4.3.1. Моделирование основных функций управления

Планирование

С помощью функции планирования уточняются цели организации, определенные при разработке стратегии, конкретизируются и доводятся до уровня конкретных мероприятий, задач, заданий, которые ставятся перед подразделениями, организациями и конкретными исполнителями. В планах определяются основные направления усилий по достижению целей, поставленных перед организацией, доведенные до уровня исполнителя. Планирование осуществляется исходя из анализа состояния организации в области производства, финансов, маркетинга, научных и опытно-конструкторских разработок, кадрового обеспечения, обеспеченности основными видами ресурсов и технологиями.

В расчет должны приниматься положение организации, конкуренция и реальный потребительский спрос, постоянные и временные клиенты, экономические условия, отраслевые особенности, социальные факторы, устремления руководства организации и ее коллектива. Это позволяет определять реальные цели, которые организация может перед собой поставить, технологии и ресурсы, которые потребуются для их достижения.

Следующим действием в процессе планирования является конкретизация целей, к достижению которых организация стремится на рассматриваемом отрезке планирования. Стратегические цели могут быть представлены в виде дерева целей, формирование которого является необходимой составляющей программно-целевого планирования. Цели на этапе планирования должны быть четкими, чтобы стать отправной точкой для формирования конкретных плановых заданий и определения их исполнителей.

Завершающим действием в процессе планирования является определение конкретных путей достижения поставленных целей. Оно включает определение основных этапов работ и их технологической последовательности, сроков исполнения, исполнителей всех предусмотренных работ, ресурсное обеспечение всех этапов.

Планирование в организации должно осуществляться непрерывно, т. е. непрерывно должен проводиться анализ состояния организации, периодически должны уточняться цели, которые ставит перед собой организация, корректироваться пути достижения целей.

Необходимость в непрерывном планировании вызывается, во-первых, возможностью достижения некоторых из поставленных ранее целей или выяснением невозможности достижения части целей или промежуточных результатов; во-вторых, неопределенностью будущего, в частности изменениями внешних условий, отклонением хода реализации планов от ожидаемого сценария, возникновением новых задач и потерей актуальности старых и т. д.

Сформированный план является управленческой конструкцией (подробнее см. п. 6.6).

Организация

Для того чтобы объект управления был эффективно управляемым, т. е. чтобы его работа обеспечивала достижение поставленных целей, конкретизированных в виде плана мероприятий и работ, она должна быть эффективно организованной.

Начинается организация работ со структурирования объекта управления и его системы управления: выделения их основных составляющих и определения взаимосвязей между ними.

Структура объекта управления должна обеспечивать выполнение работ, предусмотренных в плане, распределение обязанностей между исполнителями в процессе их выполнения, рациональное использование ресурсов, выделенных для их выполнения.

В основе организации лежат, с одной стороны, делегирование руководством заданий и полномочий по выполнению запланированных работ исполнителями, а с другой – ответственное выполнение полученных заданий и эффективное использование полномочий подчиненными им управленцами.

Организация деятельности объекта управления охватывает формирование организационной структуры, определение зон ответственности, делегирование полномочий, включающее право постановки задач и распоряжения выделенными ресурсами, ответственность за решение поставленных задач.

Модели, технологии, рекомендации для организации работы по достижению поставленных задач и выполнению принятых планов представлены в и. 2.3.

Мотивация

Мотивация является одной из ключевых функций процесса управления. С помощью мотивации обеспечиваются выполнение предусмотренных планом заданий и осуществление полномочий, которые делегированы руководителем подчиненному.

Как показала практика управления, экономические стимулы являются лишь одним из мотивов, определяющих отношение работника к своему труду. На самом деле мотивация должна учитывать сложную совокупность потребностей работника, а мотивировать его можно, обеспечивая в случае хорошей работы удовлетворение совокупности его потребностей.

Для того чтобы работник был согласен выполнить поставленные перед ним задачи, принять делегируемые ему полномочия и проявил заинтересованность в высоком качестве результатов своей работы, необходима значимая для него мотивация.

Рост уровня технологий производства продукции и оказания услуг, современная информационная революция привели к росту уровня интеллектуализации труда. Рост специализации процессов получения результата привел к тому, что возросла степень делегирования полномочий работникам, занятым на самостоятельных участках деятельности, что еще более повысило значение мотивации труда в современной организации.

Стимулирование не ограничивается только уровнем заработной платы. Реальная система льгот, предоставляемых организацией своим работникам, может быть достаточно разнообразной.

Например, английские фирмы своим работникам могут предоставлять такие дополнительные льготы, как:

• бесплатная медицинская страховка;

• оплата парковки для автомобилей;

• бонусы (своего рода премиальные);

• надбавки к пенсии;

• покупка акций предприятия;

• покрытие транспортных расходов;

• бесплатный пропуск на посещение гимнастических залов и спортивных площадок;

• бесплатные обеды;

• право пользования служебным автомобилем и т. д.

Согласно опросу, проведенному лондонской газетой «Таймс», наличие эффективной системы льгот для многих значит не меньше, чем уровень заработной платы.

Повышается значимость такого мотивационного фактора, как уровень доверия работника к работодателю.

Основная задача управления деятельностью персонала состоит в том, чтобы как минимум обеспечить качественное выполнение ими своих должностных обязанностей, а как максимум добиться их заинтересованного творческого подхода к решению задач, стоящих перед организацией.

Если в организации используется мотивация с помощью постановки целей, то руководитель должен помнить, что время от времени целесообразно осуществлять корректировку целей исходя из достигнутых результатов.

Сегодня управленческая функция мотивации относится к числу наиболее важных при организации работы персонала, от нее во многом зависит эффективность функционирования объекта управления. Модели, технологии, рекомендации по реализации мотивации как функции управления представлены в и. 2.2.

Контроль

В процессе выполнения работ в соответствии с принятыми планами могут произойти серьезные изменения внешних или внутренних условий. Например, могут измениться законодательство, конъюнктура рынка, появиться новые технологии, открывающие пути резкого повышения качества выпускаемой продукции, и т. д.

Жизнеспособная организация должна иметь эффективно действующий механизм обратной связи, позволяющий адекватно реагировать на происходящие изменения. Неадекватная или несвоевременная реакция может приводить к большим неоправданным потерям.

Контроль как управленческая функция предполагает прежде всего обеспечение достижения поставленных организацией целей. Контроль в современном понимании этой управленческой функции предусматривает, во-первых, установление стандартов, т. е. четко сформулированных и обозначенных целей, достижение которых запланировано организацией; во-вторых, измерение степени достижения целей и сравнение ее с теми результатами, достижение которых предполагалось. Это позволяет определить возникающие проблемы при реализации планов организации.

Анализ наметившихся отклонений в реализации планов, особенно если эти отклонения значительны, позволяет определить, какие действия необходимы для того, чтобы добиться достижения поставленных организацией целей, выполнения намеченных планов, по возможности избегая потерь. Серьезные отклонения в выполнении планов могут приводить к необходимости их соответствующей корректировки.

Более детально управленческий контроль, включая модели, технологии, рекомендации, будет рассмотрен ниже.

Основные функции управления и принципы их реализации представлены на рис. 4.12.