3.3. Организация производства услуг и полезная бюрократия

3.3. Организация производства услуг и полезная бюрократия

Одна из задач, решение которых имеет ключевое значение для успешного развития бизнеса – организация производства услуг в Вашей Компании. Суть бизнеса в сфере услуг заключается в том, что Ваши сотрудники выполняют для Клиентов те или иные работы. Таким образом, специалисты, которые могут выполнять эти работы, являются главным производственным ресурсом Компании. Разумеется, далеко не всегда для оказания требуемых услуг достаточно одних усилий специалистов. Часто для проведения работ нужны также оборудование, расходные материалы, инфраструктура, программное обеспечение и т. д. Но без специалистов все это мертво и бесполезно. Следовательно, чтобы предоставлять Клиентам необходимые услуги, следует прежде всего организовать работу соответствующих специалистов. А до этого – привлечь их с рынка труда и обеспечить им должную профессиональную подготовку.

Пока заказов немного, Ваши специалисты могут вполне приемлемо справляться со своей работой. Но когда число заказов растет, количество сбоев в обслуживании Клиентов и срывов обязательств перед ними начинает расти еще быстрее. Вы, конечно, пытаетесь улучшить обслуживание Клиентов, нанимая дополнительных сотрудников. Но это не помогает, потому что проблема в большей степени порождается не столько нехваткой квалифицированных специалистов, сколько никуда не годной организацией их работы. А согласно второму закону социальной термодинамики инвестиции в бардак увеличивают бардак. Подробный рассказ о том, к каким тяжелейшим последствиям приводит беспорядок в производственном отделе Компании, Вы найдете в главе «Священная война коммерсантов и технарей».

Ключевой принцип организации производства услуг гласит: необходимо как можно раньше полностью разделить продажи и производство. Одни сотрудники – коммерсанты – должны заниматься поиском и привлечением Клиентов. А другие – исполнением обязательств перед Клиентами в соответствии с контрактами, которые заключили коммерсанты. Разделение обязанностей ведет к порядку, контролю, повышению интенсивности загрузки сотрудников. К тому же значительно проще привлечь с рынка труда и подготовить более узких специалистов.

Напротив, попытка взвалить на одних и тех же сотрудников несколько в корне различных функций приводит к проблемам, сложностям и бедствиям. Например, во многих полиграфических Компаниях как само собой разумеющееся принято, что менеджеры по продажам лично отслеживают исполнение своих заказов. То есть сначала они должны провести переговоры с Клиентом и договориться о том, что тот заказывает их Компании печать рекламного буклета. Потом они долго и упорно утрясают с Клиентом дизайн и содержание буклета. В процессе они постоянно стоят над душой у дизайнеров и заставляют их работать. Наконец, когда все окончательно согласовано, коммерсант отправляется на производство. И несколько дней контролирует печатников, пока заказ не будет полностью изготовлен.

На встречах со мной руководители таких Компаний жалуются, что у них плохо идут продажи. Что хороших менеджеров по продажам мало. Да и те большую часть времени, вместо того чтобы заниматься переговорами, находятся на производстве. И при этом найти на рынке труда дополнительных специалистов в отдел продаж, которые имели бы необходимый опыт работы, практически нереально. И даже если удается принять на работу нового перспективного сотрудника, на его обучение до достижения им нужной квалификации уйдут годы.

Очевидно, что собственники бизнеса сами создали себе проблемы. Значительно эффективнее было бы разделить обязанности, которые до этого должны были непонятно каким образом выполнять несчастные менеджеры, на два блока работ. Необходимо назначить администраторов производства (по сути – менеджеров проектов ), которые обеспечивали бы сводный контроль за исполнением заказов. Чтобы не возникало эффекта испорченного телефона, администраторы производства должны лично присутствовать вместе с коммерсантами на финальной стадии переговоров с Клиентами, когда обсуждается и конкретизируется заказ. После чего они напрямую контактируют с Клиентом до тех пор, пока заказ не будет исполнен, Клиент не будет удовлетворен и соответствующий оправдательный документ не будет подписан. А коммерсанты в этом случае могут полностью сосредоточиться на продажах. Если же коммерсант хочет проследить, на какой стадии исполнения находится тот или иной привлеченный им заказ, ему достаточно спросить об этом администратора производства. Практика показывает, что два-три администратора производства могут справиться с заказами, которые привлекает целая толпа коммерсантов.

Успешному взаимодействию сотрудников отдела продаж и производственного отдела крайне помогает полезная бюрократия. Многие предприниматели еще с советских времен помнят, что бюрократия – зло. Что это страшный зверь, который заставляет людей тратить кучу времени и сил на никому не нужные бумажки, вместо того чтобы заниматься полезным делом.

