6.2.2. Технологии целеполагания

Укажем основные технологии, используемые при целеполагании.

1. Определение приоритетов.

Поскольку реальное управление происходит в условиях ограниченных возможностей, одним из главных умений управленца является умение выделить наиболее важные – приоритетные – проблемы, требующие первоочередного решения. Приоритеты развития объекта управления определяют стратегические цели. При тактическом или оперативном управлении приоритеты определяются исходя из необходимости достижения стратегических целей, сложившейся управленческой ситуации, проблем, которые необходимо решить, и открывающихся возможностей.

Приоритеты позволяют выявить основные направления деятельности и стоящие перед объектом управления задачи, которые субъект управления считает наиболее важными и стремится реализовать в первую очередь.

При наличии нескольких целей они могут быть проранжированы субъектом управления по приоритетности, т. е. на первое место может быть поставлена наиболее важная цель, на второе место – следующая за ней по важности и т. д. Определение приоритетности целей зависит от системы ценностей и ценностных установок, которых придерживается управленец.

Определению приоритетов, на основании которых устанавливаются цели, могут предшествовать формирование перечня наиболее важных направлений деятельности объекта управления и их сравнительная оценка. В сложных случаях для этого могут привлекаться эксперты, обладающие необходимыми профессиональными знаниями и опытом.

Приоритетные направления деятельности организации непосредственно учитываются при определении приоритетности целей, к достижению которых стремится субъект управления.

2. Формирование деревьев целей.

Достижение поставленной генеральной цели может потребовать достижения ряда целей более низких иерархических уровней. При этом для достижения целей более высокого иерархического уровня может потребоваться обязательная реализация ряда целей более низкого иерархического уровня. В свою очередь, для выполнения целей более низкого иерархического уровня может потребоваться выполнение ряда целей более низкого по отношению к ним иерархического уровня.

Рис. 6.7. Дерево целей

Если, например, генеральной целью (целью 0-го уровня) считать цель «обеспечение производства конкурентоспособной продукции», то целями 1-го уровня могут быть «реструктуризация производства», «введение в действие новой технологической линии», «повышение квалификации специалистов», «изменение системы материального стимулирования работников».

Для достижения целей 1-го уровня может потребоваться достижение целей 2-го уровня и т. д. Иерархически упорядоченные цели образуют дерево целей, которое представлено нарис. 6.7.

Процесс формирования дерева целей может быть организован «сверху вниз», как это обсуждалось выше, а может идти в противоположном направлении: от целей менее высокого иерархического уровня к целям более высокого иерархического уровня – «снизу вверх». Но затем целесообразно пройти путь «сверху вниз», исключая цели более низкого иерархического уровня, не являющиеся необходимыми для достижения целей более высокого иерархического уровня, а возможно, и добавляя новые, без которых цели более высокого иерархического уровня не могут быть достигнуты.

Отметим, что далеко не всегда удается выделить единственную цель 0-го уровня (генеральную цель). Так, например, при разработке целевой программы тракторного завода было выделено четыре цели 0-го уровня, которым соответствовали четыре целевые программы: «Ритмичность», «Качество», «Рентабельность» и «Социальная» [8J.

Сегодня программно-целевой подход, в основе которого лежит использование деревьев целей, – один из основных методов стратегического планирования. Использование деревьев целей можно найти в методах ПАТТЕРН, Поспелова, прогнозного графа Глушкова и др. [12, 13].

Одному иерархическому уровню дерева целей начиная с 1-го (следующего за 0-м), как правило, принадлежат несколько целей. В процессе формирования дерева целей должны:

• рассматриваться различные альтернативные варианты целей;

• исключаться маловажные цели;

• исключаться цели с относительно низкой эффективностью;

• исключаться цели, достижение которых не обеспечено ресурсами или технологиями.

Но если дерево целей построено, оно оказывается эффективнее набора мероприятий, построенного традиционными методами.

3. Оценка и измерение достижения цели.

Для осуществления эффективного управления недостаточно лишь сформулировать цели. Необходимы своевременная оценка степени их достижения, а также учет произошедших изменений, чтобы в случае необходимости поставленные цели могли быть своевременно скорректированы. Это обеспечивает выполнение требования измеримости целей, а значит, наличия оценочной системы, позволяющей оценивать степень их достижения.

