Анализ функций менеджера

Каждому из вас, скорее всего, приходилось составлять или изучать перечень обязанностей того или иного должностного лица. Обычно он включает в себя функции, которые регулярно выполняет работник.

Если это уборщица, то в перечне обязанностей будет перечислено, что она должна мыть, убирать, чистить с указанием частоты этих действий и других характеристик. При этом кто-то должен заранее позаботиться о покупке достаточного количества фильтров для пылесоса, или подобрать более щадящее моющее средство для дорогих поверхностей, или изменить график работы в праздничные дни. Все эти функции не входят в ежедневную деятельность, но от этого они не перестают быть обязанностями уборщицы.

В жизни же получается, что и о моющем средстве, и о фильтрах, и о миллионе других вещей приходится думать руководителям. Потому что позиция уборщицы может быть в диапазоне от «ой, я не знала, что это нужно сделать» до «а почему вообще я должна это делать?».

Аналогичные ситуации часто возникают и в отношениях с менеджерами по продажам.

Л. Рон Хаббард, внесший огромный вклад в науку менеджмента, предложил инструмент, который позволяет более качественно анализировать любую область деятельности, тем самым делая специалистов более ответственными, а значит и компетентными. Этот инструмент называется «анализ организации по продукту». Он включает в себя четыре продукта:

Продукт 1 – установка того механизма, который будет производить.

Продукт 2 – эксплуатация того, что производит, с целью получения продукта.

Продукт 3 – ремонт или исправление того, что производит.

Продукт 4 – ремонт или исправление того, что произведено.

Приведу пример с выпечкой блинов.

Продукт 1 – найти рецепт, купить продукты, подготовить плиту, сковороду, тарелку для готовых блинов, проверить наличие газа в плите, надеть фартук, вымыть руки.

Продукт 2 – жарить блины и выкладывать их на тарелку.

Продукт 3 – найти другой рецепт, в котором блины получаются более воздушными, научиться переворачивать их, подкидывая в воздух, поменять сковороду, чтобы блины не пригорали.

Продукт 4 – досолить блины в ходе жарки.

Вроде бы все просто. Но почему-то в инструкцию обычно включают только продукт 2. Изредка еще продукт 1. Практически никогда 3 и 4. Поэтому над развитием, совершенствованием, исправлением ошибок думает кто-то другой, чаще всего руководитель.

Принцип здесь такой: все, что вы не контролируете, может обернуться против вас. Поэтому в полной должностной инструкции должны быть описаны все функции с точки зрения всех четырех продуктов.

Давайте теперь используем эту систему анализа для определения функций менеджера по продажам. Для начала нам нужно понять, что является инструментом производства в сфере продаж.

Во-первых, это сам менеджер по продажам. Его речь, внешность, навыки ведения переговоров, способность общаться, доносить идеи, принимать решения.

Во-вторых, это всё, что помогает узнать о продукте или услуге менеджеру: технологические карты¹¹, обучающие видео, инструкции, прайсы, информация о партнерах, поставщиках, условиях.

В-третьих, всё, что помогает узнать о клиенте: база данных, CRM, база контрактов, клиентские файлы, отзывы клиентов и др.

В-четвертых, всё, что поможет провести переговоры с клиентом: презентационные материалы, образцы продуктов, видеоролики, оборудованная комната переговоров, проектор, ноутбук, зарядное устройство, бланки анкет, переговорные скрипты.

И наконец, всё, что поможет менеджеру администрировать свою деятельность: планы, органайзеры, совещания с руководителем и другими подразделениями, почта, рабочее место, телефон и т.д.

По сути, такой расширенный взгляд на свои обязанности позволяет сформировать тот самый предпринимательский подход к своей работе, о котором много говорят современные лидеры.

Продукт 1 менеджера по продажам

Обратите внимание, какой огромный объем работы должен быть сделан, прежде чем менеджер по продажам начнет продавать.

Он должен:

1. Подготовить свое рабочее место.

2. Изучить свою должностную инструкцию.

3. Составить план деятельности.

4. Согласовать план с непосредственным руководителем.

5. Изучить информацию о компании.

6. Изучить информацию о клиенте.

7. Изучить информацию о продукте.

8. Составить списки потенциальных клиентов.

9. Подготовить презентационные материалы.

10. Пройти тренировки по презентации себя, компании, продукта.

11. Выучить переговорные скрипты.

12. Изучить политику компании (скидки, наценки, рентабельность и др.).

13. Подготовить место переговоров и т.д.

Давайте представим, что происходит, если менеджер, не выполнив свою работу по продукту 1 или выполнив ее некачественно, переходит к продукту 2, то есть к звонкам, встречам, переговорам.

