при достижении своих целей. Планирование должно основываться на определении приоритетов, средств и методов достижения целей.

Прогноз, на который опирается разрабатываемый план, является многовариантным. В процессе планирования принимаются решения на основе выбора одного из вариантов прогноза. Планирование как инструмент управления создает возможности для:

? достижения результата с меньшими затратами;

? использования будущих преимуществ среды хозяйствования;

? улучшения координации действий исполнителей;

? рационального использования имеющихся ресурсов;

? эффективного контроля действий исполнителей плана и т. д.

Вместе с тем процесс планирования и исполнения плана сопряжен с определенными трудностями, к которым относятся:

? невозможность отразить в плане все многообразие условий хозяйствования;

? ограниченные возможности гибкого и оперативного реагирования на изменения конкретных обстоятельств бизнеса;

? потребность в значительных затратах финансовых средств и рабочего времени на разработку качественного плана;

? невозможность в полной мере предусмотреть роль неопределенности, многомерности и стохастичности среды хозяйствования;

? действие фактора авторитарности руководства предприятия, который может приводить к искажению содержания плана и хода его исполнения;

? субъективизм взглядов исполнителей, который может нарушить соблюдение плановых предписаний.

Внутрифирменное прогнозирование и планирование, являясь органическим элементом системы управления, представляет собой процесс проектирования желаемого будущего и эффективных путей его достижения. Плановые решения должны быть обеспечены совокупностью организационно-технических, экономических, финансовых и социальных условий.