Поскольку цель – это положение объекта управления, к достижению которого стремится организация, то, для того чтобы иметь возможность реального управления, необходимо уметь измерять степень достижения цели. Это необходимо по многим причинам, в частности имея возможность оценить степень достижения цели, можно проконтролировать и своевременно скорректировать управленческие воздействия.

Оценить степень достижения цели можно лишь с помощью соответствующего критерия. Критерий, с одной стороны, должен адекватно отражать степень достижения цели, а с другой – быть измеримым.

В частности, это могут быть количественный показатель, характеризующий экономическую эффективность деятельности организации, критерий, позволяющий использовать качественную (неколичественную) оценку состояния объекта, информация, позволяющая проранжировать состояния объекта по предпочтительности.

В то же время этот критерий должен позволять оценивать именно степень достижения цели, к которой стремится организация. Так, например, если целью является сокращение числа автомобильных катастроф за счет введения ремней безопасности, то критерий «количество разбитых автомобилей в год» не будет адекватно отражать степень достижения этой цели, поскольку трудно разграничить воздействие этого фактора от других, также влияющих на число дорожно-транспортных происшествий.

Если целью является сокращение срока окупаемости проекта по сравнению с принятым в бизнес-плане, то критерием служит оценка того, насколько раньше намеченного срока удалось ввести объект в действие. Если цель банка – привлечение новых вкладчиков, то критерием может служить число вновь привлеченных за истекший квартал вкладчиков и т. д.

Многие критерии, которые используются для оценки степени достижения цели, носят объективный характер. Для их измерения существует общепринятая шкала, а уровень значения определяется однозначно.

Однако в ряде случаев удается воспользоваться лишь субъективными критериями, которые отражают систему ценностей управленца. Например, если бизнесмен ставит перед собой цель – увеличить прибыль, то для одного существенное увеличение прибыли это 100 тыс. долл., а для другого – 100 млн долл.

Оценить степень достижения цели «повысить престиж организации» можно с помощью введения специально разработанной шкалы, которая будет соответствовать системе ценностей управленца и иметь вербально-числовой характер. Соответствующая шкала может, например, содержать такие градации, как «крайне низкий престиж» или «всемирная известность продукции» и т. д., за которыми стоят количественные значения градаций.

Таким образом, чтобы сформированная система целей была измеримой, необходим набор критериев, а для каждого критерия – соответствующая ему шкала, что позволит определить степень достижения каждой цели. Только при наличии такой системы критериев и шкал, а также при наличии коэффициентов, позволяющих оценить сравнительную важность различных целей, а значит и соответствующих им критериев, можно эффективно осуществлять процесс управления.

Если деятельность объекта управления достаточно сложна и разнообразна, а цели, к достижению которых он стремится, представлены в виде дерева целей, то в виде дерева могут быть представлены и критерии, с помощью которых оценивается степень достижения целей. Такое представление системы критериев позволяет эффективно отслеживать ход реализации поставленных целей.

Формирование дерева критериев целесообразно осуществлять параллельно с формированием дерева целей. Одновременный процесс формирования деревьев целей и деревьев критериев способствует более точному определению целей. Дополнительную информацию при формировании дерева целей дает определение способа оценки степени их достижения. Структура дерева критериев аналогична структуре дерева целей.

После того как сформированы цели и критерии, позволяющие оценить степень их достижения, необходимо определить задачи, решение которых позволит реализовать поставленные цели. Задачи в виде конкретных заданий ставятся перед непосредственными исполнителями. При этом задание должно быть ясно и четко сформулировано, чтобы у исполнителя, с одной стороны, была полная ясность относительно того, как задание должно выполняться, а с другой – чтобы была возможность контролировать ход и результаты его выполнения.

Пример точечных целей, поставленных фирмой Sun Banks по удовлетворению потребностей своих сотрудников, приводится в работе [7]. Подцелями этой цели являются «повысить удовлетворенность своих сотрудников на 10 % в год», «увеличить продвижение по службе на 15 % в год», «снизить текучесть кадров на 10 % в год».

