4.2.3. Репозиторий и среда моделирования процессов

We use cookies. Read the Privacy and Cookie Policy

4.2.3. Репозиторий и среда моделирования процессов

Представьте, что вам поручили разработать регламент выполнения какого-то процесса компании. Ситуация складывается удачно – у вас стоит MS Visio. Вы создаете новый файл, начинаете рисовать схему процесса, затем сохраняете ее, включаете в регламент, согласуете его с руководителями и т. п. Через два месяца нужно сделать еще один документ по той же процедуре. Кроме вас еще несколько руководителей и специалистов компании время от времени мастерят регламенты процессов. В результате в организации появляется множество схем, описанных в различных форматах и инструментах. Они хаотично хранятся в файлах на компьютерах разных пользователей. Как можно оценить такое положение дел? Неужели так работать удобно? Скорее всего, нет. Сложившуюся ситуацию можно охарактеризовать так:

• процессы моделируют разные сотрудники без всякой координации;

• единого стандарта моделирования процессов нет;

• единого места для хранения схем процессов нет;

• внесение изменений в регламентирующие документы требует ручной работы;

• доступ сотрудников к информации по процессам затруднен;

• информация, формализованная в схемах и описаниях процессов, быстро устаревает.

С ростом количества схем процессов ситуация становится угрожающей. Руководство компании понимает полезность описания, анализа и регламентации процессов, но не готово развивать и поддерживать такую работу, осознавая запутанность существующей практики моделирования и регламентации процессов.

В таких условиях нужен электронный репозиторий бизнес-процессов, ведь нельзя с самой ценной для компании информацией обходиться как с мусором.

А если в вашей компании полный порядок, означает ли это, что:

• создан и используется единый стандарт для описания бизнес-процессов;

• все схемы процессов хранятся в специализированной базе данных;

• выполняется описание процессов в специализированной системе с последующей автоматической генерацией (выгрузкой) регламентирующих документов в MS Word или MS Excel;

• в базе данных в привязке к процессам можно хранить любую нужную информацию (формы документов, показатели, фотографии, документы с техническими характеристиками в формате PDF и т. д.);

• обеспечен легкий и быстрый доступ сотрудников к информации по процессам (например, через внутренний портал)?

Ответы «да» говорят о том, что в компании создан электронный репозиторий бизнес-процессов. Он может быть сформирован с использованием среды моделирования бизнес-процессов.

Итак, репозиторий – это специализированный программный продукт, позволяющий создавать, хранить, актуализировать и использовать любую информацию о бизнес-процессах компании.

Безусловно, репозиторий бизнес-процессов полезен – это база знаний о деятельности компании. Если она будет полной и актуальной, то обеспечит возможность:

• быстро актуализировать модели бизнес-процессов;

• с минимальными трудозатратами формировать регламентирующие документы:

– регламенты выполнения бизнес-процессов;

– регламенты управления бизнес-процессами;

– технологические инструкции;

– положения о подразделениях;

– должностные инструкции сотрудников;

– прочее;

• быстрый и легкий доступ к информации по процессам через интерфейс;

• возможность использовать накопленные знания для автоматизации;

• возможность использовать информацию о процессах для обучения новых сотрудников;

• прочее.

Если у компании несколько филиалов, то в репозитории можно накапливать информацию и обмениваться опытом эффективного выполнения процессов в разных регионах и городах.

Создание электронного репозитория бизнес-процессов – это инвестиция в будущее компании. Почему? Судите сами: внедряя репозиторий, вы:

• выполняете описание, анализ и улучшаете бизнес-процессы организации;

• приучаете руководителей и специалистов мыслить категориями процессов (другими словами, создаете в компании культуру процессного управления);

• делаете систему управления прозрачной;

• получаете возможность со временем избавиться от «незаменимых персонажей» («разгерметизировать» деятельность отделов и сотрудников).

Особенно интересно связать процессы репозитория с процессами, выполняемыми в различных автоматизированных системах. Вы знаете, например, что ваша система поддерживает определенные функции. Но как, в каких бизнес-процессах, когда, кто и с какой эффективностью их выполняет? Модели бизнес-процессов в репозитории могут прояснить ситуацию. Сразу станет понятно, какие функции системы в каких бизнес-процессах применяются.

Репозиторий предоставляет широкий спектр возможностей. Но их использование требует упорной работы по внедрению процессных технологий. Успех зависит от последовательного и твердого желания собственников и топ-менеджмента компании использовать эти технологии.

При выборе среды моделирования, которая позволит создать репозиторий бизнес-процессов организации, важно обратить внимание на следующие ее возможности:

• простота и интуитивная понятность интерфейса;

• легкость моделирования бизнес-процессов;

• хранение информации о деятельности компании в базе данных (например, в СУБД MS SQL Server);

• расширение объектной модели для описания различных атрибутов процессов и т. д.;

• размещение моделей на портале организации;

• работа в многопользовательском режиме.

