Встреча партнеров и процедура знакомства

Встреча партнеров и процедура знакомства

Если в качестве партнера выступает зарубежная делегация, ее встречают в аэропорту или на вокзале. Ранг должностного встречающего лица должен соответствовать рангу прибывшего. Если в составе прибывшей делегации есть женщина, в состав встречающей следует также включить одну женщину. Если состав делегации более 5 человек необходимо предусмотреть микроавтобус. Прибывших отвозят в гостиницу и помогают разместиться. Желательно вручить каждому участнику папку с программой переговоров, списки участников встречи, схему размещения за столом переговоров, бейджи.

Встречать гостей должен секретарь руководителя. Подтягивание участников после начала встречи говорит о ее плохой организации. Для проведения официальных встреч следует использовать кабинет, в котором проводятся совещания и заседания. Обычно время и место деловых встреч оговаривается заранее. Опоздание приглашенного на такую встречу, как и отсутствие хозяина в назначенное время, рассматривается как одно из самых серьезных нарушений требований этикета. В деловых отношениях мелочей не существует, особенно если предстоит встреча с незнакомым до этого человеком. Первое впечатление бывает самым сильным, надолго оставляя след в памяти, а случайные неловкости и оплошности из-за незнания этикета могут восприниматься как проявление недостаточной культуры. Поэтому важно обращать внимание на незначительные моменты в вашем поведении.

Приветствуя гостя в кабинете, следует встать из-за письменного стола, выйти на встречу вошедшему, поздороваться с ним и пригласить его сесть. Выйдя из-за стола навстречу гостю, необходимо застегнуть пуговицу пиджака. Невежливо разговаривать с собеседником, держа руки в карманах брюк. При встрече мужчины всегда обмениваются рукопожатием. Хозяин кабинета всегда первым протягивает руку для рукопожатия, даже если в его кабинет входит женщина или начальник.

Бизнес-этикет основан на служебном положении, а не на возрасте и поле. В деловой среде человека, занимающего более высокое положение, называют первым. Посмотрите сначала на человека, занимающего более высокое положение, а затем на человека более низкого ранга. При представлении всегда произносите больше чем просто имя и должность. Предоставление ценой информации в первые минуты знакомства может послужить хорошим началом для беседы. При представлении самого себя лучше не называть свои звания, а сказать, чем вы занимаетесь, что тоже позволит начать беседу. Согласно деловому этикету представить кого-либо – значит назвать его имя, фамилию, должность, организацию, в которой он работает. Представляют мужчину женщине, младшего по возрасту старшему, имеющего более низкий должностной статус – имеющему более высокий статус, одного сотрудника – группе сотрудников. Если ведущий переговоры хочет представить вновь пребывшего сотрудника, он идет навстречу вновь прибывшему, они обмениваются рукопожатием, после чего руководитель говорит присутствующим: «Позвольте представить – господин …». Новоприбывший и присутствующие обмениваются рукопожатиями, и при этом присутствующие называют свои фамилии. Вновь прибывший свою фамилию не называет, так как вместо него это сделал руководитель. Имена и фамилии нужно произносить внятно, чтобы не приходилось переспрашивать. Знание того, как ответить во время представления, столь же важно, как и правильное представление. Даже в неформальной ситуации простого «здравствуйте» не достаточно. Назовите человека по имени и, если можете, добавьте что-нибудь кратко и дружелюбно. Ответ на официальное приветствие должен содержать обращение по имени и фамилии к другому человеку. В мужской среде принято обмениваться рукопожатием при приветствии друг друга. Рукопожатие должно быть крепким и безболезненным, сопровождаться взглядом в глаза и улыбкой, начинаться и заканчиваться решительно, продолжаться не более двух-трех секунд, протягивать руку нужно после того, как вас представят. Всегда будьте готовы обменяться рукопожатием, поэтому в вашей правой руке не должно быть напитков, еды, документов или иных предметов. Если вы что-то держите в руках, переложите предмет в левую руку. Если рука влажная незаметно вытрите ее об одежду.