Следует отметить, что степень достижения сформулированных выше целей действительно можно измерить, если будет указано, как измерить степень удовлетворенности сотрудников или степень продвижения сотрудников по службе.

Какие именно факторы при этом учитываются и какие шкалы используются? Ясно, что при оценке степени удовлетворенности сотрудников трудно указать количественную шкалу в чистом виде, по которой степень удовлетворенности сотрудников может учитываться. Скорее всего, это должна быть вербально-числовая шкала типа шкалы Харрингтона, которая включает и содержательное описание градаций шкалы, и их численные значения.

Такая шкала должна быть специально предназначена для измерения степени достижения именно той конкретной цели, которая поставлена. В нашем примере такой целью является «повысить удовлетворенность сотрудников фирмы на 10 % в год». Все это позволит действительно измерить степень достижения подцелей цели «удовлетворить потребности своих сотрудников». Однако этого еще недостаточно для измерения степени достижения самой цели «удовлетворить потребности своих сотрудников», поскольку сравнительная весомость подцелей не определена.

Для того чтобы измерить степень достижения этой цели, необходимо определить сравнительную весомость подцелей, характеризующую их сравнительный вклад в достижение этой цели. Например, исходя из собственной системы предпочтений управленец может считать, что подцель «снизить текучесть кадров на 10 % в год» в полтора раза важнее, чем подцель «повысить удовлетворенность своих сотрудников на 10 % в год», и в два раза важнее, чем подцель «увеличить продвижение по службе на 15 % в год». Процесс получения таких сравнительных оценок был рассмотрен в п. 5.3.

Сравнительная важность подцелей может оцениваться также с помощью качественных (неколичественных) оценок. Например, подцель «снизить текучесть кадров на 10 % в год» может считаться намного более важной, чем подцель «повысить удовлетворенность своих сотрудников на 10 % в год», и ненамного более важной, чем подцель «увеличить продвижение по службе на 15 % в год».

Такого рода оценки при использовании современных технологий экспертного оценивания могут служить основанием для оценки степени достижения фирмой цели «удовлетворить потребности своих сотрудников».

Цели, которые ставятся субъектом управления, охватывают, как правило, основные аспекты деятельности объекта управления. Так, в их число могут входить цели, характеризующие желательное положение организации в области:

• экономических показателей (доход, прибыль, рентабельность);

• маркетинга (объемы продаж, доля рынка, уровень конкуренции);

• производства (ассортимент и объемы производимой продукции, развитие производственных мощностей и технологий, производительность, качество продукции);

• финансов (структура капитала, активы, выпуск акций, выплаты дивидендов);

• совершенствования продукции (всего изделия, отдельного модуля, отдельных характеристик, дизайна);

• организационных структур (дивизиональная структура, новый филиал, финансово-промышленная группа);

• кадров (профессиональный уровень, текучесть кадров, процент невыхода на работу);

• социальных условий (медицинское обслуживание, условия труда, условия отдыха).

Для их оценки должны использоваться соответствующие оценочные системы.

Высказанная относительно требования измеримости целей точка зрения находит подтверждение в работе [16]. Авторы считают, что словесная (вербальная) характеристика цели является только первой стадией ее выражения.

Рекомендации

Стратегические, тактические или оперативные цели, которые ставит субъект управления, должны удовлетворять определенным требованиям (см., напр., [5, 23]). Укажем некоторые из них.

Комплексность. Видение положения объекта управления, к достижению которого стремится субъект управления, должно охватывать все аспекты управленческой ситуации.

В противном случае деятельность организации может носить односторонний характер. Так, добиваясь успеха в обеспечении высокого качества производимой продукции, можно упустить из виду социальные факторы, что отрицательно скажется на кадровом составе предприятия, а впоследствии и на качестве производимой продукции.

Согласованность. Цели организации не должны противоречить друг другу. Если имеются конкурирующие цели, то должна быть определена оптимальная последовательность их реализации. Например, конкурирующими целями являются стремление обеспечить максимальный объем производства и намерение минимизировать затраты. Если среди целей, поставленных субъектом управления, встречаются противоречащие друг другу, то должно быть найдено эффективное компромиссное решение.

