4.4.1. Модели контроля

При моделировании функции контроля необходимо прежде всего рассмотреть модели предварительного, текущего и заключительного контроля [22].

Модель предварительного контроля характеризует контроль, осуществляющийся до начала работ. На этом этапе контролируются правила, процедуры и линия поведения, чтобы убедиться, что работа развивается в нужном направлении. Основное внимание, как правило, уделяется контролю персонала, материальных и финансовых ресурсов.

Контроль поступающей и исходящей из организации информации, который предшествует последующим стадиям контроля, – самостоятельная управленческая задача, важность которой нельзя недооценивать.

Модель текущего контроля характеризует процесс контроля непосредственно в ходе выполнения работ по реализации принятых решений. Как правило, он осуществляется непосредственным начальником или сотрудником, которому делегированы соответствующие полномочия, и основан на измерении фактических результатов проделанной работы и соотнесении их с установленными стандартами, нормативами, показателями.

При этом основным инструментом является обратная связь, позволяющая своевременно устанавливать наметившиеся отклонения в ходе выполнения работ и принимать необходимые корректирующие решения.

Модель заключительного контроля характеризует контроль, который осуществляется после того, как работа выполнена. Если в процессе заключительного контроля отсутствует возможность непосредственно влиять на ход выполнения работы, то его результаты могут быть учтены при проведении последующих работ.

Еще одна важная особенность заключительного контроля: он играет определяющую роль при реализации функции мотивации. Мотивация осуществляется по результатам контроля. Результаты управленческого контроля учитываются при принятии последующих решений, планировании и организации работ.

При моделировании управленческой функции контроля выделяют объект и субъект контроля, а также контрольную ситуацию [14]. В зависимости от используемой модели процесса управленческого контроля по-разному могут определяться стадии контроля.

В качестве основных рассматривают следующие методы контроля [14]:

• предварительный;

• направляющий;

• фильтрующий;

• последующий.

При направляющем контроле по его результатам могут быть предприняты действия, направленные на обеспечение выполнения плановых заданий, иначе говоря, принятые ранее управленческие решения могут быть скорректированы. Фильтрующий контроль является своеобразным «ситом», не допускающим действий, ведущих к отклонению в выполнении плановых заданий. Задачи и возможности последующего контроля и заключительного, по существу, совпадают.

Рис. 4.13. Модель управленческого контроля

С точки зрения моделирования жизненного цикла контрольной ситуации могут различаться стадии ее начала, развития и окончания.

В качестве стадий процесса управленческого контроля могут определяться:

• установление норм функционирования объекта управления;

• оценка выполнения установленных норм;

• корректировка отклонений от установленных норм и правил.

Дж. Моррисей и другие выделяют следующие четыре стадии управленческого контроля [14]:

• установление стандарта, или начальной точки контроля (для каждой характеристики устанавливаются базисные спецификации);

• собственно процедура измерения;

• контрольные механизмы;

• оценка эффективности контроля.

В последней модели процесса управленческого контроля находится новый элемент – контроль контроля. На рис. 4.13 представлена одна из моделей процесса управленческого контроля.

Отметим, что во всех моделях управленческого контроля определяются нормы функционирования и индикаторы, с помощью которых устанавливается соответствие хода реализации управленческих решений, планов, программ поставленным задачам.

Основными технологиями, используемыми в процессе контроля, являются выработка стандартов и критериев, сопоставление с ними реальных результатов, осуществление корректирующих действий [22].

Стандарты — это конкретные цели, степень достижения которых может быть измерена. Роль стандартов в этом смысле могут исполнять нормы функционирования. Соответствие стандартам в ходе выполнения управленческих решений, планов, программ определяется с помощью индикаторов, функции которых выполняют показатели, нормативы, другие формы оценки хода реализации решений, планов и программ. Для целей, которые должны быть достигнуты, определяются временные рамки их выполнения и критерии, позволяющие оценить степень их достижения при выполнении работ.

Показатели, которые могут не только носить количественный характер, но и измеряться с помощью вербально-числовых шкал, оценок типа «хуже – лучше», позволяют сопоставлять полученные результаты с запланированными.

