2.6. Организация планирования на предприятии

2.6. Организация планирования на предприятии

Внутрифирменное планирование является составной частью системы управления объектом хозяйствования и соответственно элементом общей организационной структуры управления предприятием. Предприятие как первичное звено экономики обладает правом самостоятельно разрабатывать планы своей деятельности. Кроме определения методологии планирования компания устанавливает последовательность этапов работы при планировании. Функция планирования в значительной мере обеспечивается системой контроллинга. Контроллер осуществляет организацию и координацию процесса планирования на всех его этапах.

Процесс планирования рассматривается представителями разных научных школ в форме моделирования стратегического плана. Наиболее известными являются концептуальные модели, разработанные представителями западных школ: модель Гарвардской группы, модель Г. Стейнера (G. A. Steiner) и др.

В отечественной литературе также представлен ряд концептуальных подходов к формированию стратегического плана предприятия. Контур стратегического планирования разработан авторами книги «Стратегический менеджмент» под редакцией А. Н. Петрова.[32] В основе этой модели лежат три постулата. Во-первых, процесс стратегического планирования рассматривается как последовательность трех этапов: анализ, целеполагание и выбор. Во-вторых, стратегия предприятия строится по иерархическому принципу, т. е. каждое подразделение предприятия имеет собственную стратегию развития, которая, как и стратегии всех остальных подразделений, интегрирована общей стратегией предприятия. В-третьих, стратегическое планирование является непрерывным процессом, включающим реализацию плана, его корректировку в случае необходимости или даже новую формулировку.

Последовательность разработки плана фирмы предполагает выполнение следующих этапов работы:

1) обоснование целей деятельности;

2) сбор экономической информации;

3) проведение комплексного экономического анализа;

4) составление прогнозов;

5) контроллинг методологии планирования;

6) собственно планирование – составление проектов общего и частных планов;

7) утверждение планов;

8) доведение планов до исполнителей;

9) выполнение плана исполнителями;

10) контроллинг и мониторинг исполнения плана;

11) корректировка плана;

12) оценка итогов выполнения плана;

13) подготовка к разработке планов на следующий период.

Планирование в широком смысле можно определить как деятельность по «формированию будущего». Такое созидание будущего состоит в целенаправленной систематической работе по построению гипотетической модели предприятия на перспективу, по определению альтернативных вариантов комплекса средств и способов достижения целей, по выбору оптимального варианта сценария развития предприятия, по выработке и реализации конкретной системы мероприятий, обеспечивающих достижение целей.

Процесс планирования можно представить как последовательный поток действий, в котором представлены следующие этапы:

1) формулировка целей;

2) постановка проблемы;

3) поиск возможных вариантов действий;

4) оценка вариантов действий;

5) принятие решения в форме определения плановых параметров;

6) руководство организацией выполнения плана;

7) реализация плановых заданий;

8) контроль хода реализации плана;

9) диагностика и тестирование результатов выполнения плана на основе сравнения плановых и фактических параметров, анализ причин отклонений.

Представленная в перечне последовательность этапов не является жестко фиксированной. За счет эффекта многообразных обратных связей может возникнуть необходимость в корректировке итогов предыдущего этапа, в согласовании решений по сопредельным разделам плана. «Неприкосновенной» остается ориентация на миссию предприятия, а конкретные средства и способы ее реализации могут видоизменяться в зависимости от динамично меняющихся условий внешней и внутренней среды предприятия.

Как видно из перечня этапов, планирование является непрерывным процессом, в котором соблюдаются принципы преемственности и непрерывности. Условность приведенного перечня состоит в том, что этапы могут разграничиваться с разной степенью детализации, а различные операции (этапы) – чередоваться в различной последовательности; возможен возврат к предыдущим этапам с целью корректировки или параллельная работа по нескольким операциям.

В рамках приведенного перечня этапов рассмотрим содержание каждого из них. Планирование начинается с выбора приоритетов в развитии предприятия, что соответствует определению целей и методов их достижения.