В качестве такого компромиссного решения в приведенном примере может выступать цель «максимизировать объем производства при заданном уровне затрат» или «минимизировать затраты при заданном уровне производства».

Достижимость. Положение объекта управления, к достижению которого стремится субъект управления, должно быть реально достижимым при сложившейся управленческой ситуации и существующих тенденциях ее изменения. Нереальная цель обрекает деятельность объекта управления на неудачу.

Конкретность. Цель, поставленная субъектом управления, должна быть не расплывчатой, а предполагать для своей реализации четкие управленческие воздействия. За сформулированной целью должна просматриваться последовательность конкретных мероприятий, обеспечивающих ее достижение.

Приемлемость. Поставленные субъектом управления цели должны быть приемлемы как для тех, кто определяет деятельность объекта управления, так и для тех, кому предстоит обеспечивать их достижение. Поставленные цели должны быть приемлемыми и для собственников, и для работников, и для потребителей продукции или услуг, предоставляемых объектом управления.

Гибкость. Сформированная субъектом управления цель должна оставлять возможность ее корректировки в случае изменения внешних или внутренних условий, при которых предполагалось ее достижение. Адекватное реагирование на изменяющиеся условия функционирования объекта управления является необходимой составляющей эффективной деятельности управленца.

Измеримость. Поскольку процесс управления может быть представлен как последовательность поставленных и достигнутых, не достигнутых или достигнутых частично целей, обязательной его составляющей является оценка степени достижения цели. Только оценив степень достижения поставленной цели, управленец может принимать последующие управленческие решения. Если согласно оценке поставленная цель не достигнута или достигнута не в полной мере, изменились условия функционирования объекта управления, то она может быть скорректирована или изменена.

В связи с этим поставленная управленцем цель должна быть сформулирована таким образом, чтобы можно было измерить степень ее достижения. Разработанные и используемые сегодня в управлении технологии экспертного оценивания позволяют производить измерение степени достижения целей как в количественных, так и в качественных (неколичественных) шкалах.

Определенность во времени. Это требование, предъявляемое при формировании целей, можно считать частным случаем требования их измеримости. Но время среди показателей, характеризующих процесс достижения цели, занимает особое место, поскольку степень «привязки» ко времени управленческих воздействий при организации перехода от текущего положения объекта управления к желательному характеризует качество постановки целей и планов по их достижению. Именно временной фактор в первую очередь используется при организации контроля выполнения принятых для достижения поставленных целей управленческих решений.

Пять из перечисленных выше требований к постановке целей образуют так называемый SMART— принцип формирования целей:

1) конкретность (Specific)]

2) измеримость (Measurable);

3) согласованность (Agreeable, Accordant)

4) достижимость (Realistic);

5) определенность во времени (Time bounded).

Ограничиваться лишь словесным описанием при формулировании цели недостаточно. Деревья целей, состоящие только «из слов», приносят скорее вред, чем пользу. Не больше пользы от деревьев целей, состоящих из иерархически упорядоченных квадратиков, внутри которых помещены лишь словесные описания. Так, одну и ту же цель «ритмичность производства» можно понимать по-разному. Одна из причин того, что цели не выражаются в количественной форме, – трудность количественного выражения целей.

При построении дерева целей считается нецелесообразным переходить к целям более низкого иерархического уровня, до тех пор пока:

• не сделано не только словесное, но и количественное описание цели;

• цель не развернута во времени;

• для всех целей не определены коэффициенты их относительной важности.

Одним из основных умений современного управленца является умение рационально распределить имеющиеся в распоряжении организации ресурсы и воспользоваться ими. Проблема рационального распределения ресурсов – одна из основных проблем планирования ее деятельности.

Анализ, проведенный при постановке целей с учетом необходимых технологий и ресурсов, а также возможных трудностей, позволяет отбросить заведомо неконкурентоспособные пути решения задач или заданий и поставить действительно важные и достижимые цели, определяя приоритетность и последовательность их достижения.

Данный текст является ознакомительным фрагментом.