Ошибка 26 Не фиксирует договоренности на бумаге

Ошибка 26

Не фиксирует договоренности на бумаге

Самые бледные чернила лучше, чем самая хорошая память.

Китайская поговорка

Самое важное изобретение в истории человечества – письменный договор.

Он позволяет людям изложить на бумаге все причины, по которым они не доверяют друг другу.

Неизвестный автор

Я часто вспоминаю, сколько денег потерял, надеясь, что устной договоренности будет достаточно и что на переговорах с приятными людьми мы достигли, как мне казалось, полного взаимопонимания.

Теперь я взял за основу железное правило: всегда фиксировать любые договоренности в письменном виде. В основном это касается групп людей, с которыми вам приходится иметь дело при работе в компании, а именно:

• клиенты;

 партнеры в бизнесе;

• сотрудники;

• подрядчики, контрагенты и поставщики.

Давайте по очереди рассмотрим каждую из этих групп.

Клиенты

Во время переговоров каждая сторона видит все обсуждаемое по-своему и интерпретирует в свою пользу. Это не потому, что люди нечестные и хотят вас обмануть. Это обычное свойство человека – переворачивать в своей голове факты так, чтобы в них была наибольшая ему выгода. Поэтому после каждой встречи составляйте короткий протокол на бумаге и подписывайте его с обеих сторон.

Для ведения записей во время переговоров я использую специальный блокнот формата А?4. Он со мной на всех встречах. В блокноте есть удобный рубрикатор. Под каждую компанию, в работе которой я участвую, и под каждую потенциальную сделку у меня ведутся отдельные записи.

Это очень удобно. Во время встречи я могу всегда возвращаться к предыдущим договоренностям, а когда мы достигаем во время встречи какого-то важного соглашения, я сразу записываю его в блокнот на соответствующую страницу сделки или компании. Это к тому же дисциплинирует и всех присутствующих на переговорах: они видят, что я все записываю.

После каждой встречи составляйте короткий протокол на бумаге и подписывайте его с обеих сторон.

У меня вошло в привычку после каждой встречи, даже если она произошла в ресторане или кафе и мы договорились по не очень важному вопросу, записывать все сразу в блокнот. В конце встречи я делаю фотографию на телефон или планшет и отправляю ее по электронной почте, чтобы результат договоренностей остался у всех участников.

Так же я рекомендую обязательно разработать стандартную форму контракта вашей компании на поставку товара или оказание услуг. Не экономьте на этом, оплатите хорошему юристу услугу по составлению такого контракта. Это стоит не очень дорого, но сэкономит вам в будущем намного больше, чем вы затратите на составление такого контракта.

Он будет отражать и учитывать все особенности вашего бизнеса. Как вариант, чтобы сэкономить на услугах юриста, вы можете попросить кого-то из участников вашего рынка прислать вам свой контракт, а потом просто отправить его юристу на доработку.

Старайтесь никогда не соглашаться на форму контракта, предлагаемую вашим клиентом. Давайте ему свой вариант, мотивируя это тем, что он разработан под специфику вашего бизнеса. Говорите, что вы готовы обсуждать все необходимые изменения.

Партнеры в бизнесе

Особенно много недопонимания происходит между потенциальными партнерами в бизнесе во время обсуждения работы будущей компании. У каждого из них есть свое видение создаваемого бизнеса и своей роли в его работе. Поэтому необходимо сразу четко расписать области ответственности каждого участника в компании.

Помните, что произошло из-за неясных и незафиксированных договоренностей у основателей Facebooк? Думаю, тот уровень обсуждений, который мы видели в фильме «Социальная Сеть» и о котором читали в прессе, даже близко не отражает накала страстей и потраченных нервов основателями Сети на урегулирование возникших вопросов. А все потому, что они изначально не прописали свои договоренности. А потом уже было непонятно, кто прав, а кто виноват в этой ситуации.

У каждого была своя правда.

Очень часто бывает, что партнеры, не договорившись о базовых вещах, начинают строить каждый свою компанию, а не работать на одно общее дело.