Работа по сбору данных при осуществлении прогнозирования и планирования во многом одинакова. Однако при планировании используется преимущественно информация о внутренней среде хозяйствования, в то время как при прогнозировании велика значимость данных о факторах внешней среды функционирования предприятия.

Комплексный экономический анализ осуществляется в форме оценки информации о настоящем и прошлом в деятельности предприятия, что необходимо для определения будущего. В процессе экономического анализа изучаются данные об экономическом, коммерческом, технологическом, кадровом и ином состоянии в прошлом и настоящем с целью оценки будущих условий и результатов деятельности предприятия. Экономический анализ является обязательным начальным этапом планирования. Он включает: расчеты экономических показателей; содержательный анализ, т. е. определение позитивных результатов деятельности; выявление негативных аспектов в итогах деятельности предприятия; общую оценку деятельности; разработку рекомендаций по улучшению экономического положения предприятия.

Разработаны стандартные процедуры и методики экономического анализа. К основным методам экономического анализа относятся: сравнение; группировка; индексный метод; метод цепных подстановок; графический метод; балансовый метод; корреляционный и регрессионный анализ; факторный анализ; маржинальный анализ; дисперсионный анализ; морфологический анализ; дельфийский метод экспертных оценок; теории игр; теория массового обслуживания и др.

На основе данных комплексного экономического анализа разрабатываются прогнозы в виде многовариантных моделей (высокий, средний, низкий варианты).

Существенную роль в обеспечении высокого качества планирования играет контроллинг, призванный обеспечить оптимизацию методики планирования и формирование исходной базы данных на основе материалов экономического анализа для составления планов. На этапе комплексного экономического анализа также используются методы контроллинга.

Следующий этап организации работ – собственно планирование, т. е. составление проектов общего и частных планов. Содержанием планирования является выполнение серии расчетов в соответствии с принятой методологией и получением системы итоговых плановых показателей.

Процесс утверждения плановых показателей включает предварительное обсуждение проекта плана заинтересованными службами фирмы, его рассмотрение высшим руководством предприятия, которое утверждает план либо возвращает его на доработку. Утверждение официальных планов фиксируется документально протоколом, приказом или распоряжением.

После утверждения планы доводятся до исполнителей: структурных подразделений, отделов, служб и отдельных работников. Необходимо обеспечить правильное понимание всеми исполнителями своих функций.

Следующим этапом является деятельность по выполнению планов, в этой работе заметную роль играют менеджеры. Важным условием успеха на этом этапе является взаимная согласованность и координация деятельности подразделений предприятия. При возникновении отклонений в отдельных звеньях производственной цепи нарушается общий цикл выполнения работ.

Весь ход выполнения плана необходимо держать под контролем. Для этого осуществляются контроллинг и мониторинг исполнения плана, включая все элементы производственного процесса и его конечный результат. Осуществляется мониторинг расходования всех видов ресурсов, проверяется соблюдение сроков выполнения производственных операций, оценивается экономический эффект по отдельным операциям и производственному процессу в целом.

При проведении контроллинга и мониторинга могут обнаружиться отклонения от плановых заданий либо изменения условий хозяйствования, что может потребовать корректировки плана по объемам, срокам, ассортименту. Сложной дилеммой в теории планирования является конфликт двух требований: адекватности и стабильности плана. С одной стороны, при разработке плана необходимо обеспечить возможность непрерывной его адаптации к изменяющимся условиям деятельности фирмы. С другой стороны, план должен быть относительно стабильным, чтобы он действительно мог служить ориентиром в работе предприятия. Разрешение данного противоречия состоит в принятии компромиссного решения на основе корректировки плана (постоянно либо эпизодически, по мере накопления его оперативных изменений). Но оба плана – первоначальный и скорректированный – должны иметь неизменные конечные параметры-критерии, позволяющие оценить степень достижения конечных целей деятельности.

При завершении планового периода подводятся итоги выполнения плана, выявляются причины и факторы отклонений, если они имели место, что должно быть учтено при планировании на следующий период.

После завершения очередного планового периода должен непосредственно включаться в действие новый план на следующий плановый период. Очевидно, что подготовка и разработка нового плана должна была осуществляться заблаговременно в период действия предыдущего плана.

