Системы

Системы

Хелен подперла рукой подбородок. После долгой паузы она наконец сказала:

– Вы можете мне в этом помочь? Будет лучше, если с ними поговорите вы, а не я.

– Что вы имеете в виду? – спросил Фил.

– Думаю, мне хотелось бы знать, нет ли способа, которым вы могли бы обучить нашу группу, – сказала Хелен.

– Буду рад вам помочь. – Фил потянулся за своим портфелем. – Сейчас, только достану свой ежедневник.

– Правильно. – Хелен указала на доску. – Никогда ни на что не соглашаться без ежедневника под рукой. – Она обвела взглядом комнату, словно что-то искала. – Что, если у меня есть расписание, но я не использую его так хорошо, как должна бы?

Фил усмехнулся.

– В таком случае вы наверняка похожи на большинство людей, с которыми мне обычно приходится встречаться. У большинства людей имеются под рукой превосходные инструменты. Они тратят кучу денег на всевозможные планировщики задач, в том числе электронные, специальные телефоны и последние новинки в сфере технологий. Только мало кто из них действительно знает, как правильно всеми этими предметами пользоваться, а из тех, кто знает, найдется еще меньше тех, кто пользуется ими в необходимом объеме.

Технологии предоставляют именно те инструменты, которые должны бы сделать нас более продуктивными, но мы не очень хорошо их используем, обучаем пользователей их применять или обучаем менеджеров руководить теми, кто их использует.

Джонатан Б. Спира, генеральный директор и главный аналитик компании Basex Research

Фил раскрыл свой ежедневник и вытащил ручку.

– Прежде чем мы запланируем групповое учебное занятие с вашими менеджерами, могу я кое-что порекомендовать?

– Конечно. Пожалуйста.

– На самом деле есть два основных шага, которые должны избавить вашу компанию от зависимости переключения между задачами. Один из них уже пришел вам на ум: мы можем просветить ваших сотрудников по поводу болезней многозадачности. Другой же состоит в том, что мы можем некоторым образом улучшить работу всей компании в целом. Другими словами, вам предстоит внести несколько серьезных изменений в систему работы вашего коммерческого предприятия.

Фил открыл свой блокнот и начал чертить.

Хелен склонила голову набок.

– Под коммерческими системами вы подразумеваете наши рабочие процессы, верно? То, как мы обычно работаем, производим продукцию, общаемся друг с другом и все прочее?

Фил показал Хелен большой палец.

– Вы все верно поняли. А теперь скажите, почему грамотно разработанные системы так важны для вашего бизнеса?

– Ну, – произнесла Хелен задумчиво, – главная причина в том, что без этих коммерческих систем люди работали бы как придется. Все пришло бы в совершеннейший хаос. Мы не могли бы быть последовательными в отношениях со своими клиентами.

– Совершенно верно, – кивнул Фил. – Давайте запомним эту мысль и пойдем дальше. Пожалуй, важнее, чем улучшить коммерческие системы, помочь вам, главе этой компании, привести в порядок свои персональные системы, – он снова начал писать в своем блокноте.

– Персональные системы? – спросила Хелен. – Что вы имеете в виду?

– Ваши персональные системы – это образ ваших действий как работника: как вы обращаетесь с электронной или голосовой почтой, факсами, идеями в вашей голове, организацией вашего рабочего места, расписанием и т. д. А что происходит, если не иметь под рукой четких и надежных персональных систем?

Хелен глубоко вздохнула.

– Происходит. Уже произошло со мной. Мною вертит кто угодно и что угодно. – Немного подумав, она добавила, – То же самое произошло и с моей компанией. Без наличия четких систем я стала совершенно непоследовательной.

Фил дополнил свой рисунок.

Затем он продолжил:

– Когда вчера и сегодня я шел по коридору к вашему кабинету, то видел, как суетятся менеджеры и простые работники. Общая атмосфера стресса и давления была просто осязаемой, – сделав небольшую паузу, Фил добавил, – я увидел компанию, являющуюся четким отражением ее главы.

Хелен вздохнула.

– Как бы мне ни было неприятно это признавать, вы правы. Мы все перепробовали, чтобы хоть как-то изменить эту атмосферу и культуру, сложившуюся на ее основе. Мы поместили в комнате отдыха разные забавные штучки. Мы стали устраивать больше корпоративных вечеринок. – Хелен пожала плечами. – Что я делала не так?

– Все эти меры по-своему хороши, – Фил одобрительно кивнул. – Уверен, что они оказались очень даже действенными. И все же я не вполне уверен в том, что вы поняли мою мысль.

– Что вы имеете в виду? – Хелен взглянула несколько воинственно.

– Ваша компания представляет собой ваше полное отражение. – Фил дал ей минутку на осмысление, а затем начал снова что-то писать в своем блокноте. – Позвольте показать вам это с другой стороны.

Хелен пристально вглядывалась в рисунок целую минуту. Постепенно на ее лице проступило понимание.

– Вы хотите сказать, что мои персональные системы непосредственно влияют на коммерческие? Мой образ действий вредит образу действий компании?

– Правильно. – Фил даже прихлопнул по столу рукой для большего эффекта. – Если мы хотим изменить эту компанию, с чего лучше всего начать?

– С меня? – робко спросила Хелен.

– Вы все верно поняли, – кивнул Фил. – Я начал работу с вами с разговора о многозадачности, поскольку это знакомая всем тема. Многозадачность – это простое дело, с которого начать положительные перемены может кто угодно. Между тем это лишь одна из многих сфер, в которой нам необходимо разработать ваши персональные системы. Другим важным компонентом, к примеру, является ваш способ составлять свое расписание.

Хелен глубоко задумалась над этой идеей.

– И что вы мне посоветуете?

– Прежде чем приступать к обучению ваших сотрудников, давайте сначала закончим работу, которую мы уже начали, – сказал Фил. – Знание о переключении между задачами уже повлияло на вас лично. Это повлияло на вашу семью.

Одевайте меня медленно, потому что я очень спешу.

Наполеон Бонапарт, обращаясь к своему слуге перед крупным сражением

Хелен продолжила его мысль, не медля ни секунды.

– Это повлияет и на мой бизнес. Люди увидят, что я изменила свой образ действий. Я буду беречь свое время и сводить прерывания к минимуму, – заговорила она вслух, словно сама с собой. – Они научатся придерживать большинство своих вопросов до наших встреч. Увидят, что я уже не переключаюсь между задачами так часто, как раньше. Очень хотелось бы верить, что команда наших менеджеров разберется в этих переменах и начнет следовать моему примеру.

– Не волнуйтесь. Со временем начнет, – заверил ее Фил. – Чуть позже мы сможем провести для них тренинг, который поможет изменить их персональные системы.

– Потому что, меняя менеджера, мы неизбежно изменим и всех его подчиненных, не так ли? – вскинулась Хелен. – Разве каждый отдел не является отражением своего руководителя?

Фил одобрительно кивнул.

– Вы снова меня кое-чему научили, Хелен. – Он сделал для себя пометку. После небольшой паузы Фил схватил свой ежедневник. – Готовы ли вы закончить работу, которую мы начали? Готовы ли вы разработать свои персональные системы?

– Да. Я готова, – ответила Хелен.

Фил усмехнулся.

– Так доставайте свой ежедневник. Нам с вами предстоит распланировать наши регулярные встречи.

Данный текст является ознакомительным фрагментом.