Глава 7 Как распоряжаться своим временем

Глава 7 Как распоряжаться своим временем

7.1. Как планировать свое время

Скорее всего, дорогой читатель, вам, так же, как и мне, как и большинству современных людей, времени не хватает. Для студента, да еще работающего, дефицит времени – проблема особо актуальная.

Многие из советов, собранных в этой книге, направлены в конечном счете на экономию времени учащегося человека. Тем не менее вопрос настолько важен, что ему стоит посвятить отдельную главу.

Проблема времени обсуждается во многих книгах, ссылки на некоторые из них вы найдете в списке литературы. Как можно заметить, приемы рационального использования времени в основном одинаковы для различных сфер человеческой деятельности. Скажу еще, что в наши дни трудно представить себе преуспевающего человека, который не умеет управлять своим временем, а безалаберно расходует его.

Различные авторы единодушно заявляют: рациональное использование времени должно определяться устремленностью человека к тем или иным целям. Подумайте, каковы ваши генеральные цели. Они могут быть очень разные: стать классным специалистом, получить высокооплачиваемую работу, найти то занятие, которое лучше всего отвечает вашим способностям, повидать свет и др. Решите, что сегодня кажется вам главным. Тогда можно будет оценить, какие занятия важны для достижения главных целей. Естественно, именно на эти дела и стоит прежде всего тратить время.

Очевидно, на пути к главной цели придется преодолеть немало барьеров, т. е. достичь многих промежуточных целей. Полезно почетче сформулировать стратегическую и промежуточные цели, а также записать их, с тем чтобы регулярно сверять свои текущие планы и действия с этой записью. Четко сформулированные цели будут направлять вашу деятельность, и осознанную, и на уровне подсознания.

Важнейший рычаг управления временем – планирование. Есть немало людей, которые спешат приступить к делу: они не желают тратить время на то, чтобы подумать, каким образом и в каком порядке лучше всего делать работу. Уверен – это неправильная позиция. В книге Гарри Алдера читаем: «Затраты времени и усилий на планирование окупаются многократно».

Планирование больших дел начинают с определения этапов и подэтапов работы. Когда трудную задачу удалось разделить на более мелкие и легкие, не так страшно приступать к делу.

Для планирования времени можно использовать различные инструменты – лист бумаги, блокнот, перекидной календарь, блокнот-дневник (органайзер), ежедневники и еженедельники, электронный органайзер, компьютер. Можно пользоваться и несколькими инструментами.

Я предпочитаю стандартный годовой еженедельник (планнинг): это удобно и доступно. Каждый разворот еженедельника соответствует одной неделе. Разворот делится на семь колонок, в верхней части которых обозначен день недели, число и месяц. В колонке записывают предстоящие дела с указанием, когда их надо выполнять.

Еженедельник позволяет планировать любой отрезок времени в течение года: когда появляются новые дела, можно сразу отвести для них время и зафиксировать это в еженедельнике. Здесь же удобно разместить информацию, связанную с конкретными делами, как-то: номера телефонов, адреса, имена, фамилии. При необходимости в распорядок дел можно вносить изменения. Открыв еженедельник, вы сразу видите, какие дела намечены на сегодня, завтра, текущую и следующие недели. Таким образом, еженедельник напоминает нам о предстоящих делах.

Записи дел, которые уже сделаны или стали ненужными, я с большим удовольствием вычеркиваю цветным карандашом. Делаю это так, чтобы записи можно было разобрать, вдруг какая-то информация еще понадобится.

Что надо учитывать при планировании времени?

Первое, оно же главное, – важность и срочность дел. Важными следует признать дела, которые служат достижению ваших главных целей. Далее, это может быть работа, приносящая или сулящая вам большую пользу. Кроме того, к важным относятся действия, позволяющие избежать серьезной опасности, например болезни, разрыва отношений с дорогими людьми, существенных материальных потерь.

Отбор важных дел должен быть строгим. Подумайте еще раз – действительно ли эта работа является важной. Если вы считаете, что «данную работу неплохо было бы сделать», можете смело исключить ее из разряда важных дел.