Ситуация 1. Менеджер приезжает на встречу к клиенту, ничего не зная о конфликтном долге компании перед ним. Результат: стресс, неудачные переговоры, отложенные переговоры, потеря уверенности в себе и своей компании.

Ситуация 2. Приехал важный клиент, а все переговорные заняты. Результат: потеря времени, неловкость, клиент и менеджер расстроены.

Ситуация 3. Клиент попросил скидку, менеджер ее предоставил. Эта скидка нарушила политику компании в области скидок. Результат: убыток, применение санкций к менеджеру, стресс.

Список ситуаций можно продолжать, но решение одно: детальное описание продукта 1 и его создание.

Представляете, какая работа проводится при создании продукта 1 для запуска ракеты в космос, или проведения операции на сердце, или празднования свадьбы? Менеджер по продажам, конечно, не ракеты в космос запускает, но и лишний стресс ему не нужен.

Продукт 2 менеджера по продажам

В продукт 2 менеджера по продажам входят все ситуации, когда он использует свои инструменты для получения результата: звонит клиенту, проводит переговоры, демонстрирует товар клиенту, отвечает на вопросы и возражения клиента, согласовывает цену, заключает договор.

В этой книге много внимания уделено тому, как именно менеджеру производить продукт 2.

Я видела менеджеров, которые подготовили идеальные презентации, узнали о своем продукте всё, что только можно, досконально изучили клиента, но боятся поднять трубку, дозвониться до клиента, назначить встречу и продать на этой встрече всё, что запланировано.

Такой менеджер застрял в продукте 1. Он все время занят, но продаж нет. Это очень важный момент. вы никогда не будете полностью готовы. Всегда может возникнуть ситуация, которую вам придется решать в процессе. Но в этом и вся соль. Представьте, что вы полностью, на сто процентов контролируете ситуацию. Заранее знаете, кто, что и когда скажет, как пройдут переговоры и что будет в итоге. Это невероятно скучно.

Поэтому не затягивайте с переходом к продукту 2. Чтобы совершенствовать свое мастерство бега, нужно бегать. Про переговоры можно сказать то же самое.

Продукт 3 менеджера по продажам

Если мы углубимся в историю человечества, то увидим, как менялись инструменты и технологии создания разных продуктов. Еще 100 лет назад поля обрабатывали вручную с помощью плуга и мотыги, а сейчас это делает компьютеризированный комбайн, похожий на космический корабль. Буквально за несколько десятков лет компьютер эволюционировал от махины, занимающей отдельное помещение, до ультратонкого блокнота у вас в кармане.

Логично предположить, что инструменты менеджера по продажам тоже должны эволюционировать. Иначе он будет стоять со своей условной мотыгой посреди космических технологий.

Инструменты менеджера по продажам – это его речь (лексикон, грамотность, громкость, тембр, эмоциональность) и внешность, система управления данными о клиентах, презентации и другие материалы по пониманию, скрипты переговоров, способ и скорость принятия решения, каналы коммуникации, переговорные инструменты и т.д.

В продукт 3 входит исправление, совершенствование, коррекция инструментов и технологий менеджера. И это не только оттачивание переговорных навыков, обучение, углубленное изучение продукта и его характеристик, но и доработка различных средств, помогающих получать результаты.

Что я имею в виду? Типичному менеджеру инструменты дают руководители, и он почему-то считает, что это данность, которую нельзя изменить. Менеджеру не нравится форма прайсов, потому что их делал аналитик, который ни разу не общался с живым клиентом, он годами мучается с ними, однако ему и в голову не приходит внести коррективы в неудобный формат.

вы увидели отличный презентационный ролик у конкурентов и только тяжело вздохнули, ведь в вашей компании такого нет и вам приходится рассказывать клиенту о продукте буквально на пальцах. Но давайте посмотрим правде в глаза. Если вы действительно хотите достичь положительного результата, вы сумеете добиться получения лучших инструментов. вы будете предлагать свои идеи, решения, лоббировать, отстаивать, помогать в разработке и внедрении. Или продолжать жаловаться.

Прямо сейчас составьте полный перечень уже имеющихся у вас инструментов и тех, которые вы хотели бы иметь в своем распоряжении. Напишите план создания и доработки инструментов и сделайте первый шаг к реализации – обсудите его с руководством.

В будущем каждую неделю в вашем плане в разделе «Администрирование» должны фигурировать пункты, связанные с продуктом 3.

Продукт 4 менеджера по продажам

Когда ваши действия привели к определенному результату, очень важно объективно оценить плоды своего труда.

Здесь очень важно слово «объективно». Приложив множество усилий и преодолев все препятствия, чтобы достичь результата, меньше всего вы хотите получить не очень приятную обратную связь. А у нас, к сожалению, мало кто умеет правильно критиковать. Даже само слово «критика» воспринимается большинством людей негативно.