Основные вопросы договоренности, которые вам надо зафиксировать в письменном виде, таковы:

• размеры долей в бизнесе;

• сферы ответственности и исполняемые функции в компании;

• зарплаты и должности в компании;

• вклад каждого партнера в бизнес (деньги, связи, недвижимость, клиентская база и т. п.);

• сколько прибыли будет уходить на выплату дивидендов и как часто они будут выплачиваться.

Более подробно вы можете прочитать о партнерском соглашении в Главе 15.

Еще в начале работы важно хотя бы в общих чертах зафиксировать основные моменты касательно работы вашей компании:

• на каком рынке она работает;

• кто клиенты;

• какого оборота вы хотите достичь через год, три и пять лет.

Это необходимо для того, чтобы все одинаково понимали, какую компанию они создают. Очень часто бывает, что партнеры, не договорившись о базовых вещах, начинают строить каждый свою компанию, а не работать на одно общее дело. И когда выясняется, что образ компании и цели у всех отличаются, начинают возникать конфликты.

С этим курсом вам надо регулярно сверяться как команде, которая управляет кораблем, и понимать, что корабль плывет в ту сторону, куда все хотят приплыть. Проводите с партнерами ежегодные стратегические совещания, чтобы переписывать вашу стратегию развития.

Сотрудники

Все то же самое. Фиксируйте письменно все договоренности при приеме на работу новых сотрудников. Основные вопросы, которые вы должны четко изложить на бумаге и двусторонне подписать, это:

• заработная плата;

• график работы;

• выполняемые обязанности;

• кому он подчиняется;

• испытательный срок и критерии его прохождения.

Ваш новый сотрудник должен четко понимать, что ожидает компания от его работы, по каким критериям будет оцениваться его работа и что он в результате получит за успешное выполнение поставленных ему задач.

Для этого вам необходимо сделать и подписать с ним трудовой договор и должностную инструкцию. Настоящую инструкцию, описывающую работу именно в вашей компании, а не скачанный из Интернета стандартный шаблон.

Не пожалейте на это времени. Затратив время один раз, вы потом избавите себя от долгих разговоров и дискуссий с сотрудниками по поводу того, входит ли поручаемая им работа в их должностные обязанности или нет.

Также очень важно отразить момент про будущие повышения заработной платы. При каких условиях это будет происходить и как часто. Вопрос заработной платы, как правило, является одним из самых главных причин конфликта и расставания сотрудника с компанией.

Во время еженедельных встреч с ключевыми сотрудниками моих компаний я фиксирую все задачи, которые я им поручил. Эти задачи всегда прописаны в моем блокноте. Потом, через неделю, во время новой встречи мне очень легко вспомнить свои поручения и проверить результат.

Подрядчики, контрагенты и поставщики

Теперь уже вы находитесь в роли клиента. И вам необходимо четко договориться и зафиксировать на этапе переговоров следующие параметры сделки:

• сроки производства продукции, которую вы заказываете, или сроки оказания услуги;

• основные условия поставки;

• размер предоплаты.

Приготовьтесь вносить коррективы в договор, который вам присылает ваш поставщик. Никогда не верьте словам, что политика их компании – никогда не править договор. Это полная ерунда.

Вас просто проверяют на прочность. Настаивайте на своей позиции и шаг за шагом продвигайтесь к условиям, которые выгодны вам. Помните, что в настоящих переговорах нет победителей и побежденных. Там есть две равные стороны, которые должны договориться между собой к взаимному удовлетворению и выгоде.

Руководство к действию

? Если есть возможность, то после переговоров сразу оформляйте договоренности в письменном виде и просите все стороны расписаться.

? Если нет возможности оформить все на бумаге, то отправляйте договоренности по электронной почте. После окончания переговоров всегда высылайте всем участникам встречи результаты договоренностей по электронной почте и просите письменного ответа. Переписка по е?mail тоже имеет юридическую силу.

? Составьте с каждым сотрудником вашей компании трудовой договор и приложите к нему должностную инструкцию. Попросите сотрудника расписаться в ее получении на вашей копии.

? Купите себе блокнот с рубрикатором для записей всех ваших встреч.

Данный текст является ознакомительным фрагментом.