Чтобы оценить срочность конкретного дела, полезно задать себе такие вопросы: «Что произойдет, если отложить это дело на день, два, неделю?», «Какое отношение имеет эта работа к моим важным делам?».

Обязательно следует различать – сами вы решили, что дело важное или срочное, а может быть, такую оценку вам кто-то подсказал или даже навязал. В последнем случае стоит подумать, насколько эта оценка объективна.

Конечно, верно оценить значимость и неотложность дела не всегда бывает просто. Здесь требуется и здравое рассуждение, и интуиция, а также опыт и навыки. Однако все это – дело наживное.

Сочетание критериев важности и срочности приводит к следующей классификации дел.

Группа А: дела важные и срочные. Они являются приоритетными, откладывать такие дела не следует.

Группа Б: дела важные, но не срочные. Хвататься немедленно за такие дела не обязательно. Однако для них надо выделить время и непременно зафиксировать это в вашем инструменте планирования.

Группа В: дела срочные, но не важные. Выделение таких дел в отдельную группу следует из принципа – не все срочное является важным. Не надо поддаваться гипнозу срочности, к тому же она может оказаться мнимой.

Как правило, работу с делами этой группы можно поставить во вторую очередь.

Группа Г: дела не важные и не срочные. Их спокойно можно отложить на потом. Чаще всего оказывается, что вы немного потеряли, оставив такие дела вообще без внимания.

Второе – одно и то же дело можно выполнить различным образом, потратив соответственно разное время. Поэтому, планируя мало-мальски сложное дело, не пожалейте времени на поиск рационального порядка действий.

Простой пример. Вам необходимо побывать сегодня в нескольких местах большого города. Выбор оптимального маршрута сэкономит немало времени. Для этого понадобится карта города, схема транспорта, информация об интервалах его движения, о вероятности пробок в различное время дня и т. п. Разнообразную оперативную справочную информацию можно получить с помощью Интернета.

Третье – сколько времени понадобится для той или иной работы. Ответ на этот вопрос ищите прежде всего в своем личном опыте. Чтобы таковой накопить, следует замечать, сколько времени вы тратите на различные дела. Полезно хотя бы иногда проводить полный учет расхода времени за определенный период. Такой хронометраж часто открывает человеку глаза – на что же уходит его время.

Жизнь показывает: на работу, как правило, уходит больше времени, чем предполагалось. Этот огорчительный разрыв можно сократить, если предусмотреть, какие помехи возможны в работе и как с ними бороться.

Четвертое – выбор разумной последовательности дел может сберечь немало времени. Начинать надо с легкого и приятного дела, с которым удастся быстро справиться. На таком деле человек «разогревается», втягивается в работу. Кроме того, успешное завершение дела повышает настроение, прибавляет уверенности в себе. Есть еще один довод в пользу приоритета несложного дела – его легче начать без промедления.

Ваш труд будет эффективнее, если разумно чередовать работы. Так, не стоит напрягать сверх меры уставшую голову, лучше перейти к работе, которую можно делать механически. Долгое сидение за столом стоит сменить на работу, требующую физической нагрузки.

Почти у каждого из нас есть время суток, когда работается особенно хорошо. На эти часы и планируйте наиболее сложную работу.

Пятое – лучше и быстрее выполняется работа, которую в данный момент хочется делать. Поэтому, при прочих равных, такой работой и следует заняться.

Может быть, эта программа планирования времени покажется вам слишком сложной и трудновыполнимой. Не бойтесь: по мере накопления опыта вы приобретете навыки планирования времени. Часть операций перейдет на уровень подсознания, и вы все быстрее станете справляться с этим делом.

7.2. Где еще искать резервы времени

Если внимательно проанализировать, на что мы расходуем время, можно отыскать немало минут и даже часов, которые тратятся не лучшим образом. Как обратить это гиблое время себе на пользу? Ответ в следующих рекомендациях.

Отсекайте необязательные, бесполезные дела и занятия.

