Дерево задач

Дерево задач

Главное удобство, предоставляемое «Организатором задач Outlook», – возможность увидеть все задачи компании, или подразделения, или проекта в иерархическом виде, как показано на рисунке ниже.

Проекты разбиваются на задачи и подзадачи, поддерживается пять уровней вложенности. Теоретически можно и больше, но для практических нужд хватает и трех-четырех уровней.

Как и при обычной работе с задачами Outlook, в надстройке существуют различные фильтры, выборки: «Порученные мной», «Порученные мне», «По исполнителям», «По подразделениям» и т. п. Причем в фильтре можно задать не только стандартные параметры задач Outlook («отобрать все задачи, срок исполнения которых лежит в интервале с 1 по 20 августа»), но и специфические, используемые в «Организаторе задач Outlook», – соисполнитель, подразделение, контрольная точка и т. п.

Содержание задачи можно экспортировать в Word, а различные формы отчетов по спискам задач – в Word и Excel. Это дает возможность как подготовить отчет по задачам стандартного корпоративного формата на основе корпоративного бланка, так и проанализировать задачи количественно – например, чтобы связать мотивацию сотрудников с исполнением задач.

Постановщик может задать дублирование «порученных им» задач из общей папки в свою собственную папку задач. Аналогично может сделать исполнитель с «порученными мне» задачами. В личных папках с этими задачами можно делать все описанное в книге «Формула времени: тайм-менеджмент на Outlook»: группировать по категориям, раскрашивать, переносить в календарь и т. п. Таким образом, корпоративное управление задачами в «Организаторе задач Outlook» понятным образом транслируется в личный тайм-менеджмент с помощью обычных функций Outlook. Эта тесная интегрированность с обычной работой в Outlook – главное отличие «Организатора задач» от множества программ-«таск-менеджеров».