Практикум
Практикум
Упражнение на переключение между задачами
Предполагаемый результат. Упражнение поможет вам быстро понять негативное влияние переключения между задачами на эффективность выполняемой вами работы.
Шаги
Шаг первый
1. Возьмите в руку карандаш или ручку и откройте рабочую таблицу: Таблица* представленную ниже.
2. Возьмите в другую руку таймер. Для наилучшего результата попросите засечь время другого человека.
3. Напишите в первой строке таблицы фразу «Многозадачность хуже лжи». Вслед за каждой буквой, написанной в строчке «М», сразу же переключайтесь на вторую строчку «1» и вписывайте в нее соответствующий этой букве порядковый номер. Если вы сделаете все правильно, то получите в первой строчке фразу «Многозадачность хуже лжи», а во второй – числа от 1 до 24. (См. пример в начале книги, в главе «Упражнение»).
4. Приготовились, внимание, начали!
5. Написав последнее число (24), отметьте в конце второй строчки общее время, которое заняло у вас выполнение этого задания.
Шаг второй
1. Вновь приготовьте таймер. Для наилучшего результата попросите другого человека засечь время.
2. Снова напишите фразу «Многозадачность хуже лжи» в третьей строке таблицы, но только сразу от начала до конца. После этого переключитесь на четвертую строку и по порядку впишите в нее числа от 1 до 24. Если вы сделаете все правильно, то получите в третьей строке таблицы фразу «Многозадачность хуже лжи», а в четвертой – числа от 1 до 24. (См. пример в главе «Упражнение»).
3. Приготовились, внимание, начали!
4. Теперь сравните время заполнения второй и четвертой строк. Как правило, у человека уходит примерно в два раза больше времени на выполнение этого упражнения, когда он переключается между задачами (шаг первый), чем когда он концентрируется на одной задаче за один раз (шаг второй).
Таблица*
Рабочая таблица контактов
Предполагаемый результат. Практикуя регулярные встречи с людьми, c которыми часто контактируете, вы значительно снижаете количество пассивных прерываний.
Эта рабочая таблица поможет вам выяснить, кто из вашего круга общения больше всего выиграет от регулярных встреч.
Шаги
1. В колонку «Служебные отношения» рабочей таблицы профессиональных контактов Таблица**, которую вы найдете ниже, впишите имя каждого сотрудника, с которым вы общаетесь регулярно. «Регулярно» означает, что вы общаетесь с ним по производственным вопросам по меньшей мере раз в месяц.
2. В колонку «Комментарии» впишите для этого сотрудника любые комментарии, которые, как вы считаете, могли бы быть полезными для сохранения этих контактов в памяти – к примеру, персональные характеристики, увлечения, обычно обсуждаемые вопросы или занимаемую должность.
3. В первую колонку потребностей под заголовком «Менеджер» впишите для этого сотрудника 3 балла, если ваша работа требует, чтобы он или она были напрямую вам подотчетны. Если же нет, впишите 0.
4. В следующей колонке «Вопросы» оцените этого сотрудника по тому, как часто он или она задает вам вопросы. Впишите 1, 2 или 3, используя следующую шкалу:
0 = никогда;
1 = редко;
2 = иногда;
3 = часто.
5. Заполните оставшиеся колонки, используя ту же шкалу, которую вы использовали для колонки «Менеджер».
– Планирование. Как часто вам приходится сверять расписания?
– Делегирование. Как часто вы делегируете данному сотруднику свои полномочия?
– Координация. Как часто вам двоим приходится координировать усилия по достижению успешных результатов?
– Помощь. Как часто этот сотрудник лично помогает вам в вашей работе?
– Контроль. Как часто вам приходится контролировать этого сотрудника, чтобы убедиться в его или ее успехе?
6. В колонке «Сумма баллов» сложите баллы для этого сотрудника из всех колонок «Потребности» и впишите в нее полученный результат.