О том, что большую часть неважных и несрочных дел можно вообще не делать, я уже говорил.

Обычные пожиратели нашего времени – телевизор, газеты, разноцветные журнальчики, компьютерные игры, карты, пустопорожняя болтовня, особенно по телефону.

Приучите себя не смотреть все подряд по «ящику», а выбирать действительно интересные и полезные для вас передачи. При строгом отборе таких передач окажется совсем не много. Найдите в себе силы вежливо, но настойчиво завершать пустые разговоры, а также вовремя оторваться от игры, журнала, детектива. Напомню жесткие строчки Марины Цветаевой:

Глотатели пустот,

Читатели газет!

Учитесь говорить «Нет».

Так называется специальная глава в толковой книге Полли Берда. Если бездумно исполнять все просьбы, с которыми к вам обращаются, на собственные дела останется слишком мало времени. К сожалению, у всех нас есть знакомые, которые без каких-либо колебаний посягают на наше время. Они твердо уверены в первостепенности своих личных дел и забот.

Поэтому надо научиться тактично отказываться от ненужных вам занятий. Прежде всего отказ не должен быть резким, тем более грубым. Вежливая форма отказа включает выражения типа «извините, но…», «очень жаль, однако…», «я рад бы, но…». Обязательно следует объяснить, почему вы вынуждены отказать. Пусть собеседник почувствует, что вы внимательно относитесь к его проблемам, но в самом деле не можете выполнить эту просьбу.

Конечно, мы далеко не всегда должны говорить «нет». В жизни неизбежны ситуации, когда родственникам, друзьям, другим людям ваша помощь оказывается необходимой. В таких случаях время необходимо найти.

Разумно используйте промежуточное время.

Не стоит пренебрегать даже небольшими промежутками времени. Это может быть любое окно между занятиями, а также время, которое вы проводите в транспорте, в очереди, в ожидании приема врача или начала сеанса в кинотеатре. Не смотрите на это время как на пустое, никчемное, ведь оно – часть вашей жизни. Замечательный поэт Самуил Маршак писал:

Даже по делу спеша, не забудь:

Этот короткий путь —

Тоже частица жизни твоей.

Жить и в пути умей.

Учитесь предусматривать возможность появления промежуточного времени. Подумайте заранее, как его лучше использовать и что для этого понадобится. Тогда вынужденная пауза, к примеру, из-за очереди в банке или транспортной пробки не вызовет у вас раздражения.

Промежуточное время можно использовать для различных небольших дел, в зависимости от того, где вы находитесь. Скажем, почитать книгу, журнал, конспект лекции, обдумать какие-то дела, может быть, детально распланировать остаток дня. Лично мне почему-то хорошо думается в электричке.

Если вы дома, то у вас широкий выбор домашних дел, которые сочетаются с музыкой или новостями по радио. Чтобы дать передышку уставшей голове, займитесь физической работой или упражнениями. Неплохо и просто отдохнуть, расслабиться, даже подремать.

Наконец, если позволяет обстановка, можно в промежуточное время побыть наедине с самим собой, подумать о жизни.

Помните: организованность экономит время.

Многие наши занятия периодически повторяются, например утренние сборы на работу или учебу. Для таких дел полезно отработать оптимальный порядок действий и стараться его соблюдать. В результате все происходит в автоматическом режиме, быстро. К тому же появляется уверенность, что вы ничего не забыли сделать.

Организованность устраняет суету и спешку. К примеру, если вы привыкли с вечера собирать и укладывать то, что вам завтра понадобится, значит, вы сберегаете высокоценное утреннее время и избавляете себя от лишней трепки нервов.

Пусть вы договорились с кем-то о встрече или совместной работе, причем сделали это заранее, скажем, за неделю. Тогда непременно накануне получите подтверждение, что все остается в силе. Старайтесь пунктуально соблюдать договоренности и требуйте того же от других.

В наши дни почти любую информацию можно получить, не выходя из дома. Для этого имеется справочная литература, телефон, Интернет. Используйте все это в полной мере. В результате вы избавитесь от лишних поездок и длительных ожиданий.