Решающим фактором успешной организации деятельности по планированию является качество работы персонала, выполняющего комплекс операций в пределах перечисленных ранее этапов планирования. Качество планирования во многом определяется профессиональными качествами работников фирмы, осуществляющих функции планирования, основными из которых являются:

? профессиональное владение основами теории рыночной экономики;

? уровень интеллектуального потенциала;

? квалификация;

? опыт работы;

? знание современных методик экономического анализа, прогнозирования и планирования;

? владение информацией о зарубежном опыте планирования;

? осознанное и ответственное отношение к принимаемым решениям;

? умение предвидеть последствия принимаемых решений;

? способность абстрагироваться от второстепенного и выделять главное;

? новаторский, творческий стиль работы и мышления;

? склонность к поиску новых идей, полезных для фирмы;

? умение выявлять тенденции и закономерности, обосновывать выбор оптимального варианта плана.

Управление персоналом, занятым на разных этапах планирования, должно включать ряд обязательных мер:

1) построение системы стимулирования труда работников с учетом промежуточных результатов и конечных итогов планирования;

2) своевременное доведение до исполнителей общих целей планирования и конкретных, решаемых ими задач; необходим дифференцированный подход к информированию участников процесса планирования, выполняющих функции высшего, среднего и низшего звена в данном процессе;

3) четкое распределение функций между участниками планового процесса.

Основной объем работы по планированию выполняют сотрудники планово-экономического отдела, которые осуществляют в этой области следующие основные функции:

? составление и анализ статистической отчетности с целью формирования информационной базы для планирования;

? разработка проектов плана, расчет плановых показателей и представление их руководству предприятия;

? доведение плановых заданий до исполнителей;

? составление экономического обзора по итогам выполнения плана;

? определение экономического эффекта от исполнения плановых заданий.

Сотрудники планово-экономического отдела должны взаимодействовать в процессе работы над планом с работниками других служб и отделов фирмы по вопросам, связанным с планированием: получение информации, координация действий, проверка исполнения и др. Так, работники планово-экономического отдела при осуществлении плановых расчетов тесно взаимодействуют с:

? руководством предприятия – по вопросам определения общей стратегии развития и по организационным вопросам;

? финансовым отделом – по вопросам финансового планирования;

? бухгалтерией – по вопросам учета и отчетности;

? отделами маркетинга – по вопросам планирования сбыта;

? транспортным отделом – по вопросам планирования перевозок грузов;

? отделом главного инженера, технологическим и производственным отделами – по вопросам планирования производства;

? отделом кадров – по вопросам планирования персонала и др.

В плановой работе необходимо рациональное сочетание принципов демократизма и подчинения. Важно не подавлять творческую инициативу работников, воспитывать у них самодисциплину труда. Возможно создание временных поисковых групп, включающих работников разных служб для исследования подходов к решению специальных проблем планирования. Особенно значима роль контроллера, который является не только экономистом-исследователем, но и консультантом для руководства фирмы по различным экономическим вопросам деятельности предприятия, в том числе по вопросам планирования. Такая роль контроллера фирмы начинает проявляться и в российской экономической жизни.

Существенным организационным вопросом планирования является создание условий и определение мер по обеспечению выполнения плановых заданий. Основными из них являются:

? детальное и конкретное описание необходимых действий;

? определение перечня исполнителей с указанием решаемых ими задач;

? установление календарных сроков выполнения плановых заданий;

? определение центров ответственности по каждому разделу плана и плану в целом;

? ресурсное обеспечение, включая финансирование, материальное обеспечение, организационное обеспечение, технологическую базу, маркетинговую деятельность, кадровый потенциал и др.

Важным ориентиром при планировании является поддержание баланса целей и ресурсов. Это означает, что при определении перечня задач нельзя выходить за пределы реальной ресурсной обеспеченности производственного процесса. Должна быть также обеспечена сбалансированность разных видов ресурсов: финансовых, трудовых, материальных, инновационных, интеллектуальных. Нерационально сохранять владение ресурсами, которые не находят практического применения, за исключением необходимых страховых запасов.