7. После того как вы закончите предыдущие шаги для каждого сотрудника из колонки отношений, воспользуйтесь колонкой «Ранг», чтобы присвоить им ранг в соответствии с их суммой баллов. К примеру, если вы перечислите в колонке «Производственные отношения» пятерых служащих и высший балл наберет Джон, присвойте ему номер 1. Если же Вера наберет низший балл, присвойте ей номер 5, а затем проделайте то же самое для всех рангов между ними.
8. Перейдите к рабочей таблице личных контактов.
9. В колонку «Личные отношения» впишите имя каждого человека за пределами вашей профессиональной жизни, с которым вы контактируете регулярно – например, имя вашего мужа или жены, детей, близких друзей, знакомых по церкви или общественной работе.
10. Добавьте в колонку «Комментарии» те или иные полезные записи об этом человеке.
11. В первую колонку потребностей под заголовком «Советник» впишите для этого человека 3 балла, если у вас налажены с ним постоянные отношения, в которых вы являетесь наставником, спутником жизни, лидером или родителем. Если же нет, впишите 0.
12. Повторите шаги с 4 по 7, как описано выше для рабочей таблицы профессиональных контактов.
Таблица**
Рабочая таблица профессиональных контактов
Рабочая таблица личных контактов
Рабочая таблица регулярных встреч
Предполагаемый результат. Вы уже составили рабочие таблицы контактов и стали лучше понимать потребности тех, с кем вместе работаете и проводите время. Рабочая таблица регулярных встреч поможет вам найти отправную точку, чтобы определить, как часто вам нужно встречаться с этими людьми.
В конце заполнения этой рабочей таблицы у вас должен появиться четкий план действий и обязательство регулярно проводить встречи.
Примечание. Со временем вы, вполне вероятно, обнаружите, что расписание ваших регулярных встреч необходимо откорректировать. Так и задумано. Данная рабочая таблица является всего лишь отправной точкой долгого пути.
Шаги
1. Начиная со служебных отношений высшего ранга из рабочей таблицы профессиональных контактов перенесите ранг, сумму баллов и имя каждого сотрудника, с которым вы поддерживаете отношения, в таблицу регулярных встреч Таблица***, представленную ниже.
2. Затем воспользуйтесь колонкой «Частота», чтобы определить, как часто вы планируете встречаться с ними. Вот несколько правил, которые вам не помешает запомнить.
– Преданным личным помощникам необходимо встречаться с вами ежедневно.
– Большинство сотрудников с суммой баллов выше 18, как правило, нуждаются во встречах с вами раз в день.
– Сотрудники с суммой баллов от 14 до 17, как правило, нуждаются во встречах с вами еженедельно.
– Большинство сотрудников с суммой баллов от 6 до 13 больше всего выиграют от встреч с вами несколько раз в месяц, а именно каждые две недели, в первую и третью недели месяца или во вторую и четвертую недели месяца.
– Сотрудники с суммой баллов меньше 6, как правило, нуждаются во встрече с вами всего лишь раз в месяц, а то и вовсе не нуждаются в регулярных встречах.
3. Определите длительность каждой встречи, используя следующие практические рекомендации.
– Чем выше частота встреч, тем короче они должны быть. Другими словами, если вы встречаетесь с кем-то ежедневно, такие встречи не стоит затягивать дольше чем на 15 минут. Если же вы встречаетесь с кем-то ежемесячно, для таких встреч будет достаточно 1 часа.
– Избегайте регулярных встреч длительностью меньше 15 минут, поскольку они имеют свойство вытесняться другими делами или игнорироваться.
– Избегайте регулярных встреч длительностью более 60 минут, поскольку они имеют свойство открывать возможности для пустой траты времени.
4. Подробно обсудите с каждым из этих служащих расписание ваших регулярных встреч.
5. Вместе определите наиболее подходящие для встреч дни и время. Лучше всего планировать ваши регулярные встречи на то время, когда никому из вас точно ничто не будет мешать.
6. Убедитесь, что каждый из вас отметил эти встречи в своем ежедневнике, сделав отметку в соответствующей колонке рабочей таблицы.
7. Повторите все эти шаги для отношений из вашей таблицы личных контактов.