7. 3. На что стоит тратить время

Все люди разные, поэтому ответ на этот вопрос у каждого свой. Как сказал поэт: «Каждый выбирает для себя…».

Тем не менее это не лишает автора права высказать и свои соображения.

О приоритете дел, важных для достижения главных жизненных целей, говорилось в начале главы. Я бы отнес к первостепенным и те дела, которые работают на построение личности человека. Если в результате каких-то занятий вы наращиваете интеллект, обогащаете мир своих чувств, начинаете лучше понимать себя и других, становитесь прозорливее и добрее, значит, эти дела формируют вашу личность. На них стоит тратить время.

Непременный элемент построения личности – поиск собственного предназначения, т. е. той области деятельности, в которой наиболее полно могут проявиться дарования человека. Очевидно, такой поиск тоже требует времени. Выбор своего пути должен опираться на знания, а следовательно, на образование. Вот как пишет об этом известный психолог Владимир Зинченко: «Важнейшая функция и одновременно ценность образования состоит в том, что оно должно открывать своим питомцам новые миры, помогать ориентироваться в них… Не менее важная задача образования состоит в том, чтобы помогать открывать очи, направленные внутрь, т. е. помогать открывать себя, содействовать духовному и личностному росту».

Какие бы важные дела ни осаждали вас, постарайтесь оставить время на отдых и удовольствия. Это не роскошь, а необходимость. Работа без перерывов может подорвать здоровье человека, загнать его в стрессовое состояние. Не забывайте побаловать себя, выделив время на любимые занятия. Полученные положительные эмоции не только делают жизнь более приятной, но и помогают продуктивно работать.

После того как одна работа окончена, не беритесь немедленно за следующую. Сделайте перерыв хотя бы на несколько минут.

Какое-то время стоит тратить на свидания с собой. Для этого необходимо место, где вас ничто не будет отвлекать: чем меньше там будет людей и чем больше природы, тем лучше. Наедине с собой можно собраться с мыслями, подумать о жизни, спокойным, трезвым взглядом попытаться посмотреть на свои проблемы. Поверьте, это очень важно.

Вопрос, как распорядиться своим временем, во многом равносилен вопросу, как распорядиться своей жизнью. Наверное, все хотят прожить большую жизнь. Но каким образом оценить величину жизни? Согласитесь – эта величина определяется не только числом прожитых лет, но и содержанием жизни. Снова вспомним Маршака.

Мы знаем – время растяжимо.

Оно зависит от того,

Какого рода содержимым

Вы наполняете его.

Поэтому размер жизни должно представлять не длиной отрезка, а объемом многомерной фигуры. Простой моделью величины жизни может служить прямоугольный параллелепипед. Кто забыл, что это такое, пусть представит себе спичечный коробок. Тогда величину жизни будет характеризовать объем параллелепипеда, т. е. произведение длины, ширины и высоты.

Длина жизни – это число прожитых лет.

Ширина – мера разнообразия жизни. Она зависит от того, сколько различных ролей доводится играть человеку в жизни. Это могут быть различные роли в семье и на работе, роли, связанные с увлечениями, например музыкой, садом, домашними животными, коллекционированием, футболом, да чем угодно. Таким образом, каждый из нас проживает параллельно и последовательно несколько жизней. Скажем, я одновременно веду жизнь профессора института, отца и деда, далее – друга, любителя музыки и путешествий, и это еще не все.

Часто люди стремятся расширить свою жизнь не за счет новых ролей, а более простым путем, становясь наблюдателями других жизней. Речь идет о любителях литературы, в особенности, мемуаров и жизнеописаний, поклонниках театра, кино, телесериалов. Читатели и зрители сопереживают любимым героям, проживая вместе с ними еще одну другую жизнь.

Третье измерение – высоту, применительно к модели жизни, лучше назвать глубиной. Она зависит от глубины, силы переживаний, испытываемых человеком. Глубина жизни тем больше, чем ярче эмоциональное восприятие собственной или другой жизни, чем напряженнее работает человеческий дух.