Тонкие способы установки "напоминаний"

Тонкие способы установки "напоминаний"

Создавая задачу в Microsoft Outlook, мы видим много различных параметров — срок исполнения, процент готовности и т. д. Многие из этих параметров вам понадобятся сравнительно редко.

Чаще всего при создании задач используют оповещение, "напоминалку". Когда вы задаете срок исполнения задачи, Outlook автоматически "узнает", что в этот день вас нужно оповестить "напоминалкой" в отдельном окошке. По умолчанию оповещение появится в тот же день, на который запланирован срок исполнения задачи, в 9 утра.

Если задача достаточно крупная и сложная — рекомендую установить оповещение на некоторое время раньше срока исполнения задачи. Посмотрите на следующий рисунок (создание задачи "Подготовить отчет"):

Обратите внимание, срок исполнения задачи — к утру четверга, в поле "Срок" (стрелка 1) выставлен четверг. А вот напоминание мы установили на среду. Таким образом, в среду утром Outlook напомнит о необходимости подготовить отчет, и мы сможем начать выполнять эту задачу либо запланировать ее на какое-либо конкретное время в "Календаре".

Не злоупотребляйте оповещениями, используйте их только для задач, действительно привязанных к определенному дню. Иначе каждый час будут появляться все новые и новые звенящие "напоминалки", а рабочий день будет заполнен в основном нажиманием кнопки "Отложить".

Уменьшить количество оповещений помогает простая техника: планирование по реперным точкам. "Репер" (от франц. repere — ориентир) — понятие из артиллерии. Это некоторая заметная точка на местности, например водокачка, высокое дерево, от которой отсчитывается направление при стрельбе. Если есть такой заметный ориентир, жизнь существенно облегчается: не нужно вычислять, какие координаты у вражеского танка, лейтенанту-разведчику достаточно сообщить на батарею по рации, насколько правее/левее или дальше/ближе взять от репера.

При создании оповещений этот подход используется следующим образом. Например, вы создаете задачу "Где-то в начале января созвониться с Ивановым". Вы знаете, что для вас основной день прозвона клиентов, предположим, вторник. Тогда "напоминалку" уместно поставить на первый вторник января. Аналогично, все клиентские дела, намеченные примерно на начало января, вы привязываете к этому первому вторнику. В начале января во вторник утром у вас появится десяток "напоминалок" о клиентских делах. Посмотрев их все, вы сможете точнее спланировать эти дела по расписанию недели (Иванов будет только в четверг, перенесем на четверг; Петрову позвоним прямо сейчас и т. д.). Таким образом, вы разбираете все напоминалки в один день, день реперной точки, а не сталкиваетесь с ними в самые разные моменты в начале января.

Кроме "Дня прозвона клиентов", достаточно часто используемой реперной точкой является "День просмотра долгосрочных задач и мыслей". У автора, например, это последняя суббота месяца. Задача "Во время летнего делового спада внедрить в компании такую-то новую технологию" будет отнесена к последней субботе июня. В последнюю субботу июня, скорее всего, появится пять-десять оповещений о такого рода задачах, и их можно будет запланировать на какое-то более точное время.