Приветствуя, смотрите в глаза и улыбайтесь. Если этого требует ситуация пожимайте руку, протянутую в знак дружбы.

Обычай обмениваться рукопожатием пришел из древних времен, когда встреча с незнакомцем могла представлять опасность. В результате человек при встрече незнакомца, автоматически тянулся к своему кинжалу. Незнакомец делал то же самое. Когда оба понимали, что это мирная встреча, они протягивали друг другу правые руки, без оружия, как символ дружбы. И сегодня нужно уметь правильно осуществлять этот ритуал. Сдавливать до боли руку или едва касаться руки коллеги считается дурным тоном в деловом мире, как и рукопожатие двумя руками. Техника рукопожатия состоит в том, что нужно свою руку полностью вложить в руку другого человека так, чтобы область между вашим большим и указательным пальцем соприкоснулась с тем же участком ладони другого человека. При этом ваш большой палец, захватывает большой палец другого. Руку следует протягивать свободно, сложив пальцы вместе. Прочно стойте на ногах, чтобы не потерять равновесие и смотрите в глаза партнеру. Никогда не протягивайте для рукопожатия только пальцы.

В сфере бизнеса, где служебное положение имеет очень большое значение, правильно назвать должность так же важно, как и правильно назвать имя. Звания указывают на служебное положение и для многих символизируют усилие, энергию, талант, которые потребовались для достижения этого положения. Люди могут и не показывать этого, но внутренне они вздрагивают, когда неправильно произносят их имена. Те, у кого трудные имена, бывают довольны, когда люди предпринимают некоторые усилия, чтобы их правильно произнести. Если вам кого-то представили, а вы прослушали его имя или не уверены в произношении, извинитесь и попросите сразу же повторить имя. Для того чтобы лучше запомнить имя собеседника, повторите его имя про себя.

При приветствии лучше всего пользоваться традиционным «Здравствуйте».

«Доброе утро» принято говорить до 12.00 часов. «Добрый день» до 18 часов. «Добрый вечер» используют после 18.00 часов. При этом такие обращения не следует использовать обращаясь к вышестоящим лицам, хотя последние могут таким образом обращаться к нижестоящим.

Гость садится лишь после того, как сел хозяин кабинета. Приглашая гостя сесть, хозяин кабинета предлагает ему место справа от себя. Если при этом присутствуют переводчики, они располагаются по левую руку от хозяина. Это общее правило действует во всех странах. Во время беседы гостю могут быть предложены чай, кофе, напитки, заранее выставленные на столе или внесенные секретарем во время беседы.

Спокойный тон и убедительная аргументация способствуют сближению собеседников и их позиций, даже если эти позиции расходятся. Горячность и торопливость не лучшие помощники в деловом общении.

Непременное условие деловой беседы – умение слушать. Умение слушать активно облегчает общение, уменьшение между людьми, повышает самооценку собеседника. Умение слушать усиливает степень доверия людей друг к другу. Бестактно перебивать собеседника по мере необходимости. Если необходимо что-то добавить предварите свое выступление словами: «Извините, что перебиваю..», «Разрешите добавить..».

Согласно легенде, племянник наполеона 1 Наполеон 3 гордился тем, что помнил имя каждого, с кем приходилось ему общаться. Этого он добивался переспрашивая: «Извините, я не расслышал, как вас зовут». Если имя было интересным он интересовался как оно пишется. Во время беседы несколько раз произносил его имя, ассоциировал с чертами лица. Если имя нужно было запомнить, он писал его на листке бумаги, всматривался в него, после чего лист разрывал.

Каждый из собеседников должен внимательно следить, чтобы в его речи отсутствовали личные выпады, резкие или вульгарные выражения. В беседе со специалистом, компетентным в обсуждаемом вопросе, не стоит подробно останавливаться на деталях, чтобы не обидеть собеседника сомнением в его уровне знаний. Разговаривая, следует смотреть друг другу в глаза.

Данный текст является ознакомительным фрагментом.