А ведь когда-то бюрократия была выдающимся изобретением человеческой цивилизации. Она достигла своего расцвета, когда применялась для управления географически распределенными империями.

Да и в управлении бизнесом разумная бюрократия может приносить весьма ощутимую пользу Владимир Константинович Тарасов при анализе уровней управления предприятием специально выделяет второй – «инструктивный» – уровень. Который, с точки зрения Владимира Тарасова, имеет очевидные преимущества перед первым – «административным» – уровнем.

При классическом личном административном управлении, чтобы воздействовать на сотрудника, управленец должен затратить время и силы. Причем расходовать их нужно каждый раз – при обеспечении каждого следующего воздействия. В то же время при инструктивном воздействии время и силы руководителя в основном расходуются в самом начале – на разработку соответствующего приказа, инструкции или стандартов. В некоторых случаях руководителю придется также разъяснить приказ либо инструкцию. Или обучить сотрудников правильной работе по стандартам. Но в дальнейшем управленческое воздействие обеспечивает сам документ, что изрядно экономит время и силы руководителя. При этом действует принцип: «Живой человек побеждает мертвую инструкцию. Но живая инструкция побеждает живого человека».

Ни один более или менее успешный бизнес не может обойтись без некоторой доли разумной бюрократии. Прежде всего необходимо организовать четкий, регулярный и планомерный учет финансов. Неплохо, если перед созданием предприятия Вы заранее составите его бизнес-план и финансовую схему. Однако я знаю примеры, когда вполне успешные бизнесы создавались без предварительного расчета. Мне и самому доводилось открывать новые Компании или запускать новые направления деятельности без детального бизнес-плана. Однако бизнес, в котором не организован должным образом текущий учет всех финансовых операций, доходов, расходов и платежей по обязательствам, точно не увидит светлого будущего. Так что постановка текущего финансового менеджмента – это вопрос выживания Компании.

Частью ежемесячных финансовых отчетов в рамках оперативного управления финансами предприятия может быть расчет сдельных заработных плат. И этот механизм крайне интересен. Эффективные системы сдельной оплаты труда оказывают неоценимую помощь в управлении бизнесом и в его развитии. Общий принцип построения таких систем состоит в том, что в работе каждого сотрудника и подразделения Компании выделяются ключевые показатели. Их достижение в наибольшей степени определяет реальный вклад, который данные сотрудники или подразделения вносят в успех бизнеса в целом. Важно, чтобы эти показатели можно было контролировать объективно. То есть чтобы они рассчитывались на основании официальных документов, которые сложно подделать. Таким образом, разработка систем сдельной оплаты труда во многих случаях потребует от Вас введения дополнительной бюрократии.

Но и выигрыш от массового использования таких систем оплаты труда может быть колоссальным. Если ключевые показатели не выделены, сотрудники недостаточно четко понимают, на чем они должны сосредотачивать усилия в первую очередь. А руководителям приходится постоянно говорить, что должны делать сотрудники. Нет приказов – нет работы. Если же сотрудник знает, какие результаты должен обеспечить своими действиями он сам и какие результаты ожидаются от его подразделения, он направляет все силы на то, чтобы добиться искомых результатов. В итоге выигрывают все: доходы сотрудников и прибыль Компании растут одновременно. При этом руководители тратят значительно меньше времени и сил на административное управление сотрудниками. В одной из следующих глав данной книги я подробно расскажу о разработке сдельных систем оплаты труда для различных категорий сотрудников. И проиллюстрирую рассказ примерами из практики.

Одним из важнейших моментов, где бюрократия способна принести большую пользу Вашему бизнесу, является эффективное выстраивание взаимодействия различных подразделений Компании. Особенно это касается взаимодействия коммерческого и технического отделов. Когда заказов мало, все вопросы могут неплохо решаться в процессе личного общения. Но когда заказов становится больше, неизбежно возникают задержки и сбои с их выполнением. Ситуация постепенно переходит в состояние полного хаоса. Две недели назад один специалист техотдела клялся и божился, что оборудование для нового Клиента закуплено и что его скоро можно будет подключать. Неделю назад другой специалист сказал, что оборудование поступило и что в течение двух-трех дней бригада монтажников выедет к Клиенту. А сегодня они смотрят на Вас, как два барана на новые ворота. И утверждают, что никакого оборудования так и не пришло. Да и про данного Клиента они впервые слышат.

Данный текст является ознакомительным фрагментом.