Формат мероприятия

На следующем этапе нужно определить формат предстоящего мероприятия.

Формат – это скелет, определяющий основные характеристики события.

Форматов существует великое множество. Вот несколько примеров:

1. Конференция.

2. Банкет.

3. Коктейль.

4. Концерт.

5. Клубная вечеринка.

6. Торжественная церемония.

7. Пресс-конференция.

8. Городской праздник.

9. Вечерний прием.

Единого списка форматов с закрепленными для каждого правилами не существует. Однако есть общепринятое понимание форматов мероприятий, при этом оно существует не только среди профессионалов, но и в обществе в целом. Действительно, не нужно быть event-менеджером, чтобы понять, как будет выглядеть мероприятие в формате банкета или конференции.

Большинство мероприятий проходят в соответствии с тем или другим форматом, но некоторые проекты требуют от организаторов нарушать границы и правила выбранного формата, синтезируя несколько из них в одном событии или соединяя их последовательно (например, конференция, по завершении которой проходит торжественная церемония вручения наград).

Бывает, что формат задан изначально, но даже в этой ситуации следует убедиться, что он соответствует цели и концепции, в противном случае потребуется внести изменения: выбрать иной формат или скорректировать само мероприятие.

Если же формат не был указан клиентом, организатору предстоит подобрать наиболее подходящий. Для этого необходимо учесть следующие факторы:

1. Цели.

2. Концепция.

3. Количество и состав гостей.

4. Имидж бренда.

5. Время проведения мероприятия.

6. Бюджет.

Также нужно иметь в виду и такие нюансы, как повод для события, время года и т. д.

Рассмотрим форматы уже упоминавшихся мероприятий.

Для мероприятия DHL с концепцией «Мы соединяем мир» наиболее подходящим форматом стала конференция. Такой формат настраивает участников на рабочее отношение к получаемой информации. Также конференция позволяет провести несколько сессий на разные темы и четко структурировать подачу материала.

А вот мероприятие для клиентов бренда MINI «Подмосковные вечера» – это вечеринка. Формат, в котором большое внимание уделяется активному участию гостей. Соответственно, питание обеспечивается буфетными линиями и барами, а кроме сцены создаются зоны с разнообразными активностями.

С ног на голову

Однажды к нам, на тот момент известному московскому event-агентству, обратился клиент с просьбой организовать открытие дилерского центра BMW в Санкт-Петербурге. Приехав на встречу, мы сразу задали вопрос: понимает ли заказчик, что работать с московской компанией будет дороже, чем нанять местную? Понимаем, говорят, вот и докажите, что мы делаем это не зря. Когда мы осматривали почти готовый дилерский центр, заказчики пояснили, что в первую очередь им нужно показать гостям не магазин, а ремонтную зону. Дело в том, что клиенты компании покупают новую машину примерно раз в 3–5 лет, а вот обслуживаются пару раз в год. Поэтому нужно сделать акцент на ремонтной зоне, чтобы, приезжая на мероприятие, люди попадали сразу туда. Мы задумались. Что такое ремонтная зона? Это автосервис с подъемниками, инструментами, вытяжкой. Что там можно придумать? Осматривая помещение, мы поняли: его надо превратить в ночной клуб. Стандартно формат подобного мероприятия предполагает такую последовательность: торжественная часть, а затем вечеринка. Но это не соответствовало поставленной задаче. Ведь после официальной части многие гости могли уйти. Тогда мы перевернули привычный ход мероприятия. Приезжая на открытие центра, гости заходили через предназначенные для въезда машин ворота в ремонтную зону, где был настоящий клуб с танцовщицами гоу-гоу, поднятыми над толпой на платформах автомобильных подъемников, огромным круглым баром, занимающим центр зала, ди-джеем в кузове пикапа, ультрафиолетовыми граффити на стенах и, конечно, самой заводной танцевальной музыкой. Проведя примерно час на такой яркой вечеринке, невозможно было не заразиться общим весельем. Затем мы приглашали гостей в элегантно оформленную зону, где их ждали изысканные закуски, презентация автомобиля, выступление руководства центра (руководители – большие любители хоккея, они были одеты в одинаковые свитера, как настоящая команда), а в завершении вечера – эффектный огнепад по всему периметру огромной стеклянной стены фасада дилерского центра. Так осознанное изменение формата помогло реализовать поставленную задачу и точно передать сообщение гостям.

Питерские клиенты потом сказали, что ни на секунду не пожалели, обратившись к москвичам, а потраченные на мероприятие деньги очень быстро вернулись с прибылью.

Данный текст является ознакомительным фрагментом.