Рассмотрим более конкретно один из вопросов ресурсного обеспечения, связанный с состоянием и качеством основных фондов предприятия. Круг вопросов, решение которых должно быть предусмотрено планом, включает:

? поиск источников инвестиций на выгодных условиях;

? модернизацию, реконструкцию и расширение основных фондов;

? увеличение доли производственных основных фондов;

? плановые меры по повышению уровня автоматизации и механизации труда;

? профилактический ремонт и своевременную замену изношенных частей оборудования, частичную или полную модернизацию узлов;

? применение оправданной ускоренной амортизации.

Плановые задачи в сфере управления персоналом должны включать:

? создание новых систем мотивации труда;

? определение мер по повышению производительности труда;

? разработку новых нормативов и норм труда;

? план по приему квалифицированных работников;

? меры контроля по соблюдению должностных инструкций;

? переподготовку и повышение квалификации персонала;

? мероприятия по сокращению потерь рабочего времени.

Комплекс мер по обеспечению выполнения плана должен согласовываться с общей направленностью и содержанием политики развития предприятия. Политика отражает общие подходы к осуществлению деятельности фирмы в соответствии со стратегическими целями и задачами создания преимуществ и благоприятных условий развития предприятия. Не следует пренебрегать рядом условий, связанных с психологическим настроем и установками как сотрудников предприятия, так и контрагентов, конечных потребителей производимых предприятием продукции и услуг. Для эффективного ведения бизнеса важно осуществлять мониторинг их удовлетворенности деятельностью предприятия. В частности, важно осуществлять на функциональном уровне планирование гибкой системы организации отношений с клиентами и потребителями с учетом их интересов и требований на основе концепции привлечения и удержания клиентов и контрагентов.

Общая экономическая политика управления предприятием включает следующие частные аспекты: политика сбыта, политика цен, политика инвестиций, политика технологий, кадровая политика и др. Все эти направления хозяйственной политики предприятия должны быть полноценно и непротиворечиво отражены в планах предприятия.

При определении конкретных значений планируемых показателей и при составлении самого перечня планируемых параметров необходимо принимать во внимание действующие нормы, стандарты и правила. Эти нормативные критерии имеют два источника. Часть из них установлена государством в правовых нормах и обязательна к соблюдению для определенных категорий предприятий. Остальные формируются самим предприятием. Основными требованиями к стандартам, устанавливаемым предприятием, являются:

? достижимость;

? объективность;

? непротиворечивость;

? измеримость и др.

Следует структурировать план путем выделения отдельных модулей (групп) показателей, дифференцированных по функциональному признаку:

1) ресурсы, необходимые для осуществления деятельности;

2) промежуточные показатели, характеризующие сдвиги в модели поведения и результатах функционирования объектов управления;

3) конечные показатели, являющиеся индикаторами достижения конечных целей предприятия.

Эффективный контроль хода реализации плана возможен при наличии полноценной системы мониторинга ключевых показателей, четкой организации информационных потоков и баз данных.

Совокупный полезный результат планирования развития предприятия складывается из следующих составляющих:

? планирование позволяет снизить неопределенность условий функционирования предприятия;

? благодаря структуризации плановых задач удается преодолеть трудности, обусловленные сложностью предприятия как объекта управления;

? при использовании метода прогнозирования как элемента предплановых разработок повышается научная обоснованность и реальность плана;

? на основе предварительно разработанных сценариев производится выбор оптимального варианта развития предприятия в пределах горизонта планирования;

? наличие системы плановых показателей на предстоящие годы позволяет повысить уровень коммерческой и финансовой безопасности предприятия;

? создаются предпосылки для обеспечения единства и согласованности действий разных подразделений предприятия, что повышает эффективность функционирования предприятия в целом;

? облегчается внедрение элементов «электронного бизнеса», т. е. новых технологий ведения предпринимательской деятельности на основе информационно-коммуникационных технологий стратегического управления бизнесом.

Данный текст является ознакомительным фрагментом.