Варианты планировщиков для людей линейно-цифрового типа

Варианты планировщиков для людей линейно-цифрового типа

Если вы относитесь к линейно-цифровому типу людей, у вас есть два основных варианта выбора: компьютерные программы для планирования времени и портативные электронные устройства: электронные планировщики, органайзеры и записные книжки.

Если вы решили использовать для планирования и управления временем свой компьютер, вам нужно выбрать программное обеспечение, содержащие в себе такие возможности, которые более известны как “личный информационный менеджер” (personal information manager, PIM) или “программы управления контактами” (contact manager). Обе группы этих приложений имеют встроенные календари, формируют списки задач и адресов, но PIM изначально предназначен для планирования личного времени – ваших дел или задач, в то время как программа управления контактами строится как база данных, помогающая вам сконцентрироваться на всем том, что вы должны сделать для ваших клиентов. Такие программы особенно хорошо подходят для людей, занимающихся продажей товаров и услуг. Чтобы не вдаваться в подробности, в этой главе мы будем говорить только о PIM, поскольку такое программное обеспечение получило более широкое распространение.

Если вам нужно что-то более компактное, одним из самых лучших вариантов будет электронное устройство, который обычно называют “личным электронным секретарем” (personal digital assistant, PDA). Существует множество разновидностей PIM и PDA, и они совместимы друг с другом. В ваш PDA обычно включаются программы, совместимые с программным обеспечением вашего компьютера. Эта комбинация технически не нарушает принцип “одна жизнь – один инструмент для планирования”, поскольку они работают в тандеме: вы подключаете свой PDA к своему компьютеру, на котором установлено программное обеспечение типа PIM, даете команду синхронизации, и тотчас же ваш календарь, сформированный вами с помощью программного обеспечения на компьютере, и встроенный календарь PDA обновляют и дополняют информацию друг друга, извещая вас, если при синхронизации в календаре возникают конфликтующие друг с другом задачи.

ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЛЯ КОМПЬЮТЕРОВ (Act, Microsoft Outlook, Day-Runner, Day-Timer, Lotus Organizer). Существует много компьютерных программ, включающих календарь, возможности планирования и составления списков текущих задач, управление контактами и коммуникациями и формы для хранения и систематизации заметок и информации.

Если вы проводите весь день в своем рабочем кабинете, вы сможете извлечь большую выгоду, пользуясь такими программами. Кроме того, в обстановке большого офиса с собственной локальной сетью, где множеству людей необходим доступ к информации о ваших рабочих планах и о вашем графике работ, возможность доступа к рабочим календарям сотрудников – чрезвычайно эффективное средство для управления. Если вы отсутствуете, ваш секретарь может дополнить ваше расписание. Ваши сотрудники и коллеги могут увидеть, когда вы заняты. Согласовать время встречи или совещания намного проще, когда по сети можно получить информацию о графике работы каждого участника. Вы можете ввести имена тех людей, которых хотите пригласить на встречу, и программа проверит календари всех потенциальных участников, выявит все конфликты с их планами, поможет вам выбрать более удачное время, если это необходимо, и разошлет ваши приглашения на встречу по электронной почте.

Многими программами планирования времени можно пользоваться в режиме свободного доступа в сети Интернет. Вы можете получить доступ к вашим данным с помощью пароля и оперативно вносить изменения в ваше расписание в режиме on-line. Вы можете также предоставить возможность доступа к вашему расписанию другим людям. Другое преимущество таких служб планирования времени в сети Интернет состоит том, что многие из них могут производить в сети поиск информации о предстоящих событиях, входящих в круг ваших интересов, – о концертах, фильмах, телепередачах, спортивных событиях, – и встраивать эти события в ваше расписание. Большинство таких “Интернет-календарей” совместимы со всеми основными программами для компьютеров и PDA, поэтому вы можете синхронизировать полученную информацию.

Хотя вы и можете использовать специальное программное обеспечение, установленное на вашем персональном компьютере в качестве единственного инструмента для планирования и управления временем, периодически вам придется распечатывать информацию о ваших планах и контактах и носить ее с собой. Когда вы работаете за пределами офиса, вам придется записывать информацию о новых задачах или контактах на бумаге и вводить ее в компьютер по возвращении на рабочее место. Этот метод может оказаться очень неудобным, поэтому я не советую вам его использовать. Однако если вы достаточно дисциплинированы, чтобы вводить эту информацию каждый раз, как только вы снова оказываетесь у компьютера, или у вас есть секретарь, который может сделать это за вас, этот метод может оказаться для вас подходящим.