Таблица***
Рабочая таблица регулярных встреч
Рабочая таблица времени
Предполагаемый результат. Данная рабочая таблица поможет понять, как вы использовали все 168 часов, из которых состоит неделя. Узнав правду о том, как вы использовали свое время, вы поймете, стоит ли вам что-то менять и как это лучше всего сделать.
Разобравшись во всех тонкостях использования вашего времени, вы сможете разработать новый план того, как хотите распоряжаться своим временем в будущем.
Шаги
1. Используя рабочую таблицу Таблица****, представленную ниже, сложите все данные из колонки «Занятия», обозначающие то, чем вы занимаетесь в свободное от работы время: «Семейное время», «Хобби», «Тренировки», «Работа по дому» и т. д. Используйте категории, достаточно широкие, чтобы вам не нужно было задействовать больше строчек, чем представлено в таблице.
2. В колонке «Рамки» определите, что представляет собой каждое из занятий. Это необходимо для того, чтобы убедиться: каждое занятие учтено и в учете вашего времени совершенно исключены любые накладки. Например, предположим, в колонке «Занятия» вы посчитали «Семейное время» и «Время с мужем или женой» отдельно. Тогда в колонке «Рамки» следует пояснить разницу между этими двумя занятиями, указав, скажем, что «время наедине со спутником жизни» относится только ко «времени с мужем или женой», тогда как время, проводимое одновременно с вашим спутником жизни и с детьми, должно быть учтено как часть занятия под заголовком «Семейное время».
3. В колонке «Настоящее» оцените, сколько часов в неделю вы обычно проводите за каждым занятием. Округлите эту цифру до ближайшего получаса. Заметьте, «Потерянное время» уже обозначено цифрой 7, потому что, как правило, человек неизбежно теряет примерно один час в день в силу накопления мелких случайных занятий, таких как посещение туалета, поиск места для парковки и т. д. Занимаясь оценкой времени, обратите внимание на особенности вашего расписания на выходные дни. К примеру, если вы в среднем спите каждую ночь по 7 часов, а в пятницу и субботу отводите на сон еще часок, то в результате этого общее число для строчки «Сон» составит 51 час, а не 49.
Примечание. Не старайтесь подогнать свой результат к 168 часам. Просто будьте искренни и постарайтесь указать все, как есть на самом деле. У вас еще будет возможность внести необходимые исправления.
4. Сложите ваши оценки в колонке «Настоящее», а затем вычтите полученное число из 168 (количества часов в неделе). Вполне вероятно, что в конце вы получите число +4 либо -7,5. (Если же ваши оценки точно совпадут с числом 168, можно будет сразу же перейти к шагу 6).
5. Теперь, поскольку в сутках всего 24 часа, вам необходимо вернуть своим оценкам баланс. Откорректируйте их, добавляя или отнимая время от различных занятий, пока в результате у вас не получится число 168. Вот типичные причины ошибок при оценке вашего времени.
– Нечеткое определение занятий в колонке «Рамки» приводит к появлению накладок между двумя или более занятиями.
– Переоценка и недооценка самых затратных блоков времени, таких как «Работа» или «Сон».
– Пропуск какого-нибудь занятия и неспособность оценить количество потраченного на него времени.
– Отсутствие в ваших оценках учета переключения между задачами. Чтобы это исправить, вам необходимо быть более конкретными в определениях из колонки «Рамки».
6. Теперь, когда вы поняли, как используете свое время в настоящем, поищите и подчеркните те строчки, которые вы хотели бы изменить в будущем.
Таблица****
7. Перейдите к колонке «Будущее». Выберите некую дату в будущем (обычно хороший результат дает разрыв примерно в месяц с этого дня). Затем разработайте новый бюджет времени в соответствии с тем, как вы видите использование вашего времени к дате, которую наметили.
8. Еще раз проверьте все числа и убедитесь, что их общая сумма не превышает 168.
9. Приобретите ежедневник с широкими пустыми клеточками, в которые можно было бы вписывать время. Обозначьте, как вы собираетесь тратить свое время, используя маркеры разного цвета для каждого вида занятий.
Данный текст является ознакомительным фрагментом.