Пресс-конфренция
Пресс-конфренция
Наиболее часто для распространения информации используют такие мероприятия, как пресс-конференции. При всей своей традиционности они по-прежнему высокоэффективны. Одно из многочисленных подтверждений тому – спецакция, проводившаяся компанией Department 56 – производителем коллекционных сувениров в «кантри» стиле – совместно с агентством Carmichael Lynch Spong. в 1996 году. Так в марте того года Department 56 провела у себя в выставочном зале компании в Нью-Йорке встречи с редакторами 15 общенациональных журналов. Общий тираж этих журналов составлял более 20 млн. экземпляров. Встречи с редакторами позволили разместить сообщения в 12 общенациональных журналах, в том числе в Woman’s Day, Country Living, Colonial Homes и Modern Bride.
Для того, чтобы журналисты пришли на пресс-конференцию, она должна быть созвана по действительно важной теме. Корреспонденту нужно иметь серьезный повод бросить какую-то работу и потратить достаточно большое время для пресс-конференции конкретной компании.
Так, весьма существенной причиной посетить мероприятие будет то, что на нем появится глава компании или сотрудник, к которому в иное время очень тяжело обратиться лично. Если же присутствующие на пресс-конференции люди доступны в любое время, то особого смысла идти к ним на специальную встречу журналисты могут и не найти. Тем более, что во многие средства массовой информации ежедневно приходят десятки приглашений на самые различные мероприятия. Есть из чего выбирать.
Таким образом пресс-конференцию должен отличать действительно важный повод. Также существенным будет выбор времени ее проведения. Чтобы журналисты смогли спланировать посещение мероприятия, приглашение им рассылается заранее. В нем указывается точное время начала пресс-конференции. Желательно, чтобы ее дата не совпадала с датой проведения какого-либо другого крупного мероприятия, посещение которого журналисты могут предпочесть.
С точки зрения времени суток, пресс-конференцию лучше проводить в первой половине дня. Тогда корреспонденты газет смогут подготовить информацию в номер следующего дня. Если же материал не успевает в завтрашний номер, то шансы на то, что он выйдет послезавтра, существенно уменьшаются – ведь завтра в редакциях будут более свежие новости.
Лучше не проводить пресс-конференцию в конце недели, выходные дни могут «похоронить» новость. Однако для журналов, по сравнению с газетами подготавливающимся в более медленном технологическом цикле, время проведения пресс-конференции не имеет столь уж большого значения.
Стоит приглашать ограниченное количество журналистов из тематически непересекающихся изданий. В таком случае сотрудников редакций не будут смущать мысли о возможной публикации тех же новостей, что и у конкурентов. Эксклюзивность предпочтительна.
На разные пресс-конференции одной компании лучше приглашать представителей разных же СМИ. В таком случае название фирмы не будет мелькать перед читателями одного издания и перед редактором слишком часто. А за счет публикации в других газетах и журналах увеличится общий охват читателей. Это же можно сказать и о радио, и о телевидении.
В приглашении обозначается главная тема пресс-конференции. Она анонсируется без приведения подробностей. Их журналисты смогут узнать, прибыв по указанному адресу. Он также должен быть точно указан.
Место проведения пресс-конференции должно быть удобным. Удобным как с точки зрения подъезда или подхода (в центре города, рядом со станцией метро и т.д.), так и с точки зрения комфортабельности (просторное, с хорошей акустикой, с подходящим интерьером и т.д.). Достаточно часто пресс-конференции проводятся в специальных пресс-центрах, которые хорошо известны всем журналистам.
Представителей редакций обязательно встречают у входа, регистрируют и провожают к удобному для их работы месту. По ходу пресс-конференции у них интересуются, не нужно ли им в чем-либо помочь. Однако делать все это следует достаточно ненавязчиво.
Задерживать начало пресс-конференции не стоит более чем на пять-десять минут – журналисты не должны раздражаться из-за потери времени. Вместе с тем, нужно дать возможность подойти и подъехать тем из них, которые сами опаздывают.
Даже, если еще нет какого-то важного участника, лучше начать мероприятие вовремя, предоставив слово следующему выступающему по программе мероприятия. Опаздывающий представитель компании может всегда включиться в работу уже по ходу пресс-конференции.
Выступающих лучше подбирать не по должности, а по ораторским способностям. Тот, кто будет говорить достаточно много, должен делать это интересно, четко, логично, так, чтобы журналисты могли качественно воспринимать информацию.
Высшим руководителям, не имеющим ораторских способностей, будет достаточно сказать несколько приветственных фраз и затем передать слово более способным в устной речи. Однако, после своего выступления представителям верхушки компании следует остаться в помещении, чтобы не снизить значимость мероприятия, и чтобы журналисты имели возможность подойти к ним для интервью после окончания официальной части.
