6.5. Оперативное управление процессом

6.5. Оперативное управление процессом

6.5.1. Планирование процессов

Оперативное управление осуществляется на всех уровнях иерархии менеджмента компании. Различие состоит только в масштабе управляемой деятельности.

Планированием процессов занимаются их владельцы (руководители структурных подразделений, их заместители, ведущие специалисты), используя при этом:

• фактическую информацию за предыдущие периоды;

• целевые значения показателей процессов;

• выявленные причины отклонений от нормального хода процессов;

• прочую информацию.

Процедура формирования плана по процессу представлена на рис. 6.5.1.

_{Рис. 6.5.1. Формирование плана по процессу}

На шаге 1 руководитель (владелец процесса) получает планы от руководителей нижестоящего уровня (владельцев подпроцессов) и анализирует эти планы. Он рассматривает предлагаемые снизу корректирующие мероприятия, а также действия по совершенствованию процессов (в рамках цикла PDCA)[131].

Формы планов по процессам, состав показателей по процессам и периодичность планирования устанавливаются в соответствующих нормативно-методических документах по процессам. План может содержать следующие разделы:

1. Операционные планы и показатели по процессу

Раздел для представления существующих показателей и планов по операционной деятельности

1.1. Операционные показатели по процессу

Раздел для описания операционных плановых показателей

1.2. Операционные планы по процессу

Раздел для описания операционных планов по процессу

2. Показатели улучшения процесса (цикл PDCA, в том числе показатели из системы BSC[132])

Раздел для описания плановых показателей, установленных в рамках выполнения цикла PDCA и в рамках системы BSC

3. Мероприятия (проекты) по улучшению процессов (цикл PDCA, инициативы в системе BSC)

Раздел для описания мероприятий (проектов), которые выполняются в рамках выполнения цикла PDCA, и для описания инициатив (проектов) в рамках системы BSC

4. Корректирующие мероприятия (для устранения причин отклонений от нормального хода процесса)

Раздел для описания корректирующих мероприятий (проектов), которые необходимо выполнить для устранения причин отклонений от нормального хода процессов

На шаге 2 руководитель определяет приоритетность мероприятий с точки зрения:

• установленных целей компании;

• требований внутренних и внешних потребителей;

• наличия необходимых ресурсов.

После согласования состава мероприятий по подпроцессам и определения требуемых ресурсов руководитель приступает в разработке/корректировке плана по процессу (процессам) своего уровня (шаг 3). Он формирует:

• операционные планы по процессу (процессам);

• планы цикла PDCA и инициативы BSC;

• планы корректирующих мероприятий.

В плане по процессу должны быть указаны как мероприятия (проекты) рассматриваемого уровня управления, так и мероприятия, взятые из планов по подпроцессам (в случае если они требуют существенных ресурсов либо могут значительно повлиять на результативность, эффективность и качество процессов). Разработанный план передается вышестоящему руководителю.

На шаге 4 руководитель вышестоящего уровня рассматривает и согласует план по процессу (процессам).

На шаге 5 руководитель утверждает планы по подпроцессам и доводит их до нижестоящих руководителей (владельцев процессов).

Выше приведены некоторые методические рекомендации по организации оперативного планирования процессов. В конкретной компании допустимы свои порядок планирования и формы документов. Также для планирования процессов могут использоваться различные программные продукты.