Я специально провела небольшой опрос – спросила у сотрудников, студентов, своих детей, что означает это слово. Большинство, ни секунды не сомневаясь, отвечали: «Это когда указывают на недостатки или на что-то, что не так, говорят, как должно быть и как можно улучшить».

Между тем это прекрасное греческое слово в оригинале означает «искусство разбирать, судить». В Большом толковом словаре в качестве первой дефиниции указывается «обсуждение, разбор чего-либо с целью оценить достоинства, обнаружить и исправить недостатки».

Увы, первую часть определения многие упускают, видя практическую ценность только во второй части. “Достоинства и так всем понятны, – уверены они, – а недостатки без меня могут не увидеть”.

Если вам повезет найти в своем окружении человека, обладающего искусством разбирать и судить, – пользуйтесь этим. Например, сделали презентацию для клиента – отправьте ему и попросите покритиковать. Всё, что было оценено позитивно, нужно закрепить и сделать правилом, а всё, что показалось не совсем удачным, исправьте без всяких обид.

Если такого человека в вашем окружении нет, нужно учиться самостоятельно оценивать свой результат. Здесь вам придется маневрировать между перфекционизмом и излишней самоуверенностью.

Постоянное создание продукта 4 позволит вам идти вперед, не зависать в «минуте славы», не деградировать.

Приведу пример из своей практики. У нас в компании был невероятно результативный менеджер по продажам. Клиенты были в восторге, регулярно пользовались его услугами сами и рекомендовали другим. Но через пару лет у этого менеджера начался период застоя. Продажи перестали расти, клиенты стали посматривать «налево», просить скидки, тогда как раньше даже не заикались о них, новые клиенты не задерживались.

Начали анализировать, что происходит. Когда закончились все оправдания из разряда «времена сложные», «клиенты нецелевые», «мало входящего потока обращений», принялись копать глубже. В частности, посмотрели переписку с клиентами. И если два-три года назад она была эталоном профессионализма (информация предоставлялась развернуто, прилагалось описание всех услуг, полезные ссылки, напоминания), то последние письма отправлялись в режиме «сейчас мне некогда вам сильно расписывать, посмотрите информацию в интернете». Я, конечно, утрирую, но разница между «дозвездным» периодом и временами «звездной болезни» была разительной. Как оказалось, та же тенденция наблюдалась и в других сферах: в переговорах, работе с новыми контактами и т.д.

Такая очевидная деградация наступила в результате отсутствия производства продукта 4.

Для того чтобы поддерживать собственные высокие стандарты, важно детально описать идеальные картины по всем продуктам. При этом их нужно регулярно актуализировать, в том числе подмечая лучшие практики у конкурентов и менеджеров по продажам в других сферах.

Например, идеальная картина переговоров.

Переговоры проходят на вашей территории. Клиент расслаблен, располагает достаточным количеством времени. У вас готовы все презентационные материалы, техника для презентаций настроена и работает без сбоев, в переговорной комфортная атмосфера: температура, запах, освещение, шумоизоляция. вы хорошо подготовились к переговорам: знаете всё необходимое о клиенте, предусмотрели несколько сценариев развития событий, у вас есть козырь, который может сыграть в нужный момент. Переговоры проходят по самому удачному сценарию, на выходе вы получаете лучший из запланированных результатов. Клиент также удовлетворен и готов рекомендовать вас своим знакомым, он сам планирует следующие шаги без давления с вашей стороны.

Можно еще добавить детали, но в целом картина понятна.

Имея подобное описание, вы можете сразу после завершения встречи пройтись по такому проверочному списку и поставить себе оценку.

1. Встреча началась в запланированное время.

2. Переговорная была полностью готова.

3. Презентационные материалы ответили на все вопросы клиента.

4. Переговоры завершились вовремя.

5. Была достигнута поставленная цель.

6. Достигнутая цель письменно зафиксирована.

7. Есть точный план последующих шагов, подтвержденный клиентом.

8. Атмосфера переговоров была на высоком уровне.

9. Переговоры шли по сценарию.

И выводы для себя:

1. Что было сделано правильно и почему?

2. Что пошло не так? Как бы вы поступили в этой ситуации сейчас?

3. Какую уникальную информацию вы узнали о клиенте?

4. Какой информации/навыков вам не хватило для успешного проведения встречи?

5. Оцените результативность встречи по 10-балльной шкале. Почему вы оценили именно так?

Практические действия

1. Составьте должностную инструкцию для менеджера по продажам в своей компании.

2. Обсудите ее с коллегами. Внесите коррекции при необходимости.

3. Составьте проверочные вопросы и задания, которые позволят проверить знание и понимание инструкции.

4. Опишите идеальную картину презентационных материалов компании.

Данный текст является ознакомительным фрагментом.