В ход пресс-конференции всегда вносит оживление использование технических средств (видеопроекторов, компьютеров и т.д.), показ фотографий, рисунков, моделей и образцов, высказывания неофициальной информации «не для печати».
С этой же целью в конце пресс-конференции может быть фуршет, на котором журналисты свободно пообщаются с интересными им людьми.
Если по книге регистрации видно, что кто-то из журналистов не пришел на пресс-конференцию, следует отослать ему всю информацию в редакцию. Возможно, она все-таки пригодится. Ведь сотрудник редакций мог не прийти по какой-то вполне весомой причине. А присланную информацию он возможно используют для публикации.
Журналисты всегда положительно реагируют на необычное место проведения информационного мероприятия. Поэтому пресс-конференцию можно проводить не только в традиционном месте: в пресс-центре, но и в самых неожиданных местах: в парке, на крыше небоскреба, на подходящей по теме выставке и т.д.
Пресс-конфренции, которым нужна солидность, проводятся в конференц-залах дорогих гостиниц и бизнес-центров. Мероприятия, связанные с искусством или творчеством, могут быть проведены и в обшарпанном подвальчике. Шарм бывает эффективнее роскоши.
Развитие технологий позволяет находить новые формы представления информации журналистам. Так, в 1998-99г.г. фирма Kodak совместно с агентством Ira Thomas Associates (ITA) продвигали на рынок новые сканеры. Чтобы быстро и эффективно проинформировать как можно больше аналитиков, с представителями Kodak была проведена телеконференция. Для этого с помощью компьютерной программы Power Point организовали презентацию, которую затем разместили в Интернет. Такие действия дали возможность аналитикам войти в суть проблемы и сделали телеконференцию в высшей степени интерактивной. Тот же самый прием был использован в 1999г. для индивидуальной конференции с ведущими аналитиками и СМИ.
Все материалы, подарки лучше раздавать журналистам в конце встречи, чтобы им не пришлось таскаться с ними в течение всего мероприятия.
Обычно журналисту вручают так называемый «пресс-кит» (набор, комплект журналиста), в который входит пресс-релиз, описывающий происходящие события, биографии выступающих на пресс-конференции, копии или тезисы выступлений, буклет с информацией об организаторе пресс-конференции, фотографии (или слайды) руководителей компании, ее объектов, товаров, потребителей, фирменные сувениры и т.д.
Чем оригинальнее материалы компании, тем больше к ним внимания журналистов и тем больше шансов на то, что в них найдется что-нибудь для публикации. Например, при уже упоминавшемся продвижении новых сканеров фирмы Kodak журналисты получили весьма любопытные приглашения на пресс-конференцию. Они были отпечатаны на наждачной бумаге. Надпись на этих приглашениях гласила: «Один из немногих типов бумаги, с которым не справится наш новый сканер».
На основе темы наждачной бумаги был разработан информационный набор для прессы, который распространялся на крупной международной торговой выставке в Германии, а также был разослан по почте в американские СМИ. PR-агентство ITA использовало последовавшие отклики, чтобы подготовить медиа-кит для предстоящей крупнейшей выставки в США. В 1999г. ITA распространило аналогичный информационный набор для модели 3590С, сделав упор на цвете.
Главное при проведении пресс-конференций – это, конечно, безусловная важность распространяемой информации. Но, как уже говорилось, на высоком уровне должны быть организованы и такие сопутствующие получению информации аспекты, как место проведения конференции, удобства. Ведь если журналист чем-то будет недоволен по ходу получения информации, его недовольство перенесется и на подготавливаемый к печати материал. В качестве иллюстрации к этим словам можно привести репортаж корреспондента «Известий» Марии Игнатовой «По закону бутерброда»:
«Журналистам продемонстрировали жующих иностранцев.
В последнее время представительство Американской торговой палаты проявило завидную активность – недавно американцы принимали гостей и на Олимпийском проспекте, и в самом центре Москвы – в гостинице «Националь». Первый светский раут был посвящен выступлению главы нефтяной компании «ЮКОС» Михаила Ходорковского. Единственными нежеланными гостями на этой церемонии оказались журналисты.
Отношения к прессе каждый демонстрирует по-своему. Кто-то нарочито пытается дружить, кто-то старается держаться от нее подальше. Американцы, авторы знаменитой Первой поправки к Конституции, выбрали довольно оригинальный способ.
Приглашение для СМИ было разослано накануне. В нем значилось, что представители прессы приглашаются «на встречу за ланчем с Михаилом Ходорковским» в гостинице «Ренессанс». Практика подобных приемов давно используется – она менее официальна, чем пресс-конференция. К тому же довольный и расслабленный ньюсмейкер – лучший источник информации. На этот раз журналистам пообещали создать все условия и зарезервировать «специальные места».