Вы можете также использовать одну из таких программ, установив ее на своем мобильном компьютере (ноутбуке), если вы всегда носите его с собой. Но иногда бывает неудобно включать компьютер, ждать его загрузки и искать нужную папку с файлами или раздел программы только для того, чтобы уточнить время и место встречи или ввести еще одно дело в список задач. И до тех пор, пока ваша искушенная высокими технологиями “вторая половина” и все ваши дети не связаны локальной сетью и не подключены к Интернету, это средство не подходит для планирования семейного времени. Кроме того, вы должны заботиться о сохранности информации, часто делая ее резервные копии, чтобы исключить потерю данных в результате сбоев в компьютере.

ПОРТАТИВНЫЕ ЭЛЕКТРОННЫЕ ПЛАНИРОВЩИКИ (Palm, Sharp, Casio). Эти устройства легкие, компактные и способны хранить большой объем информации. В их число входят и очень простые и недорогие электронные органайзеры, и более дорогостоящие “личные электронные секретари” (personal digital assistant, PDA), и весьма дорогие портативные персональные компьютеры (например, Psion), которые ничем не уступают персональным компьютерам и ноутбукам. Если акронимы, сокращения и аббревиатуры не смущают вас и еще вам не надоели, скажу, что эти мини-компьютеры также известны как “палм-топы” (palm-top, palm-size PC, PPC). Базовые модели PDA содержат календарь, списки текущих задач, телефонные и адресные книги и обладают функциями для записи заметок и графической информации. Самые совершенные модели “палм-топов” могут выполнять практически все те функции, что и персональные компьютеры, но в меньшем объеме.

Основные преимущества таких устройств – небольшие размеры, малый вес и способность хранить большой объем информации. Кроме того, они способны сэкономить время, которое вы тратите на ввод информации: большинство электронных органайзеров и PDA позволяют вам, однажды введя в календарь данные, просматривать их в разных форматах и масштабах времени – в масштабе одного дня, недели и месяца – одним нажатием кнопки. Вы легко можете запрограммировать ваш электронный планировщик на внесение в ваше расписание периодически повторяющихся событий. Вместо того чтобы каждую неделю записывать в своем блокноте “Понедельник, утро: совещания по продажам” – пятьдесят два раза в год, вы можете ввести эту информацию один раз, и одним нажатием кнопки в ваше расписание будут внесены соответствующие добавления до конца года. Электронные органайзеры и PDA также позволяют вам производить поиск и отбор информации по ключевым словам или цифрам.

К недостаткам всех электронных органайзеров можно отнести то, что их использование требует больше времени, чем обычно необходимо для беглого просмотра страниц в обычных бумажных планировщиках или на запись в них текущей информации. Кроме того, чтобы научиться пользоваться PDA, требуется время, поэтому многие люди в итоге используют их просто в качестве электронных записных книжек.

ПЛАНИРОВЩИКИ НА БУМАЖНОЙ ОСНОВЕ

ЗА

• Нет необходимости изучать программное обеспечение

• Запись информации производится естественным и удобным способом

• Нет необходимости беспокоиться об электропитании

• Вы можете легко перелистывать страницы, чтобы получить общее представление о своих делах

• Вы можете хранить использованные листы и бланки на полке, чтобы всегда иметь возможность обратиться к ним

ПРОТИВ

• Нет возможностей автоматического поиска информации

• Есть возможность переполнения, планировщик становится громоздким

• Сложно создавать резервные копии информации

• Другие люди не могут получить доступ к вашей информации

ЭЛЕКТРОННЫЕ ПЛАНИРОВЩИКИ

ЗА

• Вы можете производить поиск и отбор информации по ключевым словам или цифрам

• Вы можете легко группировать и трансформировать данные

• Легко создавать резервные копии информации

• К вашей информации с помощью сети могут получить доступ другие люди

ПРОТИВ

• Вы можете просматривать одновременно только один экран или окно; сложно получить общий обзор

• Неудобно обращаться к архивной информации

• Ниже скорость обращения к данным

Данный текст является ознакомительным фрагментом.