Технологии управленческого контроля в первую очередь предусматривают осуществление контроля выполнения планов в критических, или ключевых, точках развития управленческой ситуации. При ограниченности ресурсов, в том числе времени, выделяемых для проведения контроля, прежде всего должны контролироваться критические точки выполнения программ и планов, поскольку в них риск невыполнения наиболее значителен, а отклонение от выполнения плановых заданий может иметь наиболее ощутимые последствия. Контроль выполнения остальных плановых заданий осуществляется после того, как проведен контроль в критических точках. Отмечается, что в некоторых системах контроля обилие малозначимых событий и дел может приводить к снижению контроля в критических точках. А это в свою очередь может вызвать значительные потери.

Как уже отмечалось, не любая цель может быть выражена количественно, но, используя аппарат обследований и опросов, экспертных оценок, вербально-числовых шкал [17], можно получить инструментарий, позволяющий пусть в первом приближении, но количественно оценить степень достижения цели, не имеющей четкого количественного выражения.

Заметим также, что для оценки степени достижения такого рода целей могут быть использованы косвенные количественные критерии. Например, для оценки степени удовлетворенности исполнителей работой может служить такой критерий, как процент сотрудников, уволившихся за год из организации.

Отсутствие возможности измерить результат принятого ранее решения и выполненной работы затрудняет реальное осуществление контроля. Измеримость степени достижения цели позволяет определить, выполнены ли установленные стандарты, нормы функционирования, достигнуты ли запланированные значения индикаторов, т. е. реализовать вторую составляющую процесса контроля.

На этой стадии также важно определить норму допустимого отклонения от стандарта, которая устанавливается с учетом масштаба и поэтому часто может выражаться в процентах или долях единицы. На этой стадии принимается решение о целесообразности корректировки принятых ранее решений, а основная задача контроля состоит в том, чтобы выявить действительно важные отклонения, а не мелочи, которые практически не оказывают влияния на достижение поставленных организацией целей.

Естественно, что затраты на осуществление контроля не должны превышать полученного в результате проведения контрольных мероприятий эффекта.

Третья составляющая контроля – принятие необходимых корректирующих решений. Если отклонения результатов выполненной работы незначительны, можно ничего не предпринимать. Если отклонения превышают допустимую норму, то необходимы корректирующие действия.

Однако может случиться, что изменившаяся ситуация принятия управленческого решения потребует пересмотра принятых ранее стандартов и установленных норм. Действительно, если дорога резко изменила направление, то сохранение направления движения может оказаться для водителя чреватым большими неприятностями.

В табл. 4.1 приведены основные технологические этапы управленческого контроля и указана необходимость их выполнения в случае использования того или иного метода контроля.

При установлении системы контроля целесообразно придерживаться таких принципов, как:

• осмысленность и однозначное восприятие стандартов сотрудниками;

• обратная связь в общении с сотрудниками;

• отсутствие чрезмерного контроля;

• установление жестких, но достижимых стандартов;

• вознаграждение за соблюдение установленных стандартов и норм.

Таблица 4.1

Этапы технологического контроля

Контроль должен быть своевременным и гибким, ориентированным на решение поставленных организацией задач и соответствующим им.

Непрерывность контроля может быть обеспечена специально разработанной системой мониторинга хода реализации работ и принятых решений.

Для более эффективного осуществления контроля выполнения достаточно большого числа работ и принятых решений целесообразно использовать сетевые графики, ленточные графики, диаграммы Ганта, матричные расписания и т. д. [45].

Рекомендации

Управленческий контроль начинается с постановки целей, стоящих перед объектом управления, и задач, стоящих перед субъектом контроля, т. е. перед тем, кто контроль осуществляет. Когда от этапа разработки стратегии или принятия управленческого решения переходят к формированию плана их реализации, результат управленческих воздействий должен быть представлен в измеряемых величинах. На этом этапе процесса управления осуществляется переход от траекторных целей к точечным.

При необходимости цели могут разбиваться на подцели, для которых устанавливаются нормы функционирования, позволяющие контролировать ход реализации управленческого решения. В результате проведенных обследований установлено, что свыше 25 % в деятельности руководителей высшего, среднего и низшего управленческих звеньев в США занимает управленческий контроль [14].

В заключение отметим, что эффективное функционирование системы контроля при управлении современной организацией невозможно без использования современной вычислительной техники и современных систем поддержки и сопровождения процесса выработки и принятия управленческих решений.