Время для встречи было выбрано очень удачно. 12.30 хорошо подходит и для западного ланча, и для российского обеда. Зал заполнился быстро – облаченные в деловые костюмы члены американской палаты и ее гости вовремя заняли свои места…
В центре помещения с приглушенным освещением был накрыт десяток круглых столов. Освещать это событие пригласили примерно 20 журналистов. Однако оказалось, что близко к Ходорковскому прессу решили не подпускать. Прямо рядом со входом был накрыт длинный белый стол, на котором красовались тарелочки с приборами и два больших белых блюда с бутербродами. У журналистов возникло недоумение, когда они поняли, что оказались позади экрана, на котором г-н Ходорковский собирался демонстрировать слайды.
После того как виновник события занял свое место, гости приступили к еде. Вышколенный официант, подхватив блюдо с бутербродами, начал аккуратно, по одному, раскладывать их на тарелки журналистам. Через пять минут официант, вежливо осведомившись: «Не желаете ли еще?», повторил ту же процедуру. После этого прессу оставили в покое. Тем временем иностранные гости еще в течение получаса продолжали свой ланч, а люди, зажатые в углу за длинным столом, нервно ждали, когда они смогут приступить к тому, зачем их пригласили.
Справившись с десертом, гости поняли, что теперь готовы принять и «духовную» пищу. Тогда г-н Ходорковский прочитал слушателям небольшую лекцию о перспективах нефтегазовых компаний в России и, ответив на вопросы иностранных коллег, быстро поспешил из зала. Журналистам оставалось только гадать, в чем смысл демонстрирования жующих иностранцев и почему организаторам не пришло в голову пригласить прессу попозже. По-видимому, последние посчитали неприличным связывать свободу журналистов ланчем, а наблюдение за процессом должно было подстегнуть их к коварным вопросам. Вот только задать их не было особой возможности».
При проведении пресс-конфернций и других мероприятий важно понимать, что журналисты постоянно посещают мероприятия. Это их обычная повседневная работа. И имея опыт работы на десятках, а то и сотнях пресс-конференций, они волей-неволей сравнивают очередное мероприятие с предыдущими: « А там-то было лучше… А здесь вот как…»
Конечно, не стоит соревноваться в роскоши, в ублажении журналистов. Но продумывать приемлемый уровень комфорта следует обязательно.
Организаторам пресс-конференций возможно будут полезны «10 правил проведения пресс-конфенций» и «10 правил для поведения журналистов на пресс-конференции», опубликованные журналом «Журналист»:
«Десять правил проведения пресс-конференций:
1. Четкое определение темы, цели и соответствующая подготовленность (статистические данные, графики). Содержательность и смысловая насыщенность изложения, исчерпывающая аргументация любой оценки, любого вывода.
2. Раздаточный материал должен быть подготовлен так, будто обо всем предстоящем никто, никогда и ничего не слышал. Чем проще терминология и понятнее суть, тем легче достигнуть рефлексии со стороны журналистов.
3. Продумать «драматургию» хода пресс-конференции: кто что скажет, кто какую роль, какую партию и когда будет играть?
4. В меру доброжелательное приветствие журналистам. Представление участников и оглашение предлагаемого плана конференции.
5. Максимально короткие доклады и короткая демонстрация любого наглядного материала…
6. Логически последовательная аргументация. Избегать противоречий.
7. Запланировать достаточно времени на вопросы журналистов.
8. Продолжительность конференции – максимум 40 минут, после чего обеспечить возможность работы журналистов с отдельными участниками.
9. Не забывать, что журналисты не верят альтруизм. Поэтому не отрицать своих собственных бизнес-интересов, но четко и уверенно презентовать пользу идеи или продукта для третьих лиц. Лучший вариант, когда ясно видна выгода и для репрезентанта, и для широкой общественности одновременно.
10. Быть ровным по отношению ко всем журналистам. У журналистов обостренно чувство несправедливости и собственного достоинства.
Десять правил для журналистов на пресс-конференции:
1. Собрать основную краткую информацию по теме конференции.
2. Вечные вопросы к себе: Почему, с какими намерениями они проводят конференцию? Почему они это сказали? Что умалчивают? В чем меня собираются убедить?
3. Для них я лишь инструмент. Нужно быть начеку, не поддаваться лести.
4. У кого бы потом оперативно справиться по этой теме?
5. Спрашивать, подлавливать, достать.
6. Вскрыть несогласованность фактов, излагаемых докладчиками, неинформированность, найти противоречия в высказываниях.
7. Сравнить нынешнюю фактуру с ранее опубликованной или высказанной.
8. Четко подготовиться к письму: аудиозапись, снимки, документы.
9. Различать видимость и действительность. Не позволить себя ослепить. Быть смелым в вопросах.
10. Остаться независимым».[96]
Данный текст является ознакомительным фрагментом.