Пример. Вы описываете процесс обслуживания оборудования. Для ряда операций нужно вывести в регламент текстовое описание, фотографии агрегатов, список используемых расходных материалов и т. д. Это легко сделать, используя возможности среды моделирования. После внесения информации в систему готовый регламент обслуживания оборудования генерируется в виде файла MS Word за считанные минуты.

Теперь предположим, что при выполнении технического обслуживания отмечена возможность более быстрого и технологичного выполнения какой-то операции. Мастер и механик обсуждают эту ситуацию, формализуют знания и заносят информацию в репозиторий процессов. В дальнейшем сотрудники другой смены (других филиалов, новые сотрудники и т. д.) смогут не только ознакомиться с регламентом выполнения процесса, но и посмотреть рекомендации по наиболее эффективному способу выполнения работы. Со временем этот способ можно будет внести в регламент в качестве обязательного.

Описанная ситуация годится для любого бизнес-процесса независимо от объекта деятельности.

Говоря о практическом использовании репозитория, следует отметить, что:

• для поддержания репозитория требуются квалифицированные специалисты;

• работать с репозиторием нужно по определенным, четко установленным правилам.

Качество информации в репозитории зависит от квалификации сотрудников, моделирующих процессы. Кроме того, эту информацию нужно постоянно актуализировать.

Руководство компании должно понимать: можно купить программу для бизнес-моделирования, потратив некоторую сумму, но купить репозиторий нельзя, его нужно создать и поддерживать силами организации. Приведу аналогии: если не делать ремонт, то крыша склада прохудится, а товар испортится. Если не менять изнашивающиеся детали оборудования, то оно встанет. Если не использовать на практике и не актуализировать информацию о бизнес-процессах в репозитории, то он быстро станет ненужным хранилищем мертвого массива данных.

Важно знать основные возможности среды моделирования процессов, которую предполагается использовать для создания репозитория. Современные программные продукты, предназначенные для описания процессов, как правило, хранят информацию в промышленной базе данных (например, в СУБД MS SQL-Server). Эти системы позволяют создавать сложные, иерархические справочники процессов, подразделений и должностей, документов. С системой могут одновременно работать несколько пользователей. Информация о внесенных изменениях сохраняется.

При помощи среды моделирования процессов формируется так называемая объектная модель организации. Она должна постоянно поддерживаться в актуальном состоянии. Ценность модели в том, что она позволяет формировать регламентирующие документы разного типа и другие необходимые отчеты, дающие ответ почти на любой вопрос о деятельности организации. Модель деятельности компании становится прозрачной для руководителей. Сотрудникам доступна информация о процессах (графические схемы, описания входов/выходов, требования к срокам и т. д.).

Потенциал среды моделирования должен быть адекватен поставленным задачам. У более сложных и дорогих систем больше возможностей, но не все они востребованы в организации, в том числе из-за отсутствия подходящих специалистов. Даже в самих компаниях, поставляющих системы моделирования, количество профессионалов, глубоко разбирающихся в функционале системы и умеющих его использовать, весьма ограничено. Найти таких специалистов на рынке непросто. Поэтому мощные функциональные возможности среды моделирования могут оказаться ненужными.

Но и покупка слишком простого или морально устаревшего программного обеспечения для моделирования процессов может привести к снижению эффективности деятельности по описанию и регламентации процессов организации.

В исследовании BPTrends приводится любопытная диаграмма (см. рис. 4.2.2) по свойствам среды моделирования процессов, наиболее важных для пользователей.

На первом месте – «Способность сохранять модели и данные о процессах в репозитории». Речь идет о базе данных, в которой хранится комплексная модель организации. На втором месте упомянута возможность создавать сложные иерархические модели процессов. На третьем – использование стандартной нотации или языка моделирования.

Рис. 4.2.2. Какие три свойства средств моделирования процессов вы считаете самыми важными?

В современных компаниях среда моделирования бизнес-процессов – один из базовых инструментов, обеспечивающих развитие и совершенствование системы управления.

Обратите внимание, что только 10 % опрошенных считают важной способность легко переходить от модели к коду программного обеспечения. Для остальных важнее оказались другие требования. Например, 36 % указали на «Способность создавать простые модели процессов», а 56 % – на «Способность сохранять модели и данные о процессах в репозитории». Эти факты говорят о том, что компаниям, которые используют моделирование процессов для анализа, оптимизации и документирования (регламентации), нужны:

• простая, но стандартная нотация моделирования;

• надежный инструмент, позволяющий создавать сложные, многоуровневые модели процессов и хранить их в репозитории (базе данных).

Данный текст является ознакомительным фрагментом.